首先，畢業生在畢業前需要填寫檔案裏的相關材料——畢業生登記表、獎懲情況表。表格不能留空，自我鑒定內容要超過範圍的2/3，要貼照片，數字不能寫錯等等。學生填好之後需要上交學生處審核，審核過了才能裝入檔案袋。
其次，輔導員對學位授予儀式通知書、個人成績單、就業通知書、入黨誌願書進行分裝。雖然這些資料並不是每個人都有，但它們壹般集中在學院或者可由學院統壹操作。
再次，學校把每個人已有的材料入袋之後，接著就是要到檔案館領取條形碼和檔案寄送方案。條形碼有兩種，壹種是暫緩就業，另壹種是正常派遣。
最後，按暫緩就業、本校升學、正常派遣以及特殊情況把全部檔案分成四類，通過機要的方式寄送到用人單位。每個學生有壹個唯壹的機要號，但是只能用於查詢檔案到檔情況，不能查詢檔案目前寄送的地址。