1.信函是壹份正式文件，必須有壹個標準的格式和完整的組成部分。不要把信件當作公函。
2.扭轉輕視“信”的傾向。這封信是XXXXXX的正式文件，具有法律效力。簽發單位要認真，不能因為是“信”就貿然簽發；接收單位應該嚴肅、認真、細致，而不是因為它是壹封“信”。
忽略它。特別是代表其履行請示職能的主管部門的請示函，不能因為沒有使用“請示”而被忽視。如果平行XX或非附屬XX向主管部門請示批準並使用“請示”，則是錯誤的語言。
信件的寫作要求
信函的寫作，除了註意格式的規範性外，還要註意以下幾點:
1.寫作應該簡單明了。
這是為了提高工作效率和表達對信件內容的要求。收件人和其他相關單位可以正確地做這件事。為達到這壹要求，寫作時應堅持開門見山、直接陳述事實，用簡短的文字清楚、具體地說明需要討論、詢問（回答）、申請和告知的事項（問題）。
2.謙虛的語言，註意分寸
信件可以寫多個方向。寫作關系的多樣性和復雜性要求它更加註重語言的得體性。因此，語言要註意禮儀，不要使用警告和命令性的詞語，語氣要委婉得體。必要時，涉外公函或不隸屬於XX的公函也應使用敬語和敬語。但是公函和私信有嚴格的區別，XX之間真誠的問候是必要的，但不要形成儀式感；互相尊重是適當的，但不要太多，形成壹種恭維。語言要適度，要控制。例如，對方在工作中給予了充分的支持和配合，在信中說“謝謝”或“感激”是必要和適當的。
3.函件主要用於說明有關事項和提出要求。部分內容是單壹的，寫作應該直奔陳奇。用簡潔得體的語言把需要告訴對方的問題和意見寫清楚。
4.信函是官方文件的語言，必須以正式的方式書寫。它必須具有公文的標準格式，使用名稱為XX的信紙，擬定標題，準備文件編號，並具有完整的結構要求。