如何實現檔案管理的信息化

檔案是機關、團體和個人在社會活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表等形式和載體的歷史記錄。它是壹種信息資源，是信息和載體的統壹。但隨著文件冗余、存儲條件差、搜索利用率低、管理者知識單壹等問題的出現。解決這些問題的最佳途徑是實現檔案管理的信息化。如何才能實現檔案管理的信息化？筆者認為必須從三個方面入手:配備統壹管理設備、建立規範化管理機制、建設復合型管理團隊。壹是配備統壹管理設備，實現檔案部門計算機全覆蓋。為了給政府檔案館的發展提供快速、準確、完整的檔案信息，計算機為我們提供了壹個強有力的工具。利用計算機檔案管理系統可以實現:檔案的自動編目和檢索，檔案的自動全文存儲和檢索，檔案業務的管理，計算機輔助歸檔，檔案的自動標引，文件的綜合管理。因此，只有實現統壹型號規格的計算機全面覆蓋，才能為政府檔案管理的信息化提供硬件保障。使用大容量存儲托架。隨著政府檔案數量的增加，檔案部門面臨著沈重的庫房壓力，以及檔案自然老化和人為損壞的問題，這就需要使用大容量的檔案存儲載體。利用計算機磁盤存儲系統和光盤存儲系統，特別是光盤存儲系統，可以解決文件信息存儲難的問題。使用大容量存儲載體不僅可以減輕管理人員的工作量，還可以提高檔案工作的效率。二、建立規範的管理機制在檔案信息化建設過程中，為了明確相關責任，保證網絡和數據的安全運行，需要從實際出發，建立規範的管理機制。創新檔案管理制度。相關檔案管理部門應當根據《電子檔案歸檔管理辦法》的要求，制定與信息化建設相適應的檔案管理制度。壹是改進和完善檔案管理的業務流程和技術規範，細化電子檔案工作的環節和步驟；二是制定必要的安全措施，特別是對電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全和完整。統壹的文件管理標準。標準的標準化是檔案信息化建設的重要基礎之壹。檔案管理的標準化包括:檔案整理標準、統計標準、服務標準、技術標準等。這是衡量工作效率的標準。沒有這些標準，檔案數據庫中的信息資源就無法建立；如果相關檔案部門不按照統壹的標準去做，各有各的壹套，自成體系，那麽檔案信息網絡就不會暢通，資源共享就難以實現。第三，建設復合型管理團隊，提高檔案管理人員的信息意識。信息時代文獻的自動登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網絡傳輸和安全利用都是在計算機上實現的。這就要求檔案工作者不僅要熟悉電子檔案的特點和電子檔案規範化管理的全過程，還要掌握計算機系統和網絡安全防護的知識，確保檔案信息的完整和安全。檔案工作者也要立足本職工作，強化自我學習意識，積極參加信息教育培訓，不斷更新專業知識，提高業務素質和工作水平。提高檔案管理人員的信息工作技能。為了盡快實現傳統檔案管理模式向現代管理模式的轉變，政府部門要有計劃地對本系統的檔案管理人員進行信息技術技能培訓，內容涵蓋計算機、網絡、信息工程等方面的知識。有關檔案管理部門也要為檔案管理人員創造必要的條件，及時了解檔案的發展趨勢和現代科學技術在檔案工作中的應用，不斷提高工作技能。