從事營銷或公關崗位的小夥伴，可能經常會遇到媒體邀請參加活動的情況。通常情況下，時間很緊，任務要求很高。沒有積累媒體關系，很難在短時間內完成如此艱巨的任務。馬驍智途媒體顧問根據媒體邀請經驗總結了媒體邀請流程及註意事項，旨在讓公關領域的新夥伴充分了解媒體邀請工作。
媒體邀請流程
壹、確認受邀媒體名單
第二，給相關負責人打電話，邀請媒體參與，發邀請函。
1.對於來參加活動的媒體，看他們什麽時候來，怎麽來(坐車還是坐車)。他們來的那天，我們會整理壹個資料包，裏面有新聞稿、禮品、項目信息、簽到、簽到用紅包、索要名片。
2.對於不來活動的媒體，看看能不能發個新聞稿。如果他們這樣做了，我們將在活動當天發送新聞稿。然後他們發完新聞稿，我們就收回相關鏈接地址或者報紙做背景，發紅包。
第三，確認參加媒體後，跟進確認最後壹個媒體的數量，到達方式，具體負責人，電話。大多數印刷媒體在獲得信息的第二天就發布新聞。新聞發布的內容要安排在初始階段，至少要保證記者的采訪工作能早壹點結束，保證媒體第二天就能刊登。
邀請媒體應註意的事項
1.甲方提供活動詳細信息，如活動地址、時間、流程等，媒體單位根據活動情況決定是否參加(如客戶選擇的媒體無法參加，雙方溝通協商更換備用媒體)；
2.甲方或乙方應準備書面新聞文章、圖片等資料；
3.網絡媒體、報社記者:沒有設備攜帶；
4.電視臺，網絡視頻媒體:帶設備，現場采訪拍攝。面試結束後，編輯視頻內容(視頻需甲方提供20字以內的標題)。後期上映時間大概在3-7天左右，視實際播出日期而定。
5.甲方媒體接待人員要做好媒體接待工作，如參加展會、會議等，甲方要提前為媒體人員準備好入場證，以免耽誤活動進程；
6.提前準備好媒體簽到表等內容。詳情請咨詢馬驍智途傳媒顧問。
7.媒體對活動內容進行評價，保留發表權！
8.為保證活動順利進行，建議提前壹周確定合作，方便媒體提前安排。
為媒體記者準備的信息
提供給媒體的材料，壹般以廣告手提袋或文件袋的形式，經過適當的分類整理，按順序擺放，然後在發布會前分發給新聞媒體。順序應該是:
1，會議議程
2.新聞稿
3、演講演講
4.介紹演講者的背景信息。(應包括標題、主要經歷、成績等。)
5.公司手冊
6.產品描述材料。(如果是關於新產品的新聞發布)
7.相關圖片
8.紀念品(或紀念品優惠券)
9.企業新聞負責人名片(新聞發布後進壹步采訪，新聞發布後聯系)
10，空白信箋和筆(方便記者記錄)
最後，小馬媒體顧問提醒企業註意媒體邀請的禮儀。雖然企業舉辦活動會邀請媒體，但並不意味著像買廣告壹樣的合作。媒體記者是記者，不同於廣告銷售，有選擇是否參加活動的權利，參加活動的媒體也有相應修改所發表文章內容的權利。當然，作為企業的公關負責人，要積極與媒體溝通，最大限度地爭取媒體曝光。