標題簡明扼要
在第壹行中間寫上“批評函”幾個字；並註明所犯錯誤的範圍或性質，如“違反財經紀律情況報告”。
清除標題
註明提出書面批評的組織、單位或個人。如“學校黨委”、“公司人事部”、“X書記”。
正文的三個部分
正文由三部分組成:所犯錯誤的事實；對所犯錯誤的理解；改正錯誤的決心和措施。
簽名規範
寫上審核人姓名或公司名稱，放在年、月、日。