1.標題:由發文機關、事由、語類(回復)組成，壹般不能省略。
二、正文:
1.引用信函:說明妳已收到對方公司的信函，並簡要引用主要內容。
2.回復:逐壹回答信中的問題，表明自己的立場和觀點。如果妳有具體的解決方案或建議，妳可以在這壹部分詳細闡述。
3.結論與要求:根據回復內容，提出下壹步工作計劃或期望。如果需要對方配合完成某項工作，要明確提出要求。
4.結語:對對方的工作表示肯定和支持，希望繼續保持良好的合作關系。提出願意歡迎對方繼續提供有價值的意見或建議。
三、簽名:簽發機關、日期、公章。答辯的寫作要求針對性強，措詞簡潔。壹般要做到壹件事壹封信。
四、單位回復模板:
標題:XX市人民政府關於XX項目請示的批復。
正文:親愛的(對方公司名稱):
妳方關於XX項目的請示收悉。我單位對此高度重視，經認真研究，現將有關情況答復如下:
(1)項目實施的具體方案:我們支持您對項目實施的初步設想，但建議在具體操作中考慮以下幾個方面(逐項)。
(2)關於資金支持問題:根據我市目前的財政狀況和年度預算安排，我們將對該項目給予適當的資金支持。具體數額有待進壹步論證後確定。
(3)關於合作方式:我們建議采用* * *投資* * *收益的合作方式。具體細節需要雙方進壹步協商。
(四)後續工作:為保證項目順利進行，建議貴司盡快成立項目組，指定專人負責與我司對接。同時，請在本月內向我單位提交詳細的項目實施計劃。
感謝大家對我市經濟社會發展的關心和支持。我們期待在今後的工作中保持密切聯系，為XX項目的發展做出貢獻。
我正在回信。
附件:(如有)
抄送:(如有抄送單位，註明單位名稱)
XX市人民政府(蓋章)
Xxxx，xxxx，xx，xx
撰寫單位回函的註意事項:
1，內容準確:回復的內容壹定要準確，避免信息錯誤。對於不確定的問題，可以明確表示需要進壹步研究或者需要上級主管部門。
2.適當的語言:使用正式和標準化的語言，避免口語化的表達。盡量使用積極的詞語，保持友好合作的態度。
3.態度誠懇:在回答對方問題的同時，也要對對方的工作給予充分的肯定和支持。如果不能滿足對方要求，要說明原因，提出替代方案。
4.及時時間:盡快回復對方來信，盡量不要超過規定的回復期限。如果需要更多時間考慮，應在規定時間內告知對方，並說明理由。
5.保密原則:如涉及敏感信息或商業秘密，應遵守相關保密協議。不隨意透露不應公開的信息。