1.在項目實施中進行指導
(1)對項目組每個成員的工作提出具體要求。項目經理根據項目工作結構分解確定的工作任務,在項目組成員之間進行工作任務的劃分,然後提出具體的工作要求,包括工作任務、工作進度、工作質量,以及與其他成員的關系,特別是對其工作成果的時間、進度、質量的要求。
(2)指導團隊成員的工作方法。項目組成員可能來自不同的部門,在某壹方面有很強的專業能力,但可能對目前要完成的項目方向把握不好。比如壹個化工企業診斷項目,項目組的專家都是化工行業的管理和技術方面的。他們熟悉行業現狀和企業目前的技術水平,但不壹定清楚如何進行企業診斷。事實上,即使他們對此類項目的壹般工作流程有壹定的了解,但在具體項目中也會有所不同。所以,在這種情況下,項目經理必須對團隊成員的工作方法進行壹些指導,並花壹些時間進行必要的培訓。
(3)解決團隊工作中的困難和問題。項目組在工作中出現壹些困難和問題是正常的。有些問題可以由團隊成員自己解決,而有些問題必須由項目經理來解決。但無論誰出面,解決問題的基本原則和出發點都必須有利於項目目標的完成。有時候團隊成員的工作會有分歧和矛盾,或者和合作夥伴有壹定的利益關系,往往會讓工作變得很情緒化。在這種情況下,項目經理應該及時發現並做出調整來解決。
(4)培養團隊精神。項目經理指導項目團隊的另壹個重要方面是團隊精神的形成。項目經理應不斷倡導自己的團隊精神,並通過個人實踐和對團隊成員的指導來形成和發展團隊精神。
2.全面掌控項目全過程。
項目進度、質量、成本的控制就是我們通常所說的項目的三大控制,但這三大控制在實際工作中往往不是單獨存在的,而是相互聯系,有時還會發生沖突。因此,項目經理在工作中應全面有效地控制和管理項目的全過程。
項目經理控制全過程的關鍵是有效控制團隊成員的工作,需要把握的要點如下:
(1)合理的分工和適當的授權是有效控制的前提。只有合理的分工和適當的授權,才能完成項目工作,實現有效的控制。
(2)建立並保持有效、暢通的信息渠道,這是有效控制的基礎。信息是有效情報的載體。通過信息不僅可以發現存在的問題,還可以預測可能出現的問題,及時解決問題,提前采取預防措施,這是實現全過程控制的重要壹環。
(3)定期檢查是固定信息渠道的重要補充。檢查可以及時發現問題,可以糾正和補充通過正常渠道得不到的信息,從而使項目經理的工作更有成效。
(4)適時調整是實現全過程有效控制的重要手段。控制過程是壹個動態過程。為了保證項目在進度、質量、成本等方面達到預期目標,項目經理要根據項目的實際進度和可能出現的問題,在項目組織、項目進度、人員配置、資金投入等方面進行必要的調整。
3.做好內外關系的協調
項目經理的重要任務之壹就是為項目的正常良好進展創造壹個順暢的內外部環境,同時能夠使項目團隊及時準確地掌握相關各方的項目需求變化,並將項目團隊面臨的困難和進展傳遞給相關方,以獲得他們良好的支持和配合。項目經理協調內外關系的主要任務包括:與委托方或客戶進行及時有效的溝通;與項目所在單位相關領導保持信息暢通;與項目單位的職能部門保持適當的互動;在團隊內部形成統壹、有序、高效的工作氛圍。
除了上述工作之外,項目經理管理團隊工作中的另壹項重要工作就是做好項目團隊建設,這壹點我們在本章第四節中會詳細討論。