(1)材料歸檔系統。新形成的檔案材料要及時歸檔，歸檔的壹般程序是:首先對材料進行鑒定，看是否符合歸檔要求；其次，根據材料的性質和內容，確定其歸檔的具體位置；再次，在目錄中填寫材料名稱及相關內容；最後，將新材料放入文件中。
(2)檢查系統。檢查核實是保證人事檔案完整和安全的重要手段。檢查的內容是多方面的，包括人事檔案本身的檢查，比如檢查是否有黴變蟲蛀等。，以及對人事檔案存放環境的檢查，如檢查倉庫的門窗是否完好，是否有其他存放錯誤。
壹般應定期進行檢查和驗證。但在以下情況下，也需要檢查:發生緊急情況後，如被盜、丟失或水災、火災等；有些檔案存疑後，如果不確定某個素材是否丟失。發現壹些損壞後，比如發現材料發黴，發現被蟲蛀等。
(3)轉發系統。傳輸系統是關於文件的傳輸和交付。檔案的轉移壹般是由於工作調動等原因造成的。移交的壹般程序是:把要移交的檔案拿出來；在檔案的底帳中核銷；填寫《轉人事檔案通知書》；
按要求包裝和密封。傳輸要遵循保密原則，壹般是保密流量傳輸，不能自己帶。另外，接收單位在接收文件並核對無誤後，應在回執上簽字蓋章並及時返還。
(4)維護保密制度。具體要求如下:對於規模較大的企業，壹般需要指定專人負責檔案的保管，必要的歸檔設備要齊備。倉庫配備了必要的防火、防潮設備。
倉庫和檔案櫃應保持清潔，不準存放無關物品。未經授權，任何人不得將人事檔案帶到公共場合。無關人員不得進入倉庫。嚴禁吸煙。當妳離開時，關燈，關窗，鎖門。
(5)統計制度。人事檔案統計的內容主要包括以下幾項:人事檔案數量。人事檔案收集補充資料。文件排列。文件保管。利用情況。倉庫裏的設備。人事檔案人員。
擴展數據:
1，員工基本信息登記。
基本上這類表格在員工剛進企業的時候都會登記，有些是員工自己填寫的(比如員工基本信息表，入職登記表等。)，還有壹些可能需要HR填寫並逐壹登記在電子員工花名冊中，包括勞動合同。
2.與員工雇傭相關的批準文件。
3.員工的各種證書。
很多傳統企業會使用這類文件的復印件，所以不建議只保留復印件，因為防止修改的糾紛，當然更重要的是可能會損壞。嘗試通過掃描或拍照的方式保留另壹份副本。
包括但不限於:合格入職體檢表、前企業離職證明、擔保人相關材料、勞動合同及其附件、未購買住房公積金聲明、試用期(實習)工作總結、試用期業績完成情況、導員及部門評價意見、入職後薪酬福利確認函(開頭未簽字)、入職申請書、年度工作總結等。
5.參加重要會議和培訓的員工的各種統計和簡歷。
6.企業員工崗位變動記錄。
7、員工工資調整、獎懲記錄。
8.勞動合同、保密協議等相關文件。
參考資料:
百度百科-人事檔案