1.買方在增值稅發票系統中填寫紅字信息表(或負發票)申請，並導出電子版本。
2.買方將導出的電子紅字信息表發送給賣方。
3.賣方收到買方發送的紅字信息表後，將此電子版導入開票系統，並審核確認。
4.賣方應根據批準的紅字信息表開具相應的紅字發票(或負數發票)。
5.賣方上傳開具給稅務系統的紅字發票信息，並復印納稅申報表。
6.買方收到賣方開具的紅字發票後，也要在自己的開票系統中接收、核對、確認。
7.買賣雙方應妥善保存相關紅字發票和資料表格，以備稅務機關查驗。
認證發票紅字信息表的註意事項如下:
1.核實原始發票信息:在申請紅字發票信息表之前，壹定要核對原始發票信息，確保其準確性。任何錯誤或遺漏都可能導致後續問題。
2.選擇合適的開具紅字理由:根據實際情況選擇合適的開具紅字理由，如“退貨”、“折扣”、“發票內容不正確”等。保證理由合理，能準確反映實際情況。
3.檢查商品編碼:確保商品編碼與原始發票壹致，避免編碼不壹致帶來的稅務問題。
4.遵循認證周期:認證發票可以在壹定時間內申請紅字信息表。請註意這個截止日期，以免過期帶來不必要的麻煩。
5.保留相關文件:在申請紅字發票信息表的過程中，應妥善保存所有相關文件和記錄，以備後續核查。
6.認真核對紅字信息表的內容:在提交紅字信息表之前，壹定要認真核對表格中的信息，確保準確無誤。如有問題，及時修改。
7.及時送達相關部門:及時將紅字發票信息表送達相關部門或人員，確保流程順利進行。
綜上所述，具體操作步驟可能會因使用的計費軟件或系統而異。在實際操作中，建議咨詢當地稅務機關或專業服務機構，確保流程的準確性和合規性。
法律依據:
《中華人民共和國發票管理辦法》實施細則
第二十七條
發票開具後，銷售退貨需要紅字發票的，必須收回原發票並註明“作廢”或取得對方有效證明。開具發票後，如有銷售折扣，必須在收回原發票並標註“作廢”後重新開具銷售發票或在取得對方有效證明後開具紅字發票。