1、物業服務企業根據維修和更新、改造項目提出使用建議；沒有物業服務企業的，由相關業主提出使用建議；
2、住宅專項維修資金列支範圍內專有部分占建築物總面積三分之二以上的業主且占總人數三分之二以上的業主討論通過使用建議；
3、物業服務企業或者相關業主組織實施使用方案；
4、物業服務企業或者相關業主持有關材料，向所在地直轄市、市、縣人民政府建設主管部門申請列支；E建設主管部門審核同意後，向專戶管理銀行發出劃轉住宅專項維修資金的通知；
5、專戶管理銀行將所需住宅專項維修資金劃轉至維修單位。
四項費用不得從住宅專項維修資金中列支：
1、依法應當由建設單位或者施工單位承擔的住宅***用部位、***用設施設備的維修、更新和改造費用；
2、依法應當由相關單位承擔的供水、供電、供氣、供熱、通信、有線電視等管線和設施設備的維修、養護費用；
3、應當由當事人承擔的因人為損壞住宅***用部位、***用設施設備所需的修復費用；
4、根據物業服務合同約定，應當由物業服務企業承擔的住宅***用部位、***用設施設備的維修和養護費用。
綜上所述：管理居住區維修基金的最佳實踐涉及確保資金用途合法合規，制定透明的使用程序，並建立有效的監督機制。建立合理的維修基金儲備，以保障小區長期維護需求。這些實踐有助於確保維修基金的合理使用，維護小區的長期利益。
法律依據：
《住宅專項維修資金管理辦法》
第七條
商品住宅的業主、非住宅的業主按照所擁有物業的建築面積交存住宅專項維修資金，每平方米建築面積交存首期住宅專項維修資金的數額為當地住宅建築安裝工程每平方米造價的5%至8%。直轄市、市、縣人民政府建設（房地產）主管部門應當根據本地區情況，合理確定、公布每平方米建築面積交存首期住宅專項維修資金的數額，並適時調整。