1.目的:加強與內外部利益相關者的溝通與合作，規範公司內外部信息溝通，確保體系有效運行。
2.範圍:適用於公司所有內外部社會責任信息溝通活動。
3.權力和責任:
3.1.行政部:負責與內部員工、當地政府、員工代表及其他利益相關者的信息溝通。
3.2.采購部:負責與客戶(采購員)、供應商和分包商的信息溝通。
3.3.管理者代表:提供指導和支持，需報高層領導批準。
3.4.其他部門和職工代表:支持和配合內外部信息的溝通。
4.定義:
4.1社會責任利益相關者:主要指地方工會、商會、兒童保護組織、共青團組織、勞工組織。
5.管理內容:
5.1.內部和外部溝通的壹般要求:
5.1.1信息溝通可以采用口頭或書面形式，也可以采用電話、傳真、電子郵件、研討會、新聞發布會等其他適當方式。
5.1.2內部和外部信息溝通應保持適當的記錄和證據。
5.1.3壹旦收到有關查詢、質詢和投訴的信息，查詢人和投訴人的身份(包括姓名、職務、服務機構和電話號碼等。)應盡快核實，並查明查詢或投訴的原因。詳細操作請參考《投訴管理程序》。
5.1.4針對問題或投訴解釋公司的政策和程序，妥善處理問題和投訴，並及時做出結果。重大問題應報高層領導批準。
5.1.5當發現違反公司政策、法律法規或ICTI標準時，應及時采取補救和糾正措施。情況嚴重時，應及時向總經理匯報。
5.1.6信息交流過程中，註意保護個人隱私和公司商業秘密。
5.2.內部信息溝通:
5.2.1.行政部負責及時向各部門和員工傳達公司的社會責任政策和管理體系。
5.2.2.社會責任管理體系運行中產生的信息應按政策和程序的要求及時傳達給相關部門和人員，並記錄其內容和處理結果。
5.2.3.員工的詢問、質疑和投訴由員工代表或行政部門收集，並負責解答。
5.3.外部信息交流:
5.3.1.與供應商和分包商的信息溝通由采購部負責，與顧客(買方)的信息溝通由業務部負責，與當地政府、工會和其他外部利益相關方的信息溝通由行政部負責。管理者代表應給予指導和支持，必要時應得到高層領導的批準。
5.3.2.公司內任何人從外部收到文件、電話、傳真或其他信息，應移交給上述責任部門，並根據情況進行處理。
5.3.3.地方政府、工會或其他外部利益相關者提出的檢查、參觀或訪問要求，由行政部接收，並報管理者代表協助。
5.3.4.外部利益相關者提出的意見、建議、投訴或質疑，由責任部門調查核實，妥善處理，及時回復，並報管理者代表備案。
5.3.5.管理層代表定期訪問當地利益相關方團體，以征求他人的意見和建議，向公司通報實施ICTI標準的進展和效果，並提供相關數據和信息，包括管理評審和監督活動的結果。
5.3.6.如果有合同要求，管理者代表應向相關方提供合理的信息和獲取信息的渠道，以驗證公司是否符合ICTI標準的要求。如果合同中有進壹步要求，公司應通過采購合同條款要求供應商的分包商提供上述安排和渠道。
6.相關文件
6.1ICTI國際玩具工業理事會的商業運作標準。
7.使用形式:(無)