簡單來說，壹封信意味著請示，壹封回信意味著批準。
需要註意的是，“回復”與嚴格意義上的“回復”並不相同。前者是非附屬機關之間的文件；後者是從較低水平到較高水平的寫作。
寄出的信是壹封不請自來的信。
回信是對信中提出的問題或事情的被動回復。
壹般來說，在“去函”正文的開頭，首先要寫談判、請求、詢問或通知的依據、背景和理由。
事件部分采用敘述或解釋的寫作方法，簡潔明了。
語氣要適度，既不諂媚也不生硬。
如果要求對方回復，則需要註明“請回復”和“請回復”的結論。
《批復》正文由引語和批復兩部分組成。
引用是指信件的標題和信件的問號。
回信不僅僅是對信中提出的談判、詢問或請求的答復——即同意或不同意，以及為什麽。或者說，什麽該做，什麽不該做。或者解釋壹下問的問題。
常用的結論是“我特此回復”和“此回復”。
參考資料:
楊文鳳先生的現代應用公文寫作