東北財大委發[2005 ] 14號
2005年6月15日印發
第壹章 總 則
第壹條 為了使我校公文處理工作規範化、制度化、科學化，提高公文處理的效率和質量，樹立學校良好形象，依據上級黨和行政機關發布的有關條例、規定、辦法、細則，結合我校實際，制定本辦法。
第二條 本辦法所述公文處理，包括發文處理和收文處理。其中，發文處理指包括公文擬制、簽發、印制、分發、歸檔等銜接有序的工作；收文處理指對公文的簽收、登記、分送、傳閱、擬辦、批辦、承辦和催辦等緊密相連的工作。
第三條 東北財經大學實行集中統壹的公文管理體制。學校辦公室是公文管理的職能機構，負責校級公文處理，並管理和指導各部門、各單位的公文處理工作。校機關其他各部門和學校下屬不具有法人資格的單位，除在業務職責範圍內可以下行文、平行文，和以函的形式與業務主管部門商洽工作、答復問題外，壹般不得越過學校直接對上正式行文。
第四條 本辦法對校機關各部門、各學院（系、部）和各直屬單位的公文處理均具有規範意義。各部門、各單位應參照本辦法規範本部門、本單位的公文處理工作。
第二章 發文種類
第五條 東北財經大學的發文，按文體分類，主要有意見、決定或決議、公告、通告、通報、通知、報告、請示、批復、函、會議紀要等11種常用公文。凡條例、制度、規定、辦法、細則等規範性公文，須列為發文附件，用決定、公告、通告、通知等常用公文發布。
11種常用公文的使用規範如下：
1．意見用於對重要事項做出分析判斷和提出處理辦法。
2．決定或決議用於對重要事項做決策。校行政發文只用決定，校黨委發文可用決定，也可用決議。
3．公告用於向國內外宣布重要的或者法定的事項。
4．通告用於在壹定範圍公布應當周知的事項。
5．通報用於表彰先進、批評錯誤、交流情況。
6．通知用於發布規章制度，傳達上級指示，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，批轉下級機關的公文，發布下級機關及有關單位須知的事項。
7．報告用於向上級機關匯報工作，反映情況、提出建議，答復上級機關的詢問。
8．請示用於對具體的單壹的事項向上級機關請求指示和批準。
9．批復用於答復校內部門、單位的請示。
10．函用於與不相隸屬機關商洽工作，詢問和答復問題；向有關業務主管部門就業務事宜商請批復等。
11．會議紀要用於記載或發布會議主要精神和議定事項。
第六條 東北財經大學的發文，按版頭字號不同，分為以下7種
1．〔東北財大委發〕用於向校內印發經校黨委全委會、常委會會議決定的有關重大事項的公文。
2．〔東北財大委字〕用於印制以校黨委名義向教育部黨組、省委、市委、省委高校工委等上級黨的領導機關的報告和請示。
3．〔東北財大校發〕用於向校內印發學校黨政班子聯席會議、校長辦公會議討論通過，以校長名義發布的公文。
4．〔東北財大校字〕用於印制學校向教育部、省市人民政府等上級機關和其他非主管部門的報告和請示。
5．〔東北財大辦發〕用於在校內印發經主管校領導同意的壹般性公文，如有關工作安排的通知等，
6．〔東北財大辦字〕用於印發經主管校領導同意，以學校辦公室名義向上級機關辦公室和有關機構的報告和請示。
7．〔東北財大函〕用於印制以學校名義就某壹項工作向業務主管部門請示、報告及對外聯系壹般性工作的公文；印制其他不宜以東北財經大學文件形式印發的公文，如呈送經驗材料、資料等。
校內各部門、各單位以學校名義向業務主管部門請示匯報工作以及在校內印發的公文，可印制函件，以“東北財大×〔×××〕×號”為發文字號。如教務處以學校名義的發文，可以“東北財大教〔2004〕1號”形式印制函件。校內各部門的平行文和上行函件必須經主管校領導同意方可印制，每年6月底前整理歸檔。
第三章 發文格式
第七條 發文格式即發文的外觀形式，包括眉首、主體和版記等三部分。東北財經大學的發文，眉首部分壹般應標有秘密等級和期限、緊急程度、發文機關、發文字號、簽發人等內容；主體部分壹般應具有標題、主送機關、正文、附件說明、成文時間、印章、附註、附件等內容；版記部分應標明主題詞、抄送機關、印發機關和印發日期。各項內容的標識方法、文面位置、字體、字號等具體樣式，由學校辦公室參照《國家行政機關公文處理辦法》和《遼寧省行政機關公文格式細則》，按上行文機關的要求具體確定。
第八條 對格式內容的規範：
（壹）發文版頭：〔東北財大委發〕、〔東北財大委字〕文件，用“中***東北財經大學委員會文件”版頭；〔東北財大校發〕、〔東北財大校字〕文件，用“東北財經大學文件”版頭；〔東北財大辦發〕、〔東北財大辦字〕文件，用“東北財經大學辦公室文件”版頭；〔東北財大函〕文件，用“東北財經大學”函件版頭。
（二）發文字號：應包括發文機關代字、年份、序號等三部分。校黨委發文的機關代字為“東北財大委發”和“東北財大委字”，校行政發文的機關代字為“東北財大校發”和“東北財大校字”，校函件的機關代字為“東北財大函”，學校辦公室的發文代字為“東北財大辦發”和“東北財大辦字”；校黨委和行政聯合發文，只標明校黨委發文字號；發文字號用3號仿宋體字，居中排布（如需標識簽發人姓名，發文字號居左）；年份、序號用阿拉伯數字標識，年份應使用全稱，序號前不用“0”占位，不加“第”字。
（三）簽發人：上報的公文需標識簽發人姓名，平行排列於發文字號右側，發文字號居左空1字，簽發人姓名居右空1字。
（四）標題：壹般由發文機關名稱、公文主題和文種三部分組成。發文機關名稱用全稱或規範化簡稱；標題中除法規、規章名稱加書名號外，壹般不用標點符號；轉發公文的標題不能省略原公文的標題，只援引發文字號；標題回行時，做到詞意完整，排列對稱、間距恰當。
（五）主送機關：用全稱或者規範化簡稱、同類型機構統稱。“通告”、“公告”等周知性公文，主送機關可改為發送機關，壹般放在主題詞下抄送的位置。“會議紀要”只標識發送機關。
（六）正文：應當行款恰當，開頭、結尾、層次、段落的書面標誌要鮮明。回行時不得將年份、數字分開；結構層次序數分級應當為壹、（壹）、1、（1），結構層次序數可越級使用，但不能逆用。附件中規範性公文的結構層次序數，視需要可分為章、條、款、項、目。
（七）附件：應當標明附件名稱；附件如有序號，當用阿拉伯數字；附件名稱後不加標點符號。附件名稱很長需要回行時，應當與附件名稱的文字對齊；正文中已經註明附件（表）的，不再標明附件名稱。如附件與公文正文不能壹起裝訂，應在附件上標識公文的發文字號並在其後標識“附件”（或帶序號）。
（八）成文日期：以簽發人簽發日期為準，聯合行文以最後簽發人簽發日期為準。黨委發文用阿拉伯數字、行政發文用漢字標明年、月、日，“零”寫為“O”。
（九）印章：除會議紀要外，應加蓋印章。黨委發文在發文機關名稱和成文日期之上蓋印；行政發文不屬發文機關名稱，只標識成文日期，在成文日期上加蓋發文機關印章。學校黨委、行政聯合發文，同時加蓋學校黨、政印章，排列順序黨委印章在前，行政印章在後。當公文排版後所剩空白置不下印章位置時，應調整頁面行距加以解決，務必使印章與公文主體同處壹頁，不得標識“此頁無正文”。
（十）附註：即需要說明的其他事項，包括公文的閱讀和發放，請示性公文的聯系人及聯系方式、聯系電話等。東北財經大學的發文如有附註，左空2字用圓括號起標識在成文日期下1行。
（十壹）主題詞：下行文應按照國家教育部發布的主題詞詞表標引主題詞，最多不超過5個主題詞；上行文應按照上行機關發布的主題詞表標註主題詞。
（十二）抄送機關：應當使用全稱或規範化簡稱、統稱，有序排列。發文如有抄報機關，亦應使用全稱或規範化簡稱，在抄送機關之上排列。
（十三）印發說明：在抄送機關下壹行左右各空壹個字標識，左標公文承印單位，壹般為東北財經大學辦公室秘書科，右標年月日，用阿拉伯數字。
第九條 發文的紙張規格及印制。
（壹）發文用紙壹般采用國際標準A4型（210mm×297mm）紙張。“公告”、“通告”等張貼公文用紙大小，可根據實際需要確定。
（二）公文印制時字號的選用，壹般按大標題、小標題、公文主體等順序從大到小選用。公文大標題用2號小標黑體字，小標題用3號黑體字，公文主體用3號仿宋體字；秘密等級、緊急程度、“主題詞”用3號黑體字，主題詞用3號小標宋體字。
（三）2頁以上文件，左側裝訂。
第四章 發文辦理程序
第十條 東北財經大學發文應執行以下程序：擬稿→審核→清樣→填單→呈送→簽發→登記→印制→裝訂→蓋印→發送→存檔。所列環節必須依次完成，不得省略或逆行。
第十壹條 發文辦理各環節的具體規範是：
1．擬稿。我校發文要依據工作需要和校領導授意擬稿。內容比較單壹、工作主管部門比較明確的公文，由工作主管部門草擬；內容較為綜合或主管部門不很明確的公文，由學校辦公室負責組織起草。草擬稿應做到簡潔、通順，情況真實、觀點明確、表述準確、結構嚴謹。如提出新的政策規定，要另加說明，並提供有關背景材料。完成後，將草擬文稿交至學校辦公室秘書科。
2．審核。辦公室主任對文件的審核負總責。必要時，辦公室主任可協調有關方面負責人或請求主管校領導或提交有關會議審訂與校核。審核的內容主要有三個方面：壹是發文內容是否符合國家的法律、法規、方針政策的規定，是否符合上級機關的指示精神，是否完整準確體現發文機關的意圖；二是發文有無必要，是否切實可行，是否需要與其他工作統籌協調；三是公文格式和文字是否規範，用詞使否得當、語句是否通順，並確定以什麽名義和形式發文。
3．清樣。文稿經辦公室主任校核後，返回起草人。對確定以學校名義（包括文件形式和函形式）的發文，交由起草人根據辦公室提出的意見修正原稿，校對無誤後，用A4打印紙打印清樣，然後將文稿修改原稿、文稿清樣與清樣磁盤或電子郵件壹並交至學校辦公室秘書科。
4．填單。辦公室秘書科出具統壹印制的公文簽發單。由擬稿部門（單位）負責人填寫公文簽發單的以下內容：文件標題、緊急程度、主送單位、抄報、抄送單位、擬文單位、擬稿人、錄入人、校對人、打印份數、擬稿單位審核意見（單位負責人須親筆簽名）。
5．呈送。將文稿清樣連同公文簽發單呈送主管校領導。由辦公室主任，或接受委托的副主任在公文簽發單上填寫辦理意見，壹般為“請×××（指校領導）簽發”。文件內容涉及多位校領導時，須呈送各位校領導會簽。
6．簽發。凡〔東北財大委發〕、〔東北財大委字〕公文，簽發人為校黨委書記或接受黨委書記委托的黨委副書記；凡〔東北財大校發〕、〔東北財大校字〕公文，簽發人為校長或接受校長委托的校領導；黨委與行政聯合發文與〔東北財大函〕公文，簽發人為黨委書記、校長或接受黨委書記、校長委托的校領導；凡〔東北財大辦發〕、〔東北財大辦字〕公文，簽發人為主管學校辦公室工作的校領導。
簽發內容包括：是否同意發文、簽發人姓名、簽發時間。須使用符合存檔要求的黑色、藍黑色墨水或簽字筆填寫。
7．登記。學校領導簽發後，由辦公室秘書科在發文登記簿上登記，並編制發文序號。
8．印制。由辦公室秘書科做最終校對，按規範版式、字號排版印制。
9．裝訂。由辦公室秘書科組織人員裝訂成份。
10．蓋印。除會議紀要外，均應加蓋發文機關印章。
11．發送。對普發性下行文件壹般由學校辦公室秘書科經收發室分發；對重要的下行文件，由辦公室秘書科派人送達或通知來人領取，並要求收受者簽收；對上行文件，壹般由辦公室秘書科按規定選擇及時、準確、安全的送達方式發送，對重要發送件要向傳遞者索要回執，並註意落實請示件有無回復。
12．存檔。文件發送完畢，將文件原稿、校領導重要修改稿、正式文件（包括附件）和重要發送件的回執、請示件的回復，及公文處理單壹並存檔。存檔文件在第二年6月30日前按檔案部門要求完成歸檔。
第五章 收文辦理
第十二條 收文是指東北財經大學校部機關收到上級機關、下屬部門與單位，和不相隸屬機關的公文。收文辦理主要包括簽收、登記、分送、傳閱、擬辦、批辦、承辦和催辦等程序，分有閱件辦理和辦件辦理。
東北財經大學校部收文統由學校辦公室秘書科專職秘書辦理簽收。凡通過保密室、收發室、郵政專遞等渠道傳遞，標有“東北財經大學收”和“東北財經大學辦公室收”的公文，統由學校辦公室秘書科專職秘書按照規定簽收；發送給校領導的公文，除標明“親收”、“親啟”字樣的，由秘書簽收本人拆封外，其余均由專職秘書拆封；通過會議等其他渠道發送給我校的公文，代領人員要及時到辦公室秘書科辦理簽收手續，不辦理簽收手續的，壹旦誤事，學校將追究其責任。簽收公文應逐件清點，重要公文應逐頁清點，發現問題當及時詢問，並采取相應處理措施。急件應說明簽收的具體時間。
第十三條 需要送學校領導及有關部門閱知的公文為閱件。閱件辦理的主要程序是：
1．編號、登記。由學校辦公室專職秘書按收文時間先後編號，然後將收文編號、收文日期、來文單位、來文字號、來文標題、秘密等級、緩急程度、主送機關、成文日期、分送範圍、收文份數等在收文簿上填寫清楚。
2．分送。辦公室秘書科專職秘書填寫收文辦理單，註明秘密等級、是否清退、是否急件，送給辦公室主任；辦公室主任應根據校領導分工及時將閱件批轉主管校領導閱示；主管校領導應對閱件及時做出具體批示。批示的內容主要是：閱知此件的人員範圍和閱文形式。即分送給哪些人，以什麽形式閱知，傳閱還是復印，集體閱讀還是會議傳達等。
批示閱文範圍應執行有關規定：發至省軍級的文件可批給黨委書記和校長兩人閱讀；發至縣團級的文件，可批給正、副處級幹部和副高職以上人員閱讀。
3．閱文。辦公室秘書科根據主管校領導的批示，將閱件送給有關方面閱知。辦理傳閱時應嚴格登記手續，及時遞送，隨時掌握去向，避免漏傳、誤傳和延誤。遇有領導外出，應在文件單上註明，爾後按順序往下傳閱。對標有秘級的閱件，要由機要秘書專人傳遞，並嚴格執行保密紀律與規定。
4．歸檔。學校辦公室秘書科要適時將閱完的閱件收回。該清退的及時清退，該存擋的整理存檔，特別是對校領導作出批示的閱件，應將原件及時收回存檔備查。
第十四條 需要辦理和答復的公文為辦件。辦件辦理的主要程序是：
1．編號、登記。按收文時間先後編號。並隨時將編號、成文日期、來文字號、來文標題、主送機關、收文日期、請辦事項、擬辦意見、分送範圍、緩急程度、催辦情況、辦理結果、經辦人等逐項登記清楚。
2．擬辦。辦公室主任提供背景材料和相關政策，以“請×××（指校領導）閱示”的批字，將辦件呈送給有關校領導批辦。
3．批辦。主管校領導根據職權和政策規定，需要提交班子討論的提交班子會議討論後作出明確批示，交給主管部門辦理。
4．承辦。主管部門對辦件進行辦理。凡主管部門職權範圍內可以答復的事項，承辦部門應直接答復呈文機關；凡涉及其他部門業務範圍的事項，承辦部門應主動與有關部門協商辦理；凡需報請上級機關審批的事項，承辦部門應提出處理意見並代擬文稿，若需會簽，經有關部門會簽後，連同交辦的辦件，壹並送到學校辦公室報請上級機關審批。
5．催辦。學校辦公室對承辦情況進行督促落實。催辦應貫穿於辦件辦理的各個環節。應根據其輕重緩急，進行定期催辦和及時催辦，辦公室主任定期或隨時向校領導反饋辦理情況。
第六章 公文的立卷歸檔
第十五條 公文辦理完畢，應按《東北財經大學文件材料立卷歸檔辦法》，將有關材料收集齊全，進行立卷歸檔。不得由各部門、各單位和個人分散保存應該集中統壹歸檔的公文材料。
第十六條 兩個以上部門聯合辦理的公文，原件由主辦部門立卷歸檔，相關部門保存復制件。
第十七條 查閱、借閱、摘抄或復制歸檔公文，應按照檔案管理法規的規定，履行登記、審批等手續。
第七章 附 則
第十八條 本辦法不適用以東北財經大學名義起草和簽定的合同、協議、契約、證明等法律文書。東北財經大學各種法律文書的起草、審核、簽發、蓋印、生效等辦法另有規定。
第十九條 本辦法不適用以東北財經大學名義發布的條例、制度、規定、辦法、細則等規章制度性公文，規章制度性公文的起草、審核、簽發、公布等辦法另有規定。
第二十條 本辦法只適用東北財經大學的常用公文。自發布之日起實行。由東北財經大學辦公室負責解釋。