項目的早期評估需要三個項目:工作量、持續時間和預算。這三項,首先要評估工作量。當妳知道項目所需的工作量時,妳就可以分配決定項目持續時間的資源,然後妳就可以評估人力資源和非人力資源支出。使用以下過程來估計項目所需的總工作量:
1.確定評估所需的精確度。通常,評估的準確度越高,需要的細節和時間就越多。如果讓妳做壹個粗略的評估(-25%-+75%),妳也許能在更高的層面上用最少的細節快速完成工作。另壹方面,如果妳必須提供壹個準確的評估時間(≤10%),可能需要多壹點的時間和更多的細節來完成較低層次的工作。
2.對每項活動和整個項目的工作量進行初步評估。有許多技術可用於評估工作量,包括任務分解(工作分解結構)、專家意見、類比等。
3.是時候添加專用資源了。確保妳已經包括了兼職人員和專用資源所需的時間。例如,這個項目可能包括兼職人員、技術專家、法律人員、行政人員等。
4.考慮返工(可選)。在理想的世界中,所有交付的項目最初都是完美的,但是在現實世界中,通常不是這樣。不考慮返工的工作計劃可能更容易完成,因為它低估了所有已交付項目中涉及的工作量。
5.增加項目管理時間,這是成功的項目管理所必需的。壹般來說,項目管理增加了15%的工作量。比如壹個項目評估需要12000小時(7-8人),那麽就需要壹個全職的項目經理(1800小時)。如果壹個項目評估需要1000小時,那麽項目管理時間應該是150小時。
6.添加事故時間。偶然性用來反映評價的不確定性和風險性。如果要求妳做壹個不完全確定的評估,可能需要50%、75%甚至更多的時間來反映不確定性。如果妳之前做過很多次這個項目,妳的意外時間可能很小——可能只有5%。
7.計算包含所有細節的總工作量。
8.必要時再讀壹遍,做適當的修改。有時候當妳把項目的所有組成部分都加起來,評價會顯得明顯偏高或偏低。如果妳的評估似乎不正確,回頭看看妳的想法,調整妳的評估,以更好地反映現實。我把這種情況稱為妳的經理和贊助商的初始延遲。如果妳的資助人認為妳的評價太高,妳認為沒有理由反對他,那麽妳就應該在評價上多下功夫。確保妳的評估看起來合理,並準備好反擊那些反對的觀點。
9.記錄所有想法。妳永遠不會確切地知道壹個項目的所有細節,所以記錄妳所有的想法和評估是很重要的。
10.這種嚴格的評估方法,會幫助妳在可用的時間和資源下,盡可能做出準確的評估。