大型活動策劃與實施
大型活動策劃和實施是公關工作常用的技術手段。要有效地進行大型活動策劃與實施，首先要弄清楚幾個基本問題，例如：如何界定大型活動？哪些單位或在什麽樣的情況下使用大型活動？大型活動策劃有什麽技巧？策劃的程序、方法是怎樣的？這樣有利於我們把大型活動組織的更加完善。壹、大型活動的定義
大型活動是壹項有目的、有計劃、有步驟地組織眾多人參與的社會協調活動。這壹定義要把握三個重要概念：
第壹，大型活動要有鮮明的目的性。大型活動往往耗費很多資源，包括人力、物力。如壹個產品要進入壹個中心城市，恐怕要花數百萬元的傳播費用。我們最近在深圳為山西壹個公司做上市公關，費用開支達數百萬元。這樣大的花費，為什麽還要組織這樣的大型活動呢？當然是為了企業的傳播需要，為了吸引更多的人去購買他的股票，這是大型活動的目標。沒有目的而耗費資金做活動是不可能的，目的不鮮明也是不值得的。我們經常遇到這樣壹些廠家，看到人家公司慶典活動，他也要做慶典活動，而且要求活動更熱鬧，規模更大、規格更高，但不知為什麽,
在活動中要傳播什麽信息也不清楚，顯然沒有目的性。
第二，要有計劃性。凡事都應有計劃，大型活動更不例外，而且更要求有周密的計劃。
第三，眾多人參與是大型活動重要的概念。既然是大型活動，就應該有眾多的人參與，但並不是參與人數多就是大型活動。壹個單位有壹萬個職工，要開壹個全體大會，也是眾多人參與，妳能說這是大型活動嗎？大型活動和小型活動的根本區別不僅在於參與人的數量，而是在於活動的社會化程度。
二、大型活動的特點
1
、必須有鮮明的目的性。不是壹般的目的，而應該是圍繞整個組織機構的組織形象策略和近期公關目標而確立的目的。我們在壹些院校討論這個問題的時候，很多學生喜歡問：假如壹個機構的公關目標跟社會需求發生矛盾時，妳作為該機構的公關顧問，應該怎樣處理這個問題？其實這樣的問題非常簡單，壹個組織的形象只有永遠與社會協調同步，才有可能在社會環境中樹立起它的良好組織形象，如果靠欺騙的手法，即使壹時占領了銷售市場，或者說提高了市場占有率，但最終還是要退出這個市場的。
國內過去有這樣壹個案例：商場為了促銷，組織工作人員提著商品，在商場裏走來走去，這絕對不符合我們公關的職業道德，這是壹種欺騙行為，對樹立企業的良好形象絕沒有好處。因此，活動的目的性應該站在社會綜合的立場上，並不僅僅是站在我們某壹個企業的立場上。
2
、廣泛的社會傳播性。公關的大型活動本身就是壹個傳播媒體，其作用像壹個大眾傳播媒介，只不過這個傳播媒介在大型活動沒有組織之前是不發生傳播作用的，壹旦這個活動開展起來，就能產生良好的傳播效果，我們還應該註意到活動本身吸引了公眾與媒介的參與，因此，大型活動的信息是通過媒介或者是通過公眾傳播的，這是我們在策劃大型活動的過程中必須考慮到壹個很重要的特點。
3、嚴密的操作性。在組織大型活動的過程中，給我們成功與失敗的機會只有壹次。因為大型活動不同拍電影、電視，拍電影、電視能拍三、四組鏡頭，最後再重新編輯，但是策劃大型活動每壹次都是現場直播，壹旦出現失誤就無法彌補了。在這方面我們有壹個比較深刻的教訓。香港回歸以前，我們在廣州做過壹個穗、港、澳青年大聯歡活動，按原策劃準備在開幕式上進行三地青年代表交換三地旗幟的儀式，以示交往的開始，這個信息也早已在媒體上發布，結果到開會時，工作人員把交換的旗幟忘記帶到會場，再回去取為時已晚，會議只好臨時取消了這個儀式。那時候這是壹個非常敏感的時期，問題壹發生就受到媒介的關註，尤其是香港媒介，他們關心是不是政策發生了變化？由於工作人員的壹時疏忽造成了失誤是壹件非常遺憾的事情。在壹些個案中，因為舉辦大型活動而導致釀成傷亡事故是不少的，丹麥在
2000 年中舉辦了壹個音樂會，就變成了壹個 8 人死亡、 20
多人受傷的慘案。成都5月份因為施放廣告汽球，使
8架本應在成都降落的飛機在其他城市迫降。報紙上也經常有這方面的報道：某某個活動由於管理不善發生人員傷亡或重大財產損失，這個活動的策劃人員、組織人員或領導者因此被撤職或判刑。所以，大型活動的策劃與實施的周密性，絕對不能掉以輕心。
4、高投資性。壹個大型活動往往要投入的資金和費用都是比較大的，絕對不可能用很少的資金做出很大的活動。我們可以提倡壹個銅板掰成兩個甚至是多個來花的精神，但高投資是最基本的特點。如果不是特別的需要，壹般不要動輒使用大型活動的手段。
三、大型活動策劃
從程序上說，大型活動策劃和實施，要完全按照公關四步工作法的要求執行：
第壹、立項，就是要把活動作為壹個項目確定下來，這個活動要不要做？為什麽做？壹定要很清晰。
第二，進行調查和可行性研究。做調查，大家很清楚，不詳細闡述，但大型活動策劃調查有其特殊性，例如調查的內容：國家關於大型活動方面的政策和法規、公眾關註的熱點、歷史上同類個案的資訊、場地狀況和時間的選擇性，都是調查的內容。
可行性研究，是壹個十分重要的工作步驟。研究範圍包括大型活動的社會適應性，包括社會環境和目標公眾的適應性。財力適應性、效益的可行性。從效益的角度考慮，做這樣的活動是否有利於我們宣傳方面節省費用？如果我投放媒介做廣告，比做大型活動更有效，大型活動就不壹定做了。還有社會物質水平的適應性，大型活動需要動用許多社會物質，許多創意也需要物質的支持，因而需要策劃人員把握現代科研成果。最後壹個是應急能力的適應研究性，需要那些應變措施？如戶外活動要考慮天氣的情況，野外活動考慮更多的是安全設施問題，這些都是我們要進行可行性研究的範疇。
第三，提煉主題，進行創意。除了個人創意外，我們要特別強調群體創意的概念。我不贊成個人策劃大師的提法，當今的時代已經不像三國演義時代要有壹個諸葛孔明，靠壹個人拈指算出什麽妙計來，而是靠不同學科的組合群體策劃。所以中山大學請我給他們學生講策劃的時候，他們原來做案例作業是要求每個學生壹人做壹個整體的案例策劃書，我說能不能改壹改，變成以壹個小組的方式進行策劃？他們改了三年，效果很好。這不是泯滅個人的創意，集體創意的過程也始終貫穿著個人的創意過程，作為現代策劃，需要的是多個學科的綜合和集體的智慧，而不是某個大師的傑作。
第三，方案論證。方案不僅要有論證，而且要有科學的論證，方案論證通常使用定位式優選法，輪轉式優選法和優點移植法。
四、操作實施過程應註意的問題
1
、實施操作設計。從我個人工作經驗和研究的結果看，我們應該非常重視實施方案的操作設計。我們看到壹些單位組織的活動，甚至是專業機構承接的活動，都存在這樣的問題：創意很好，但是由於缺乏操作設計，在操作過程中出現很多問題，違背了原創精神或者沒有達到原創水平。所以，在原則方案確定以後，還要進壹步進行操作設計，操作設計必須包括比較準確的財務預算，因為很多單位做活動，預算做
100 萬，最後花了 160 萬，從現代管理考核這個活動，就不能說是成功的。
2
、辦理審批手續。有人覺得辦審批很繁瑣，怕麻煩。但在實際工作中，我們應該希望得到有關單位的審批。這裏給大家講壹個案例，廣州某單位曾做過壹個敬老活動，本來是很好的事情，找了很多贊助單位，包括壹個煙花廠贊助了煙花。當時雖然廣州還沒有規定在城市放煙花要經過審批，但在公眾場所進行活動必須經過審批。這個單位是壹個局級單位，他們認為有權在自己的場地上做敬老活動，就沒有向有關單位報批。活動辦得很熱鬧，有文藝節目演出，有很多贊助單位給老人送禮品，最後放煙花，但煙花壹放，遭到了公安機關的追究，為什麽？因為他沒有辦審批手續，也缺乏民航管理規範知識，在飛機航線上放煙花，無論如何都是違法的。
3、實施操作程序的管理。程序化管理是壹種科學的管理意識，只有程序化實施，才能有標準化、科學化管理，因而實施設計，重要的是設計出操作的規範程序。
4
、方案培訓。在大型活動裏，假如參與的工作人員不了解全局的策劃意圖，他們就不能為大型活動策略實施提供建設性的勞動，因而需要對工作人員進行方案培訓，只有知情才能出力。
5
、設計評估標準。壹個大型活動的評估應該有壹個準確的評估標準。現在很多方案做好以後，往往忽略做評估標準方案，包括我們的客戶很少要求我們做評估方案，更不願意付出費用，讓專業公司給他做評估報告。我覺得評估標準，應該在我們策劃的時候把它設計出來，這樣可以讓客戶在完成這個方案以後，根據設定的標準作出科學評估。
五、策劃的技巧 策劃的技巧很多，今天只討論兩種方法。
壹
是創造活動的“眼”，“眼”的概念是從文章的文眼、歌曲的歌眼中引伸出來的。我們上中學時讀過朱自清的散文《背影》，他用白描的手法寫出父親買橘子的壹段，是最具傳神的地方，這就是文眼。我們唱歌的朋友知道，有很多歌妳可能不會全部唱出，但是妳壹聽就能記下壹兩句，妳記下的就是最精彩之處，說明了這是最具有傳播性的地方，這就是歌眼所在。大型活動策劃同樣需要創造這樣壹個非常精彩的地方，要有高潮，要把這個環節設計得更有傳播性，這是大型活動創意的核心和關鍵。
二是應該有壹個比較能夠表達我們主題的氛圍設計，今天大家在大會會場看到大會主題形象宣傳板，很清晰，而且它有中英文，這些宣傳板帶出這次大會主題氛圍，也帶出了國際公***關系交流的概念，這是很用心思的策劃。我們應該重視通過場地的設計，氣氛的設計，把活動的主題氛圍帶出來，這點往往有很多人不太重視，他們只考慮某壹個活動環節上的創意，而忽略了場地上的創意。
在大型活動的策劃和實施過程中，還有很多技巧可以利用，只要我們不斷總結提高，就壹定能創作出更多、更有影響力的大型活動。
下面給妳壹個範本
第二屆“全國十大社會公益之星”
評選表彰活動方案
壹、活動的指導思想及意義：
為努力建設社會主義和諧社會，弘揚中華民族樂善好施、扶弱濟困的傳統美德，積極培育和營造 “興公益，澤社會”的良好社會風尚，在中央精神文明辦、中央綜合治理辦公室、中華全國總工會、***青團中央、中華全國婦女聯合會等部門的支持下，經國家民政部批準，由中國社會工作協會、中國紅十字會總會、中華慈善總會、中國老齡協會、中國殘疾人福利基金會、中華環境保護基金會、人民日報國內政治部等七家單位***同發起主辦，並聯合全國主流媒體協辦第二屆“全國十大社會公益之星”評選表彰活動（簡稱“公益之星”評選表彰活動）。通過活動的開展,進壹步加大對長期參與和從事社會公益活動的傑出人士的宣傳表彰力度,弘揚公益精神,樹立公益楷模,在全社會大力倡導“奉獻愛心,造福社會”的高尚之舉,推動和促進我國社會公益事業持續健康發展。
二、主辦單位：
中國社會工作協會
中國紅十字會總會
中華慈善總會
中國老齡協會
中國殘疾人福利基金會
中華環境保護基金會
人民日報國內政治部
三、承辦單位：中國社會工作協會社會公益工作委員會
四、協辦單位：中央及各省市主流媒體、各地支持公益事業的相關企業和傳媒公司等單位
五、活動時間：2005年5月—10月
六、活動範圍：全國範圍內
七、活動執行委員會及辦公室名單：詳見[關於第二屆“全國十大社會公益之星”評選
表彰活動的通告]文件。
八、相關媒體：全國各主流媒體和網站
九、活動主題詞：興公益 澤社會
十、評選對象：
長期以來利用個人的時間、資源、財力從事和參與社會公益活動，履行公民社會責任和義務，幫助社會困難人群、保護自然環境、支持公益事業並做出突出貢獻的人士。
十壹、評選標準：
1、以非政府人士的身份，主動承擔社會責任，履行社會義務，為國家和民族作出重大貢獻；
2、利用個人的時間、財力、物力和資源，長期參與和從事公益事業；
3、在公益事業上做出突出貢獻、具有壹定社會代表性；
4、在社會上受到群眾廣泛好評，並得到當地或社會認可。
十二、推薦辦法：
1、推薦形式：
①政府有關部門及社會團體推薦；
②全國和各省市主流媒體進行推薦；
③企事業單位推薦與自薦；
④個人推薦與自薦；
⑤首屆“全國十大社會公益之星”的提名獎及入圍獎獲得者可直接參選,但需補充2003年至2005年的事跡材料及相關資料。
2、推薦要求：
被推薦人士須將相關資料，通過信函、電子郵件等形式上報執委會辦公室。包括：
①填寫推薦表格壹式三份（表格下載www.zhongguogongyi.com)
②提供被推薦人士的有效證件復印件；
③提交2500字左右被推薦人士主要事跡材料並附電子版和四張照片；
④提供被推薦人士有關事跡的書面證明、證書、獎狀等原件的復印件；
⑤推薦材料報送截止日：2005年8月10日。
執委會通訊地址：北京市東城區大雅寶胡同1號梓峰大廈六層
中國社會工作協會社會公益工作委員會
郵 編：100730
電子郵箱：spw@zhongguogongyi.com
十三、評選程序：
1、由執委會辦公室將收集上來的材料進行審核、整理、推選出20名入圍者；
2、將20名入圍者事跡向社會公告公示、進行群眾投票；
3、由執委會評審組，進行無記名投票；
4、由專家組評審，進行無記名投票；
5、由執委會辦公室按公眾參與投票得分占總分的30%，執委會評審組評審
得分占總分的30%，執委會專家組評審得分占總分的40%，綜合統計得分，以排名前10位者為第二屆“全國十大社會公益之星”獲獎者。
十四、表彰數量：
1、第二屆“全國十大社會公益之星”獲獎者10名；
2、《榜樣公益》特別貢獻獎若幹名。
十五、表彰辦法：
1、將獲獎人士的公益事跡在全國主流媒體（有關的報刊、網站、電視臺等）進行深入、廣泛、持續的宣傳；
2、將獲獎人士的公益事跡編輯整理，設計出版《第二屆全國十大社會公益之星》宣傳畫冊；
3、召開表彰大會，由國家領導人、主辦單位領導等向第二屆“全國十大社會公益之星”獲獎人士頒發獎杯及獲獎證書；
4、獲獎人士與國家領導人、主辦單位領導、社會知名人士合影留念；
5、將獲獎者的公益事跡、表彰大會全程整理制作成光盤。
十六、 活動日程及安排：
（壹）2005年5月20日正式啟動第二屆“全國十大社會公益之星”評選表彰活動
1、召開執委會第壹次會議，研究相關事宜並審議、確定活動方案；
2、向社會公布第二屆“全國十大社會公益之星”評選表彰活動在全國正式啟動：
（1）向全國各主流媒體、網絡、省市企事業單位和社會團體及社會知名人士發送活動宣傳通稿、文函、傳真和電子郵件等（同時建立媒體合作宣傳平臺）；
（2）向所有會員單位及個人發送評選表彰活動資料。
（二）進行社會公眾和媒體推薦（時間：5月20日—8月10日）
1、在相關媒體和網站上向社會發布活動通告、評選辦法及推薦表格；
2、接受全國各主流媒體、政府相關部門、社會團體、行業協會、企事業單位及個人進行推薦與自薦。
（三）“全國十大社會公益之星”評選：（時間：8月11日— 9月15日）
1、由執委會辦公室對社會公眾推薦材料進行分類、整理、建檔，制定相
關統計表格；
2、由執委會辦公室對符合條件的被推薦人士事跡材料進行審核評選，綜合
審議推選出20名第二屆“全國十大社會公益之星”的候選者；
3、召開執委會會議，聽取辦公室所備選出的20名第二屆“全國十大社會
公益之星”的候選者名單、事跡材料及評選匯報。
4、將入圍第二屆“全國十大社會公益之星”20名候選者的公益事跡在相關媒體網站和中國社會工作協會社會公益工作委員會《簡報》及“中國公益人”網站進行公示和群眾投票；
5、將第二屆“全國十大社會公益之星” 20名候選者事跡材料送交執委會評審組成員和執委會專家組成員，在公眾投票基礎上召開評審會議，對候選人士進行評審，實行無記名投票方式評選第二屆“全國十大社會公益之星”獲獎者；
6、由執委會辦公室按公眾參與投票得分占總分的30%，執委會評審組評審得分占總分的30%，執委會專家組評審得分占總分的40%，綜合統計得分，以排名前10位者為第二屆“全國十大社會公益之星”獲獎者。
（四）確定“全國十大社會公益之星”（時間：9月16日—9月30日）
1、召開執委會會議，審議和批準第二屆“全國十大社會公益之星” 獲獎人士的評選結果；
2、將獲獎人士的事跡編輯整理，設計出版《第二屆全國十大社會公益之星》宣傳畫冊；
3、組織相關人員撰寫和搜集第二屆“全國十大社會公益之星”獲獎人士公益事跡專題材料，在相關媒體、網站進行重點宣傳；
4、組織設計本次活動各獎項的獎杯、獎牌、證書，報執委會審定後制作。
（五）表彰與頒獎（時間:10月8日——10月28日）
1、向全國各主流媒體發送活動宣傳通稿，通過全國各大主流媒體向社會公布第二屆“全國十大社會公益之星”評選結果揭曉；
2、在《人民日報》作第二屆“全國十大社會公益之星”事跡介紹專版宣傳，同時將獲獎人士公益事跡通過其它相關媒體進行深入廣泛宣傳；
3、組織落實頒獎典禮的前期準備工作；
4、召開第二屆“全國十大社會公益之星”表彰頒獎典禮大會：10月28
日上午在北京人民大會堂或其它合適場所舉行。由國家領導人，主辦單位領導向第二屆“全國十大社會公益之星”獲獎人士頒獎。
頒獎包括：1、第二屆“全國十大社會公益之星”獲獎者10名；
2、《榜樣公益》特別貢獻獎（視評選結果而定）。
（六）後續宣傳（10月29日—12月31日）
1、整理制作第二屆“全國十大社會公益之星”表彰頒獎典禮的光盤；
2、將表彰頒獎典禮的有關內容在主流媒體上刊登或播放，向社會廣泛宣傳；
3、繼續在相關媒體做第二屆“全國十大社會公益之星”獲獎人士事跡
的深度宣傳；
4、視情況與各地學校、社區、各企業聯系，舉辦“公益之星”報告會。
十七、執委會辦公室聯系方式：
通訊地址：北京市東城區大雅寶胡同1號梓峰大廈六層
中國社會工作協會社會公益工作委員會
郵 編：100730
聯 系 人：胡理巨 王國宇
電 話：010-65591490、010-65590157
傳 真：010-65597146
電子郵箱：spw@zhongguogongyi.com
網 站：www.zhongguogongyi.com
中國社會工作協會社會公益工作委員會
2005 年5月18日