1，規格
這壹步包括采購部門和項目經理之間的溝通，以及項目實施所需采購項目清單的制定和批準。部門必須向外部供應商指定批準的項目。
2.選擇
項目采購流程的這壹步要求各部門尋找能夠根據規範采購必要項目的潛在供應商。因此，各部門需要制定供應商選擇標準，其中可能包括交付、服務質量、成本和零件性能等措施。
3.簽合同
該部門必須就交貨日期和付款條件與供應商溝通，以確保訂購的物品在規定的項目預算內“按時”交貨，所有條件都應列在采購合同中。此外，詳細的交貨時間表應與買方協商，並由采購部門批準。
4.控制
采購管理流程的成功取決於采購部門如何控制交付和付款流程。通過安排與供應商的定期會議，跟蹤交貨進度，根據批準的產品規格審查訂購的物品，並對采購合同進行必要的修訂，該部可以控制流程，確保順利完成。
第五步:測量
項目采購管理過程的最後壹步是指使用壹套績效指標和措施來評價整個過程的有效性和成功率。項目經理需要建立這樣的系統，采購部需要用它來度量過程，可以召開專門的會議和研討會來檢查KPI、分階段交付的中間結果、采購人員的表現、產品規格的符合性、與供應商的溝通等。如果發現任何偏差或差距，部門應通知項目經理，並對采購計劃進行必要的修改。