PMO負責建立標準化的項目管理標準，總結最佳實踐，解決資源沖突，培養項目經理團隊，項目評估，構建組織層面的項目管理體系。PMO通常具有以下職責和職能:
1.為項目經理和項目團隊提供行政支持，如生成項目的各種報告；
2.最大限度地集中項目管理專家，為項目管理提供咨詢和顧問服務；
3.將企業的項目管理實踐和專家知識組織成壹套適合企業的方法論，並提供給企業內部傳播和重用；
4.在企業內部提供項目管理相關技能的培訓；
5.PMO可以配置壹些項目經理，必要時可以直接參與具體項目，對重點項目給予重點支持。
PMO可以是臨時機構，也可以是永久機構。臨時機構通常用於管理特定的項目，如企業並購項目。永久PMO適合管理壹組有固定時間段的項目，或者支持組織項目的持續進展。具體來說，建立項目管理辦公室的目的是滿足兩個需求:
第壹，適應商業競爭的需要
PMO早期成立的壹個重要原因是失敗的項目給企業帶來的痛苦感。現代商業社會競爭的殘酷，使得任何企業都有可能因為個別項目的失敗而陷入困境。當今社會壹個項目的成敗與壹個企業的成敗息息相關，這就導致了對PMO的迫切需求。
壹個成功的中大型企業必然會有很多項目在進行，而是否有優秀的項目管理技術人才是能否在有限的時間和成本內滿足客戶需求的關鍵。但是，再優秀的人才，也難免有各種局限。而且壹個企業能擁有的優秀人才是有限的。在大量項目的實施過程中，企業需要有壹個為項目工作提供強有力支持的組織，及時有效地協助項目經理和項目團隊克服各種困難，高質量、高績效地完成項目。為了使項目管理技術和經驗成為企業的組織財富，最終提高項目團隊的整體生產力和企業的盈利能力，在企業內部建立PMO是必然和迫切的。
壹旦項目啟動，PMO將持續監控每個項目的變化，並提供項目經理和項目團隊所需的各種支持和服務。這裏我想強調的壹個重點是，隨著企業戰略的變化，任何項目的情況也會隨之變化。通過修改、加速、終止或優先化項目，PMO實現了項目的調整，以適應企業的戰略變化，滿足商業競爭的需要。
第二，滿足資源合理配置的需要
為了獲得PMO帶來的收益，企業的規模首先要達到壹定的水平。如果壹個企業每年只有壹個項目，不要把有限的資源浪費在PMO上。對於壹個有很多項目的企業，妳會發現有相當多的項目經理，每個人都有不同的技能和經驗。這些項目經理往往沒有意識到其他項目的成功，甚至不知道別人在做什麽。如果出現類似情況，應建立PMO。任何項目管理辦公室的運作都需要資金和人員的投入。但是在PMO上投入的時間和金錢將是值得的，這將使項目經理在企業中更好、更快和更經濟地執行項目工作。因為PMO是站在整個企業運營的高度，而不是單個項目的高度，合理分配企業的有限資源，同時為項目經理和項目團隊提供各種支持，保證項目的成功實施符合企業戰略。
集中式PMO可以確保所有項目經理都具備核心的項目管理技能，使用相同的方法、流程和模板，並得到企業高層的支持。PMO組織的簡單性使每個人都能建立這樣的辦公室。然而，PMO人員配備是壹項非常重要和復雜的工作。為了有能力在所有方面提供支持和分配資源，PMO應該包括高級管理人員、項目經理、各種特殊專家和項目協調員的角色。