首先，信頭部分
在“收件人”和“發件人”欄中分別填寫收件人和發件人的電子郵件地址。如果您需要向他人發送副本，只需在“抄送”欄中填寫電子郵件地址。
主題是很重要的部分，內容要簡單扼要，避免歧義。您可以將格式中實詞的第壹個字母大寫，如“申請信”。
第二，信的正文。
主體部分可以分為:標題，(問候語)，開頭，正文，結尾。
第三，結束語&；簽名
正式用法:
真誠地
鮑勃·格林
或者
妳真誠的，
鮑勃·格林
或者
妳真誠的，
鮑勃·格林
如果知道對方的名字，可以用Dear+Mr/Mrs/Miss/Ms+對方的姓，後面加壹個逗號，比如親愛的史密斯先生。如果對方是好朋友，也可以用對方的名字，比如親愛的鮑勃。如果妳不知道對方的名字，妳可以用whoit可能有關。親愛的先生或女士等。被用作稱謂。