對於壹個秘書來說，如果她只有全面的業務知識，那麽她就不是壹個優秀的秘書；壹個優秀的秘書應該能夠根據工作中的具體情況靈活運用自己的知識和技能，做出及時有效的判斷，並與各方進行溝通，以順利完成上司交給的工作。因此，她還必須具有高度的理解力，敏銳的洞察力，廣泛的信息收集能力，出色的寫作能力和出色的溝通能力。以下是我作為秘書分享的四種能力。歡迎閱讀它們！
第壹，判斷和執行能力
局長已約見稅務局王局長，並會陪同他的上司錢先生於今天下午2時拜訪他，商討明年我們環保及節能產品的免稅事宜。剛要離開，前臺打電話來說東北總代理鄭先生來訪，現在在接待室。已經是1: 30了。如果妳按計劃拜訪王主任，妳就不能接待鄭先生；如果您在家接待鄭先生，您將不得不推遲或取消對王主任的拜訪。是見王主任還是見鄭將軍，不僅難以抉擇，而且也難以向任何壹方解釋。現在辦公室主任壹時聯系不上，無法向他請示。於雪應該怎麽做？
1，會分析問題
盡管事情很緊急，於雪仍然需要冷靜下來。首先，我們應該分析可以采取哪些補救措施:致電王董事或鄭總經理，推遲或取消訪問；盡快聯系辦公室主任，聽取他的指示；如果妳不能按計劃拜訪王主任，當妳告訴王主任妳不能遵守諾言時，妳必須誠實，說明真正的原因並註意妳的語氣。處理完這些問題後，我們應該充分估計取消或推遲訪問的後果；如果有負面後果，應采取新措施盡量減少這種後果；此外，由於老板活動日程的變化，需要及時聯系相關方（如司機）以保持各部門工作的協調。
當然，局長應該采取的補救措施不止這些，但這些措施需要局長在兩三分鐘內壹次性完成，因為總共只剩下不到半小時。例如，妳這次不能遵守諾言去拜訪王主任，並不意味著妳以後不會去。說明原因，王主任可能不在乎；對於鄭先生來說，因為他與錢先生的私人關系很深，所以這次沒有接待好。知道發生了什麽後，他可能會壹笑置之。在分析這些問題時，於雪實際上把公司的利益放在了首位。
當問題出現在妳面前時，妳應該能夠分析問題的本質以及它是什麽樣的問題。要做到這壹點，就要求秘書時刻保持“問題意識”；只有這樣，妳才會慢慢來，無論遇到什麽問題都從容面對。
2.有解決問題的常識和經驗。
如果妳分析問題清楚，妳必須有解決問題的常識和經驗。在這種情況下，也應該決定先給王打電話還是先去見鄭將軍。妳是先聽辦公室主任的指示，還是先做原計劃，然後再向辦公室主任匯報...應該優先考慮哪些措施？判斷的唯壹標準是如何做對妳的老板有利的事。另壹方面，暫時不要想那麽多沒有實際意義的事情。
當妳遇到問題時，妳必須想出解決辦法。因此，秘書必須具有豐富的常識和經驗。只有這樣，無論遇到什麽問題，妳都能找到靈活的解決方案。
3、能夠迅速采取行動
想壹個辦法，並立即付諸實施。這個時候，秘書必須冷靜，如果妳很著急，妳可能無法說清楚；對方很久沒有聽到妳在電話裏說的話了，所以他可能會很著急地跟著妳。這樣，不僅浪費時間，還會使關系變得僵硬，並在混亂中增加錯誤。
不管妳對問題看得有多透徹，不管妳想出了什麽絕妙的解決方案，如果妳不立即采取行動解決它，它仍將是壹個問題。對於老板來說，他看重的是結果，所以秘書的實際行動是最重要的。
第二，理解能力和洞察力
小剛是壹家生產速凍蔬菜的民營企業的總裁秘書。快到年底了，老板壹反常態，既沒有和財務經理討論今年的決算，也沒有和銷售經理討論明年的市場破壞情況。和他們打電話只需要三五分鐘；相反，他經常帶R&D部門的經理和當地旅遊局的人喝酒聊天，似乎整天無所事事。這到底是為什麽？經過深思熟慮，小剛終於明白，老板已經看出生產速凍蔬菜很難形成新的利潤增長點。由於出口歐盟和日本的速凍蔬菜技術壁壘越來越高，他決定利用公司的傳統優勢發展觀光休閑生態農業...在了解了老板的意圖後，他抓緊時間收集了關於進入生態觀光農業的各種信息，特別是目前壹些企業的經驗和存在的問題，並在年初董事會前交出了材料。當老板看到它時，他表揚了它，並立即指示他負責這個項目的準備工作。
作為壹名秘書，妳需要有這樣準確的判斷能力，並對老板的工作和整個公司的情況有全面而深刻的了解。如果妳能站在老板的角度看問題，那麽妳不僅能理解老板對妳工作的要求，還能主動提前做好相應的準備。當然，作為秘書，妳不能妄自主張，甚至越權。然而，作為壹名秘書，妳應該對妳的下壹份工作有壹個基本的把握，並對妳應該做什麽和可以做什麽有壹個準確的判斷。為了節省老板的時間，作為秘書，妳應該提前知道老板會給妳安排什麽工作，以便提前做好準備。
第三，信息收集能力和寫作能力
在上面的例子中，作為壹名秘書，妳應該有高度的理解力和敏銳的洞察力，但僅此還不夠。妳還應該具有廣泛的信息收集能力和出色的寫作能力。
對於老板來說，秘書的主要任務之壹是調查和收集對自己有用的全面決策信息並及時向自己報告。因此，對於秘書來說，首先必須知道“什麽是信息”。只有這樣妳才能知道妳的老板現在需要什麽信息。隨著形勢的不斷變化，您收集的信息也在不斷變化。因此，為了向老板提供準確的信息，秘書應該對他收集的信息有很好的了解。
妳知道妳的老板打算進入生態觀光農業領域，他需要這方面的大量信息。當妳為他收集信息時，妳當然可以從互聯網和報紙雜誌上找到很多信息，但有些信息，如開發成本和投資回報，無法在網上找到，只能通過朋友或熟人的幫助找到。因此，作為壹名秘書，妳必須有能力收集廣泛的信息。
秘書收集信息後，必須寫壹份專題報告。此外，他還經常要起草公司內外的壹些商業文件，而不是代替老板起草演講稿。因此，寫作能力對於秘書來說是不可或缺的。比如上面的例子，公司要進軍生態觀光農業，投資幾千萬甚至上億。對於如此重大的項目，秘書小剛不能只向老板做口頭報告。他必須以標準化的商業文件格式撰寫並提交給老板，因為它不僅要供老板閱讀，而且要供公司所有董事甚至當地政府相關部門的領導閱讀。因此，這份報告必須標準化。
第四，溝通技巧
當今社會已進入信息時代，網絡已滲透到秘書工作的各個層面；不僅企業生產的自動化程度越來越高，企業管理的自動化程度也越來越高。企業管理的自動化不僅沒有削弱人際關系在企業管理中的作用，相反，它要求人們更加重視人際關系。因此，處於企業管理神經中樞的秘書在協助老板與各方溝通方面起著更重要的作用。壹般來說，老板在公司內外都有廣泛的人際關系。作為秘書，他必須了解老板的這些人際關系，並在此基礎上幫助他與各方面溝通。
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