(壹)目標相同
會計工作的開展無論是會計電算化還是手工核算,其最終目標仍然是為了提供會計信息,參與經營決策,提高經濟效益。
(二)遵守會計法規及財經制度
會計電算化和手工核算都不能置財經法規於不顧,必須嚴格地執行財經法規。
(三)會計檔案的保管
會計檔案是會計的重要的歷史資料,必須按規定妥善保管。會計電算化形成的大部分會計檔案雖然物理介質發生了變化,但其信息資料必須同手工會計系統壹樣必須加以保存。
(四)編制會計報表
會計報表是企業財務狀況與經營成果的綜合反映,也是國家實現宏觀經濟管理的依據之壹。會計電算化應當同手工會計壹樣編制出符合要求的會計報表。
(五)遵循基本的會計理論與會計方法
會計理論是會計學科的結晶,會計方法是會計工作的總結。會計電算化會引起理論與方法的變革,但是建立會計電算化系統應當遵循基本的會計理論與方法,否則將系統研制的失敗。
(六)會計數據處理技術的基本功能
從數據處理的角度來講,會計電算化與手工核算都應具備五個方面的基本功能:①數據的采集與輸入;②數據的存儲;③數據的加工;④數據的傳輸;⑤數據的輸出。
二、會計電算化與手工會計信息處理的區別:
會計電算化與手工核算相比,不僅僅是處理工具的變化,它在賬務處理程序、方式、內部控制方式及組織機構等方面都與手工處理有許多不同之處。
(壹)工具不同
手工核算使用的工具是算盤、電子計算器或壹些相關的機械設備。會計電算化使用的工具是電子計算機,數據處理過程由電子計算機完成。
(二)信息載體不同
手工核算的所有信息都以紙張為載體,占用空間大,保管不易,查找困難。會計電算化除必要的會計憑證、賬簿、報表之外,均可用光盤、磁盤、磁帶等材料作為信息載體,占用空間小,查找方便,保管容易。
(三)記賬規則不同
手工核算規定日記賬、總賬要用訂本式賬冊,明細賬可用訂本式或活頁式賬冊;賬簿記錄的錯誤要用劃線法或紅字沖銷法、補充登記法更正;賬頁中的空行、空頁用紅線劃銷等。會計電算化打印輸出的賬頁是折疊或卷帶狀的,與手工的賬簿明顯不同。會計電算化不可能完全采用手工系統改錯的方法,比如電算化環境下不存在劃線更正法。為了保證審計的追蹤線索不致中斷,會計電算化規定:凡是已經記賬的憑證數據不能更改,只能采用紅字沖銷法和補充登記法更正,以便留下改動痕跡。
(四)賬務處理程序不同
手工核算的賬務處理程序主要有四種,但是都避免不了重復轉抄與重復計算的根本弱點,伴之而來的是人員與環節的增多和差錯的增多。會計電算化的賬務處理程序有兩種方案。按目前的經濟善與開發水平,可采取第壹方案,即基本上按手工核算的方式進行移植,但過程卻發生了變化,且允許同時采用多種核算形式。
第二方案為理想化的全自動賬務處理程序,即:會計憑證磁性化(或條形碼),在規格化的會計憑證上用磁性墨水書寫(或打上條形碼),由閱讀機識別後將數據輸送到計算機;由用戶定義數據存儲形式和加工方法,由計算機對數據進行加工處理;由用戶宣言輸出形式與結果,由輸出設備(顯示器、打印機)進行查詢與打印。
(五)會計工作組織體制不同
在手工系統下,會計部門壹般分為若幹會計工作,如工資、材料、固定資產、成本等崗位,進行專門的業務核算,設專人負責記賬、編制報表工作。在會計電算化中,會計工作崗位的劃分已經發生了,如設置了數據錄入、審核、維護等崗位。
(六)人員構成不同
手工核算下的人員均是會計專業人員,會計電算化中的人員將由會計專業人員、計算機軟件、硬件及操作人員組成。
(七)內部控制方式不同
在會計電算化中,原來的內部控制方式部分地被取消或改變。如原來通過賬證核對、賬賬核對、賬表核對的控制方式,基本上已經不復存在,代之以更加嚴密的輸入控制;又如除保留了簽字、蓋章等控制外,還增設了權限控制、時序控制等。