會計資料的範圍比會計檔案的範圍大。會計資料不壹定歸檔，只有有價值的才歸檔。歸檔包括:原始憑證、會計憑證、賬簿、報表、合同等。會計信息還包括壹些輔助信息。會計檔案的保存時間有限。
功能
會計的反思功能
（1）會計主要從數量上反映各單位的經濟活動，並通過壹定的會計方法為經濟管理提供數據。
（2）反思功能應包括事前、事中和事後的反思，即它貫穿於經濟活動的全過程。
（3）對實際發生的經濟活動進行會計核算，應當以合法、真實的自我憑證為基礎，有完整、連續的記錄，並按經濟管理的要求提供系統的數據，以便全面掌握經濟活動和評估經濟效果。