本辦法所稱電子檔案遠程利用，是指檔案館通過電子政務網絡及其電子檔案遠程利用系統，為公民、法人或者其他組織提供檔案證明或者檔案參考資料的行為。
本辦法所稱電子印章，是指檔案館出具檔案證明時用於識別檔案身份、表明內容與檔案原件相同的電子數據。第四條市檔案部門負責本市行政區域內電子檔案遠程利用的管理，依法履行下列職責:
(壹)統壹配置電子檔案遠程利用系統；
(二)建立健全電子檔案遠程利用的數據庫管理規範和相關制度；
(三)確認加入電子檔案遠程使用系統的單位，確定使用權，發放電子印章；
(四)開展電子檔案的遠程利用和推廣等相關工作。
縣(市)區檔案部門應當協助市檔案部門做好相關工作。第五條檔案館在遠程利用電子檔案時，應當依法做好以下工作:
(壹)配備專用電子檔案遠程利用設備，並定期維護；
(二)加強電子檔案數據庫建設，及時儲備電子檔案資源；
(三)保證上傳和提供的電子文件真實、完整、準確；
(四)電子檔案開放和遠程利用的範圍、說明和程序；
(五)查閱、登記檔案使用者的相關信息，並為其提供服務；
(六)其他電子檔案遠程利用服務。第六條發展改革、工業和信息化等部門應當按照各自職責，做好電子文件遠程利用工作。第七條市、縣(市)區人民政府應當將檔案館建設納入同級國民經濟和社會發展規劃，並將電子檔案遠程利用納入同級政府信息化規劃。第八條鼓勵專門檔案館與國家機關、企事業單位、社會團體連接電子政務網絡，加入電子檔案遠程利用系統，* * *共建，* * *共享電子檔案資源。第九條向檔案館移交檔案的單位，應當按照國家檔案行業標準做好電子文件的歸檔和移交工作。第十條檔案館應當按照市檔案部門的要求提交檔案認證專用章印模，由市檔案部門統壹制作和發放電子印章。
電子印章因損壞、失密等原因無法使用的，檔案館應當及時向市檔案部門申請更換。第十壹條檔案館及其工作人員應當按照使用權及其操作程序開展電子檔案的遠程利用。不得泄露電子檔案遠程利用系統的密鑰和密碼。第十二條檔案館應當按照市檔案部門的要求，簽訂電子檔案遠程利用協議，明確電子檔案遠程利用中的權利和義務。第十三條檔案使用者可憑身份證、介紹信等有效證件到就近檔案館遠程利用電子檔案，或通過電話、網上預約。第十四條檔案館應當為檔案使用者免費提供電子檔案遠程利用服務。
檔案館在收到檔案利用者提出的遠程利用需求時，應當對檔案利用者的身份進行核對和登記，對符合利用要求的，應當及時提供查詢服務；對不符合利用條件的，應當告知並說明理由。第十五條檔案館可以利用的，應當及時向檔案使用者提供檔案證明或者檔案參考資料；沒有可用檔案的，應當當場答復，並為檔案使用者提供相關咨詢服務。第十六條檔案館電子檔案遠程利用系統出具的加蓋電子印章的檔案證明與原始檔案具有同等效力。第十七條檔案工作人員違反檔案管理規定，塗改、偽造檔案，或者擅自提供檔案的，由有關部門依法對相關責任人予以處分。第十八條應當向檔案館移交檔案的單位拒絕按照規定移交電子檔案的，對有關責任人員給予警告或者記過處分；情節嚴重的，給予記過或者降級處分；情節嚴重的，予以撤職。第十九條存儲在遠程電子文件利用系統中的紙質文件檔案數字副本的管理和利用，參照本辦法執行。第二十條本辦法自2014年9月5日起施行。