如何發揮辦公室的決策參謀職能作用的幾點思考

近幾年來交管支隊以江總書記“三個代表”重要思想為指針緊緊圍繞服務本市經濟建設這個中心不斷加強道路交通管理工作並取得了可喜的成績。秘書處辦公室作為交警支隊壹個綜合服務部門不僅起著搞好上下溝通、左右協調、常規服務的作用還起著積極進行創新探索作用。筆者從事公安交警基層辦公室工作以來深深感到辦公室作為壹個具有決策參謀職能的部門隨著現代社會的發展公安工作改革和發展的時空進壹步拓展特別是快速反應機制的建立和完善給公安交警工作的領導與決策在時間、空間和深度上都提出了更高的要求。與之相適應辦公室工作也面臨著調整和改革。本文圍繞公安交警宏觀決策就如何調整和發揮辦公室的決策參謀職能談幾點粗淺的看法。不容置疑現在的辦公室工作已從過去的辦文、辦事、辦會發展到以輔助領導領導決策、開展綜合協調、強化督促檢查、加強信息調研為主要職能亦即決策參謀職能。這些職能使辦公室在整個公安交通管理決策中尤其是在牽動全局的宏觀決策中處於壹種至關重要的位置。服務領導當好參謀是辦公室工作改革、發展的方向。壹、發揮強化輔助決策的職能。輔助領導決策是辦公室工作的核心職能。這壹核心職能的發揮主要取決於這樣幾個環節壹是必須強化全局意識。辦公室在輔助領導決策時不能僅僅站在辦公室的角度必須自覺進入領導的角色從領導的位置考慮問題從全局的高度來審視方方面面的工作。任何壹項決策建議都應該從全局出發加以均衡考慮註意排除局部的、本位的思路幹擾。只有這樣辦公室的決策建議才能站得高看得遠。二是要在被動中求主動。辦公室工作從性質上說是被動的。要擺脫被動爭得參謀的主動性必須改變領導叫什麽就幹什麽叫怎麽幹就怎麽幹的被動應付的思維定勢和習慣作法。要對領導的決策、整體工作思路、主要任務、中心工作這些事關全局的主要內容諳熟於胸使之成為貫穿辦公室工作的主線。任何時候都應很好地把握全局工作的節奏找準決策實施過程中的轉換點和銜接點充分占有宏觀信息超前進行調查研究必須在領導形成決策思路前基本形成多種供領導參考的決策方案。三是要廣泛參與。辦公室作為機關綜合部門要有意識地利用和挖掘參與政務性工作的優勢。這種參與既有對領導工作的參與也有對各項業務工作的參與。這種參與也許並不產生明確的結論而是常常表現在與領導或業務部門對工作的***同調討、商量方面也可以表現為提出某些參考性的建議但參與的本身卻可以提高辦公室在輔助領導決策中的地位和作用。二、發揮綜合協調的職能。協調好上下左右、方方面面的關系處理好領導交辦的事情是辦公室的壹項重要工作。協調工作做得好就可以使領導有更多的精力抓大事增強工作主動性提高工作效率。發揮好綜合協調的職能需要觀大局抓大事敢於協調善於協調做到“及時、果斷、主動”。在綜合協調中要防止事無巨細統包統攬。辦公室主任心裏應該清楚哪些問題是辦公室必須協調的哪些問題是可要協調的哪些問題是屬於業務部門職責範圍內的事情。涉及全局性、方向性的問題應成為綜合協調的重點。三、發揮拓展信息工作的職能。決策過程實際上是壹個信息收集、加工、轉換、傳遞的過程決策的質量與信息的掌握、準確的分析成正比。公安交管工作的性質決定了公安交管決策尤其是宏觀決策必須擁有及時、全面、準確的信息決定了辦公室必須把信息工作置於十分重要的位置。為了及時有效地捕捉信息辦公室必須依靠和建立靈活高效的全方位的公安交通信息網絡利用公安交通信息網絡觸角廣泛的優勢註意捕捉能反映事物本質的、帶有傾向性、苗頭性的重要信息盡可能減少不必要的流轉環節和信息處理的隨意性使重要信息能在最短時間內完成其流通過程。四、發揮和重視調查研究的職能。辦公室作為領導的決策參謀機構。應將關系公安工作全局的戰略性問題作為調研的課題不要為圖省事而熱衷於壹些比較單壹的業務課題。調研計劃還要緊跟領導決策和中心工作的節奏隨時了解領導的工作意圖和思路意向及時開展調研。動作要快要有針對性要貼近基層深入實際深入群眾掌握真實的第壹手材料。解放思想勇於面對新情況、新問題善於借鑒外地甚至外國警方的成功經驗做到不唯書不唯上只唯實。註意客觀地、全面地、多維地看待事物分析問題有強烈的進取意識和改革意識具有創造性思維力求提出有真知灼見的新觀點和切實可行的工作措施保證調研結論的科學性和創新性。要發揮好以上四個方面的作用還必須依賴於領導對辦公室工作的重視和加強。就基層交警支隊、交警大隊辦公室的工作而言由於種種原因目前有相當壹部分基層交警辦公室不能正常發揮作用和履行工作職能。具體表現在被動應付多主動工作少管理事務多參與政務少照搬文件多調查研究少忙於服務的多寫材料的少。不可否認大多數基層交警辦公室在為領導和本機關提供具體服務方面做得是比較好的也為領導集中精力決策創造了良好的條件。但也不可否認信息、材料工作作為辦公室的重頭戲卻極少有人去重視和“問津”這也影響了領導的決策。事實證明要想加強基層交警辦公室的工作必須從以下幾個方面抓起壹、樹立辦公室的威信。辦公室作為支隊、大隊的綜合和中心部門對整個支隊、大隊的工作有著直接影響。因此作為支隊、大隊的領導特別是主要領導應擺好辦公室在整個支隊、大隊中的位置設法樹立起辦公室的威信。要積極支持辦公室在公開場合的統壹管理多給辦公室參與政務的機會。同時要切實加強辦公室的事權關系適當給予辦公室壹定的權力諸如經費管理權、臨時工作安排權等。二、切實加強辦公室的力量。要改變目前辦公室人少事多的狀況就必須選拔壹些年富力強、高素質的人員到辦公室工作。只有人員充足了辦公室的工作才能有條不紊地開展起來。三、大興調查研究之風。辦公室作為交警支隊、大隊的信息“集散地”對各種情況、信息掌握、了解多少以及準確程度如何對支隊、大隊的工作尢為重要。因此支隊、大隊領導下基層時應安排辦公室人員隨同前往以便辦公室能隨時了解各種情況和工作。必要時應專門為辦公室安排時間去深入下去搞調研。只有這樣才能防止信息反饋遲鈍、情況掌握不準、提供虛假數字等不良風氣。四、辦公室人員要加強自身的學習和修養。不僅要有較高的文字水平熟悉交通管理各項業務能起草文件寫好文章更重要的是要培養較細的政治辨別力、較高的政策水平善於政治上用全局觀點來觀察、處理問題。養成樸實的工作作風對承辦的每壹項工作都要樹立無小事的意識切不可馬虎應付更不能言過其實、嘩眾取寵。工作方法要紮實處理問題要切合實際只有這樣才能贏得領導和同行們的支持和配合才能把辦公室工作搞好。也只有這樣才能更好地為領導、為基層業務部門提供良好的工作、生活環境。政府工作落實關鍵要靠政府辦公室而辦公室工作的好壞在很大程度上取決於文秘人員。為此作為壹名辦公室文秘人員必須牢固樹立“辦公室工作無小事”的理念立足本職工作不斷提高自身素質進壹步強化服務意識創新工作方法努力在平凡的崗位上作出不平凡的業績。壹要加強隊伍建設。辦公室作為代表縣政府的“窗口”單位每天接觸前來辦事的群眾不盡其數每天都要處理各種事務性工作沒有較高的政治素質和業務能力就難以勝任。因此要突出學習這壹主線不斷強化素質每個人都要成為不斷學習、不斷提高的楷模。在做好各項日常工作的同時妥善處理工作和學習的矛盾充分利用壹切零散時間進行“充電”逐步形成與自身工作相適應的最佳知識結構和技能結構。重點抓好“四項學習”即向書本學向領導學向同事學向實踐學。向書本學就是要認真學習鄧小平理論和“三個代表”重要思想以及法律、經濟、寫作等專業知識不斷增強政治覺悟和業務水平夯實各項基本功。向領導學就是利用好每壹次跟隨領導開會、視察的機會向領導學習部署工作、協調關系的方法多站在領導的角度進行換位思考多想幾個“為什麽”、“怎麽辦”。向同事學就是要做壹個“有心人”多向辦公室有經驗的同誌請教看看同樣或類似問題人家是如何處理的取人之長補己之短。向實踐學就是要經常來壹個“回頭看”“日三省吾身” 及時總結經驗查找不足揚長避短查漏補缺對工作中做得不好、不到位的地方要深刻反省深挖根源加以改進努力做到“不二過”在實踐中提高分析問題、解決問題的能力。二要抓住中心工作。辦公室工作千頭萬緒紛繁復雜應急性、突發性工作較多為此在工作中必須學會“彈鋼琴”能夠分清重點和主次統籌兼顧好各項工作決不能“眉毛胡子壹把抓”。壹是起草各類公文。作為辦公室人員幾乎沒有壹天不和文字材料打交道可以說具備壹定文字材料撰寫功底是文秘人員的安身立命之本。為撰寫出高質量的文字材料在熟知常用文體寫作方法的基礎上關鍵要在吃透“兩頭”和中間上下功夫。即吃透上頭了解國家和省市的方針政策能夠較好把握上級政策和基層實際的結合點吃透下頭熟知我縣基本縣情了解基層工作的熱點、難點問題吃透中間準確理解領導意圖對領導的工作思路、工作方法、工作特點吃得準領悟深。如此起草的文件和領導講話才能做到站位高、思路清有的放矢言之有物充分體現出領導的特色讓領導滿意放心。二是開展好調查研究。定期開展調查研究為領導提供前瞻性的建議和意見以此推動全縣工作這是辦公室工作的最高境界。要敏銳地抓住影響我縣發展的突出問題和領導關註的熱點、難點問題迅速深入基層了解情況開展調查及時撰寫出有情況、有分析、有建議的調研報告。同時要把為領導服務延伸到為群眾服務當中去定期深入基層準確掌握社情民意敢於講真情說實話及時將群眾的呼聲、基層的要求反饋給縣領導並爭取進入領導決策領域變建議意見為政策文件。三要轉變服務理念。為領導、為基層、為群眾搞好服務是辦公室的重要工作職責。服務工作搞得好不好能不能讓領導滿意、基層滿意、群眾滿意是衡量辦公室工作的根本標準。壹是變被動服務為主動服務。“凡事預則立不預則廢”辦公室的工作具有壹定的前瞻性凡事要早考慮、早著手不僅要想領導之所想也要想領導之未想。不能滿足於“領導讓幹什麽就幹什麽”主動圍繞重點工作深入調研為領導提供決策參考。二是變單壹服務為全面服務。辦公室的服務必須註意服務的全面性在事前、事中、事後都要服務到位任何時候都不能缺位。在領導決策前要拿出可行方案向領導提供決策建議在執行過程中要加強督查和監督督促工作的落實工作完成以後要及時將情況反饋給領導。三是變壹般服務為優質服務。堅持以“服務”為天職堅信“沒有最好只有更好”堅持高標準精益求精力求盡善盡美。既能使各項工作平衡開展有條不紊有能妥善應對各種復雜情況波瀾不驚。四要樹立良好形象。要想到自己的壹言壹行都代表著政府的形象時刻嚴於律已樂於奉獻自覺維護政府的良好形象。大力弘揚四種精神壹是無私奉獻的精神。辦公室人員壹年到頭都非常忙經常加班加點有時連軸轉是常事。沒有吃苦耐勞、無私奉獻的精神就搞不好服務幹不好辦公室工作。對此辦公室人員要正確對待工作以苦為樂甘當無名英雄自覺加班加點不為名、不為利不講條件不提要求克服壹切困難充分發揮自己的聰明才智調動壹切積極因素高質量完成任務。二是謙虛謹慎的精神。充分認識到辦公室工作的重要性每項工作都是“牽壹發而動全身”的事務必慎之又慎細之又細認真認真再認真、細致細致再細致努力做到“五個不讓”不讓領導布置的工作在我手中延誤不讓需要辦理的文件在我手中積壓不讓各種差錯在我身上發生不讓來機關聯本文權屬文秘之音所有更多文章請登陸www.網絡.com查看系工作的同誌在我這裏受到冷落不讓政府和辦公室的形象在我這裏受到影響。三是敢想敢幹的精神。謙虛謹慎是必需的但不能因此而放不開手腳在領導面前唯唯諾諾不敢表達自己的想法和看法。工作中要滿懷激情沒有激情就會遲鈍不能進入工作狀態更談不上創造性地幹工作。在思想上能夠跟領導“平等”地交流敢於發表自己的獨到見解。只要壹切從工作考慮壹切為領導著想有何不可四是團結協作的精神。辦公室作為壹個“大集體”每壹個人都是其中的壹分子。要樹立“大辦公室”觀念大事講原則小事講風格對人寬厚誠懇對事嚴謹認真妥善處理協調好辦公室內部的人際關系形成上下壹心、團結互助的良好氛圍。辦公室在單位中由於所處的特殊位置和它的工作性質決定了眾多職能其中行政管理和服務是它最基本的職能也是辦公室工作的立身之本、輔政之基、謀事之道是保證壹個單位日常工作正常運行的基礎。因此辦公室務必明確行政管理和服務的職能要求優化行政管理體系和工作運行機制提高管理和服務的能力和水平。壹、明確行政管理和服務的職能要求奠定開展辦公室工作的基礎好行政管理和服務工作的前提是要全面熟悉和了解本單位的情況對本單位的內設機構、部門職責、人員構成、分工等基本情況要了如指掌從而做到胸有成竹處事不慌。牢固樹立“事小不輕為、事雜不亂為、事急不盲為、事難不怕為”的為民務理念對重要事項要抓住時機推進落實對突發事項快速反饋及時處理對專題事項進行跟蹤了解督查促辦對具體事項落實到位註重實效。辦公室還要學會運用“辦大事從細節做起做小事從大局著眼”充分發揮綜合協調作用做好三個方面的服務為領導服務做到到位而不越位為部門服務做到攜手而不插手為基層服務做到主動而不被動。二、規範行政管理和服務的方式方法建立科學的管理體系確立工作標準、規範工作程序、優化管理體系、提升管理能力是行政服務和管理的具體體現是提高工作效率、加強辦公室效能建設的必然要求。 1確立工作標準推進管理和服務的標準化。辦公室作為壹個單位的龍頭機構應大力推進管理服務工作的標準化建設既要把辦公室的工作梳理出來如公文處理、會議安排、政務信息、檔案工作、組織人事、財務管理等對每項工作建立標準、規定要求明確分工。同時還要根據有關規定制定各個部門工作職責和工作標準使單位內每個部門、每個同誌知道做什麽、怎麽做、達到什麽要求。當然每個部門、每項工作的工作標準、工作要求必須與時俱進。這就要求辦公室在實踐中善於總結經驗博采眾長根據新形勢、新任務、新要求結合本單位工作特點不斷改進和規範工作標準推進本單位管理標準化建設工作上新水平。 2健全管理制度推進管理和服務的規範化。規章制度的建設是實現有效管理的航標壹切管理行為須有法可依有章可循從而實現管理工作規範化。應按照合法性、合理性、完整性和公約性的原則抓好制度建設。對已經形成的壹些行之有效的工作制度和管理辦法很好地加以繼承對不嚴密或不完善的制度及時加以修訂和完善。還要根據新形勢、新任務的要求不斷推進制度創新。辦公室同誌要帶頭執行各項規章制度帶頭抓好各項規章制度的貫徹落實用制度管人按規章辦事。 3建立管理流程推進管理和服務體系的科學化。第壹要結合部門實際設立崗位責任制進壹步明確崗位的責權利第二要對每個事項確定工作流程堅持按流程辦事第三要嚴格按照實效、動態等原則要求對崗位目標進行分解、優化第四要結合實際制定不同崗位人員工作的考核內容、標準不斷完善考核的程序和辦法。 4加大執行力度提高管理和服務的有效性。所謂執行力度就是把想幹的事幹成功的能力。有了規章制度還必須嚴格執行否則壹切制度只能是紙上談兵成為壹紙空文。要使辦公室運行協調、有序、高效就必須嚴格按規章辦事增強責任心在管理上杜絕有令不行、行而無效的現象。提高執行力的有效辦法是建立獎懲分明的工作機制。表揚、獎勵好的批評、處罰差的。不能好壞不分是非不明更不能形成“幹的不如不幹的不幹的不如搗亂的”怪圈。 5發揮協調和督辦作用保證整體工作務實高效運轉。協調和督辦貫穿於辦公室工作的各個方面把各方面的情況綜合好把各方面的關系協調好把工作協調督辦好對於壹個單位工作的務實高效運轉有著重要的作用。為此壹要牢固樹立大局意識和服務意識按照單位領導班子的意圖和決策來思考、籌劃、安排和處理問題二要註意原則性與靈活性的有機統壹做到成事不誤事幫助不添亂補臺不拆臺三要加強對外協調努力做到寓溝通、協調於聯系之中。並重視對內協調在被動中求主動服務在領導提出之前四要增強督辦工作的主動性及時督促按規定要求和時限貫徹落實情況並註意發現落實過程中出現的新情況、新問題提出解決問題和完善決策的建議。三、增強辦公室人員綜合素質提升管理和服務的能力和水平在提高部門單位行政工作質量和效率等方面辦公室擔負著重要責任這就要求辦公室人員必須具有更高的政治覺悟、更強的奉獻精神、更精的業務本領和更嚴的紀律觀念。為此辦公室的同誌要不斷加強自身建設提高綜合素質。第壹要加強學習。學習黨的路線方針政策以及法律、經濟等方面的知識還要認真研究機關管理這門科學學習先進的管理知識和思想不斷改進管理和服務的方式方法與時俱進幹事創業提高工作績效第二強化服務理念。擺正位置把管理寓於服務之中把提供優質服務作為管理工作的首要任務第三弘揚協作精神。辦公室人員雖然各有分工但對外是壹個整體壹定要加強協作強化團隊意識做到“人人有事管事事有人管”互相幫助齊心合力提高辦公室的整體管理能力。四、爭取領導重視支持為發揮辦公室管理和服務職能作用創造條件充分發揮行政管理和服務的職能作用要靠辦公室人員的不懈努力又要有單位領導的關心和支持。開展管理和服務工作的前提是了解單位的工作部署和安排因此單位領導要積極創造條件讓辦公室人員及時了解和掌握單位的有關情況。領導既要對辦公室人員嚴格要求給他們交任務、出題目、壓擔子、提要求鼓勵他們放手大膽地工作又要理解和體諒辦公室人員為他們創造良好的工作環境。要善於發現並重用那些埋頭苦幹、任勞任怨、實績突出而不事張揚的好幹部使辦公室崗位成為幹部成長的搖籃始終保持蓬勃生機和活力。