壹、內容:首先要有誠意和尊重。讓客戶知道妳的真誠和對他的尊重。接受對方的意見、建議等。壹般不會給對方帶來不快，但是當妳拒絕的時候，必然會讓對方不開心。所以這時候寫郵件，語言壹定要委婉含蓄，壹定要表達出對對方的尊重，讓對方知道妳的拒絕是合理的。
其次，郵件回復要實事求是，不能有欺詐行為。誰都不是傻子，第壹次可能會被騙，但是第二次第三次呢？既然是買賣行為，壹般不是“壹錘子買賣”，大家都想留住客戶。所以回復客戶的時候，要說壹不二，不要耍賴。——欺騙無異於自殺！
第二，在形式上，妳要符合信的格式，表現出妳應有的素質。除非是緊急情況，否則不要隨便。其實郵件回復的隨意可能就是客戶判斷妳也很隨意的依據。
另外，在語言表達上，要對對方多使用恭敬的詞語，對自己多使用謙詞。