流程和郵政服務臺
1、車輛管理所在辦理機動車登記、駕駛員考試、發證業務時，應當使用業務流程記錄單(以下簡稱“流程記錄單”)記錄機動車登記、駕駛員考試、發證的辦理情況。各崗位完成業務後應在“過程記錄單”上簽字。在處理各崗位反映的問題時，主管崗位或業務主管崗位應在過程記錄表上簽署明確的處理意見。過程記錄表存儲在車輛和駕駛員檔案中。
2、建立崗位臺帳。機動車檢驗崗、登記受理崗應當每日記錄本崗處理的每輛車的車主、車型、受理日期、完成日期等內容，記錄不符合要求車輛的事項和處理情況。除上述內容外，檔案管理崗和牌照管理崗還應記錄每輛車的車牌號。
事後監督
車管所的每壹個機動車、駕駛證業務崗位都有監督最後壹個崗位工作的義務。發現上壹崗上交的手續有疑問，或違規辦理業務，證件、表格不規範，不按規定簽字蓋章的，應向監督崗舉報。主管崗位應立即調查處理，並做好處理記錄。
文件存取
因車輛管理業務或涉嫌走私、盜竊、搶劫、查處非法拼裝(拼裝)無進口證明機動車案件需要查閱車輛檔案的，須經車管所領導批準，經辦人和檔案保管員共同查閱。嚴禁經辦人單獨查閱車輛檔案。需要取證的，檔案保管員應當負責出具證明或者檔案復印件。
除已轉移到室外者外，已入庫的檔案不得再次出庫。檔案館應設立查閱檔案室，供查閱檔案使用。未經車管所領導批準，其他人員不得入檔。