1.信息功能:主要功能是收集和整理客觀世界中的各種信息，以供存儲和檢索。如摘要、總結、簡報等文體。
2.調查研究功能:主要功能是通過調查研究，揭示和描述具體社會活動中的各種現象和問題，並解釋其定量和定性的關系和特點。
3.預測與決策功能:主要功能是預先對某項具體經濟活動的現實可能性和可行性進行分析、討論、評估和計算，並提供行動計劃和決策依據。
4.組織指揮職能:主要職能是從組織和管理的角度交換信息和情報，請求和發布各種命令，從而對社會活動實施宏觀或微觀調控。
從以下幾個方面把握其本質特征:
1.明確寫作目的:應用文是為特定的目的服務的，因此其寫作動機和目的非常明確。
2.規範的語言表達:應用文以規範的現代漢語為主，適當采用壹些古體詞。文章語言莊重、簡潔、嚴謹，與文學作品形成鮮明對比。
3.穩定的格式和風格:大多數實用文章已經形成了穩定的通用格式和風格，這反映了它們的規範性和嚴肅性。作者在起草文章時必須遵守格式和風格的要求。
擴展數據:
傳統意義上的應用文是指行政機關使用的公文，包括命令、指示、批準、批復、通知、通報、報告、指示、通知（通告）等常見文體。
隨著社會經濟的發展及其日益精細的社會分工，專業應用文文體應運而生，以滿足各行各業的特定需求，擴展了應用文的領域，增加和豐富了應用文的類型和內容。
應用文有其通常的外觀和主要風格。有很多樣式是社會長期確立的，有些樣式是國家統壹規定的，比如公文。也有壹些實用寫作格式相對簡單。不管是什麽風格，都是為了提高工作效率，充分發揮其工具作用。
應用文是處理公私事務的工具，用於說明事實、解決實際問題，重在“以事述人”。所以語言要求樸實無華，直截了當。比如述職報告中寫了“幹什麽、做什麽、怎麽做”，直截了當，沒有議論、誇張、隱瞞、虛構。隱喻、類比、借代、誇張等修辭手法在大多數實用文本中不宜使用。
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