文字簡潔明了
要註意文字簡潔明了，語言運用得當。無論是平行機關還是無隸屬關系的隨筆，都要註意語氣的平和禮貌，不要借勢壓迫或強迫他人，也不必阿諛奉承，彬彬有禮。
及時性問題
信件也有時效性的問題，尤其是回復要迅速及時。像其他公文壹樣，及時處理信件，保證公務活動的正常進行。
嚴格遵循公文格式
要嚴格按照公文格式寫“信”。
內容具體而集中。
“信”的內容必須專壹、集中。壹般來說，壹封闡明壹個問題或壹件事的信是可取的。
內容真實準確。
信的內容必須真實準確。
面向演示的
“函”的寫作主要是以陳述為主，只要把協商的工作、詢問的問題、回答的問題都寫清楚，報有關主管部門批準。
簡單真誠的語言
發“信”是問對方，或商量工作，或提出問題，或請求批準。所以“信”的語言要求樸實，語氣誠懇，態度謙和。
結尾習語
信末常用“請立即回復”、“特此”、“此復”等成語，但有時也不用。