壹、信息系統建設在檔案管理中的作用
1.管理方便，節省材料和人力。建設檔案管理信息系統，利用現代信息技術對檔案進行分類、分區域、分部門、分階段的管理，發揮信息技術的優勢，有利於實現檔案管理信息系統的建設目標。在企業中，檔案管理信息系統作為壹種新的管理方式，節省了物力和人力，使管理更加方便，提高了檔案管理的效率。
2.實現倉儲信息化和管理自動化的目標。壹是實現了編目分類自動化，對檔案進行了整理分類，優化了檔案管理系統。第二，存檔信息和文件統計更加自動化。計算機技術可以準確、快速地統計出檔案等數據的數量，並對不同類型的數據進行統計，加快了檔案統計的進度。第三，檢索更加自動化，同時檢索全面準確。
二是檔案管理信息系統建設中的不足
1.人才建設不足。受檔案人員知識素養、技術能力和專業背景的影響，在工作過程中對計算機信息系統的功能和用戶需求存在誤解，影響了信息系統建設的深入開展，無法分析用戶需求，導致用戶參與度低，雙方無法溝通，系統建設時很多用戶需求無法實現。這壹問題的出現，主要是由於企業單位人才匱乏，企業單位專業復合型人才缺乏，對現有人才缺乏再教育培訓，影響了企業單位檔案信息化建設。
2.檔案工作者專業能力不足。企業中的檔案工作者不能很好地掌握和應用現代技術，如數字圖像掃描方法、復印機應用技術、光盤和網絡技術、多媒體技術等，使他們在工作中不能適應檔案信息系統的建設，從而影響信息加工和信息處理。同時，檔案人員缺乏掌握檢索技術的能力，無法與各類圖書館建立聯系，嚴重影響了系統的實際應用。
三、檔案管理信息系統建設中應註意的幾個問題
1.註重人才培養和建設，為制度建設儲備人才。檔案管理是壹個專業要求嚴格的崗位，要求工作人員熱愛本職工作，明確職責，忠於職守，愛崗敬業，還要求檔案管理人員具有紮實的理論科學知識、實際操作能力和管理能力。為了更好地將信息技術應用於檔案管理，構建檔案管理信息系統，企業應重視人才培養和建設，明確教育培訓的目標，對員工進行科學知識、專業知識、道德素養和業務能力的培訓，以提高員工的知識和技能，不斷完善自己，更好地投身於檔案管理工作。工作人員自身也要提高要求，工作期間要不斷學習，找到差距，迎頭趕上。工作人員要善於觀察和總結，不斷豐富自己的文化知識，盡快掌握工作所需的先進技術，使自己的能力達到崗位要求。
2.探索和改進檔案信息管理的方法。數字圖像掃描方法、復印機應用技術、光盤和網絡技術、多媒體技術都是企業檔案管理人員應該掌握的東西。在掌握這些不同技術的基礎上，系統建設者可以大膽探索檔案管理信息化建設方法和全新的管理模式，掌握先進的檔案信息傳播、處理和檢索技術，構建電子文件和電子檔案，定義電子檔案管理的新標準。加強與其他檔案館的聯系和溝通，建立合作關系，各檔案館相互配合，與* * *建立檔案信息等資源共享平臺。
3.實現標準化和規範化管理的目標。檔案管理的規範化和標準化是衡量壹個企業單位管理水平和績效的主要指標。實現檔案工作的標準化和規範化是保證檔案管理和檔案完整的基礎。因此，在檔案管理信息化建設過程中，要倡導標準化、規範化的管理目標，歸檔後及時歸檔信息檔案，明確立卷歸檔的重點，然後合理分工，按照以本單位為基礎的檔案管理原則，實現本單位文件材料標準化、規範化管理的目標。