1.畢業生檔案根據國家有關人事檔案移交的規定，學生處壹般通過機要郵局或郵政EMS學生檔案專用通道將檔案移交給畢業生登記證上註明的接收單位，即全國普通高等學校的大學畢業生就業通知書。
學生處根據學校招生辦提供的畢業生檔案轉發地址，於7月中旬將檔案轉發至相關單位。
（1）畢業生畢業前已就業的，學生處將根據招辦就業處編制的畢業生檔案轉發地址郵寄至用人單位。
畢業生到用人單位報到後，必須在三個月內主動查看個人檔案是否已送達用人單位人事部門。如用人單位超過三個月未收到檔案，畢業生應盡快與學校聯系，便於學校及時進行保密查詢（保密郵件查詢期限為壹年，逾期保密郵局不予處理）。
（2）畢業生與各類檔案托管機構簽訂人事代理協議，檔案轉入托管單位。如:XX省高校畢業生就業指導中心、XX省人力資源市場、XX省人才交流中心、XX市人才服務中心、XX市人力資源和社會保障局。
（3）畢業生（教師）送至XX市教育局，檔案轉發至XX市教育局教育人才服務中心。
（4）檔案轉回生源地的畢業生，其檔案轉入學生所在地市州，或按照《全國普通高等學校普通高校畢業生就業通知書》轉入畢業生就業主管部門。
2.畢業生檔案發出後，學生處負責在7月下旬將檔案轉出單位、時間等相關信息登錄學校官網，畢業生可在網上查詢檔案轉出單位。
3.檔案在學校保管的畢業生，需持用人單位（縣級以上）或戶籍檔案保管員出具的《檔案移交函》（或協議），本人畢業證及代辦人身份證到學生處檔案室辦理檔案移交手續。如果用人單位要求畢業生親自歸檔，則需要在“檔案調取函”上註明並加蓋公章。
4.已被考研錄取的畢業生憑錄取學校的《調檔函》和學生證到學生處檔案室辦理檔案移交手續。