1、原始憑證的審閱
審閱原始憑證時,應註意有無塗改或偽造現象,記錄的經濟業務是否符合會計管理的要求和有關會計制度的規定,是否有業務負責人的簽字等。在檢查有關會計記錄有無合法的原始憑證時,應重點查看收寫是否整潔,有無塗改、刮擦等情況;各種沖銷更正記錄是否正常等。這些方面都極易出問題,故應特別註意審閱,具體來說主要有以下壹些查賬要點:
1)審閱憑證格式是否規範,要素是否完整。如發票上有無稅務局發票監制蓋章,擡頭(即戶名)、日期、數量、單價、金額、經手人簽章、單位公章等是否齊備。
2)審閱憑證上的文字、數字是否清晰,有無挖、擦、塗改的痕跡。復寫的憑證可看反面復寫字跡的顏色是否壹致,圖章是否清晰。如憑證某些內容有更正,應審查更正方法是否符合規定。
3)審閱填制憑證日期與付款日期是否相近。如發現幾個月以前的憑證,應深入檢查原因。
4)審閱填制憑證的單位是否確實存在,防止利用已合並、撤銷單位的作廢憑證來報銷。
5)審閱憑證的擡頭是否即被查單位。始擡頭不符,應深入檢查原因。
6)審閱憑證的審批傳遞是否符合規定,有關人員是否都已正式簽章。
7)審閱收款付款原始憑證是否有財務公章或收訖、付訖的圖章。如發現沒有財務公章,而只有單位或業務公章,應深入檢查。
8)審閱憑證的經濟業務內容是否合法、合規、合理。例如控購商品是否經過控購界定審批。有無不該用公款開支的項目。又如報銷差誘費,是否超過規定的標準等等。
9)被查單位自制的憑證如已交其他單位,應審閱其存根是否連續編號,存根上書寫是否正常。
10)自制憑證的印刷是否經過審批、保管、領用有無手續。例如,用轉賬支票購入材料的經濟業務,其主要單據是蓋有收款公章的發貨票,或收款收據、支票存根。其他有關單據應有驗收單,如不通過倉庫,應有領用人在發票上的收料證明。如有支票存根,但發票上未見收款公章或收據,則不能確定已經付款如有以上單據,但無驗收單或無發貨票上領用人的收料證明,則不能確定收到材料。如有以上單據,而無批準的請購單,則為采購的內部近代制失效,可能購入了並非生產所需的材料。甚至即使單據具備,仍需要根據情況查詢有關人員,了解真實情況,以防止購買緊缺物資轉手銷售從中牟利等行為。如有以上行為,則經濟業務雖然真實、正確,但並非合理合法,其後壹系列會計處理即使正確,仍然違背財經紀律,破壞市場管理。從上可知,審閱原始憑證,必須將有關單據全面地、相互聯系地審閱才能取得充分可靠的證據,作為提出查賬意見的基礎。
2、記賬憑證的審閱
審閱記賬憑證時,應註意是否符合《企業會計準則》及國家統壹會計制度的規定,將審閱過的原始憑證同記賬憑證上的會計科目、明細科目、金額對照觀察,看其是否如實反映,有無錯誤掩飾,記賬憑證上編制、復核、記賬、批準等簽字是否齊全。
例如,記賬憑證所附為產品銷售發票的會計記賬聯,並已收銀行結算戶存款,但記賬憑證的貸方科目並非主營業務收入,而為其他應付款再看摘要中的說明是預收賬款,這種原始憑證和記賬憑證不符的情況,查賬人員必須向被查單位經辦人員查詢。如通過查詢,查知是由被查單位領導示意這樣做的,並獲悉其意科是少記本期主營業務收入,借以少記利潤,人為地調節不同會計期間的利潤,則這種行為屬於弄虛作假,不是技術上的錯誤。
3、賬簿的審閱
審閱會計賬簿時,應註意是否符合《企業會計準則》及國家統壹會計制度的規定,包括審閱被查單位據以入賬的原始憑證是否整齊完備;賬簿有關內容與原始憑證的記載是否壹致;會計分錄的編制或賬戶的運用是否恰當;貨幣收支的金額有無不正常現象;成本核算是否符合國家有關財務會計制度的規定;是否符合查賬目標的其他要求等。例如,壹張記賬憑證,應有填制單位的名稱、憑證的名稱、填制的日期、憑證編號、所附原始憑證數量、有關經濟業務的摘要或稅明、應借應貸會計科目名稱及金額和會計主管人員、審核人員、記賬人員、填制人員的簽名等要素,審閱時,要看各要素是否都已填列齊全、字跡是否清楚。若有明顯違反會計原理或有關制度的情況,則背後可能有隱藏問題的存在。例如,開紅字銷售發票沖銷貸款,從表面上看,銷售退回合情合理,但經過預謀的沖銷,可以達到套取現金、截留收入或貪汙的目的。再如,通過對專用基金明細賬的審閱,發現某項專用基金的增加,是由某應付款明細賬轉來的,這就說明,該單位存在截留收入的問題。
對賬簿的審閱除審閱總賬與明細賬、賬簿與憑證是否相符外,重點應審閱明細分類賬:
1)明細分類賬記載的經濟業務內容是否合法、合規、有無使不應列支的費用采用弄虛作假、巧立名目的手段進入費用賬戶。在查閱時,根據摘要欄記載的內容,對照金額欄的數額進行審閱。
2)賬簿記錄的小計數和合計數是不否與發生數相符,借、貸方登記是否記反方向,是否登錯欄次。
3)賬簿記錄摘要欄所記載的內容是否真實,有無例外情況。
4)賬簿啟用、期初和期末余額的結轉、承前頁、轉下頁、月結和年結是否符合會計制度的規定,賬簿應登記的內容是否登記,是否根據更正錯賬的方法予以更正錯賬等。
例如,銀行結算戶存款日記賬中短期內有收付兩筆金額相同的業務,其對方科目均為其他付款這就是有可能是用實現收款代為轉手購進緊俏的原材料,然後付款歸還,從中非法盈利,中飽經辦人私囊。因此,必須采用審閱技術,加以覺察。又如,材料明細賬某賬戶發出欄單價原應按加權平均法計算,現卻按購進最高價計算,壹經審閱發現,就要進壹步查詢,以求了解這樣做的意圖。
4、會計報表的審閱
審閱會計報表時,應註意會計報表的編制是否符合《企業會計準則》及國家統壹會計制度的規定,會計報表的附註是否對應予以揭示的重大問題作了充分的披露,會計資料反映的經濟活動是否真實、正常、合法和合理。這是審閱的實質內容。檢查有關資料,不局限於對資料本身的評價,更主要的是要對資料反映的經濟活動過程和結果作出評價。每項經濟活動,都有壹定的活動範圍,若超出了這個範圍,則該項活動可能是不真實、不合法和不合理的。
各報表中有關項目是否對應相符,資產總額與負債及所有者權益總額是否相符,固定資產凈值是否等於固定資產原值減累計折舊的差額等。審閱表與表之間的有關項目是否壹致。
例如,利潤表中主營業務收入比上月增加,但利潤總額卻比上月減少不符合增加收入的正常情況。這時,就要追查產品銷售明細賬及有關記賬憑證和原始憑證,以明確有無故意少計主營業務收入,多計主營業務成本、營業費用,甚至多計管理費用、財務費用、營業外支出等虛假情節。又如,資產負債表上存貨總產品超過計劃數甚大,應審閱是否存在故意多計在產品、少計產品成本,從而少計主營業務成本、多計產品銷售利潤等虛假情節。