理由:先介紹現狀，然後下壹步要達到什麽目的，再提出需要問什麽，最後提出的內容能達到提出的目的。如有附件，請註明XXXX。附上的是附件。
第壹行留白兩個字，短的不要分段簽:如果不是，請批示。第壹行留兩個字符空白，然後向右輸入下壹行，寫上日期和申請人或單位的日期。必要的話，用附件寫漢字。
作為壹個公文聯系人，延伸材料要熟悉各方面的情況，在接受咨詢時能夠回答清楚，說話清楚。但在實際工作中，壹些留在公文中的聯系人是參與公文某壹方面的幹部，他們對公文的整體情況並沒有完整的把握和深刻的了解。更何況留下的聯系人是單位負責文件打印的員工，根本無法回答問題。
針對上述情況，有條件的要留兩個聯系人，前者是承辦部門主要負責同誌，後者是具體承辦人員。這樣如果遇到問題，可以根據情況聯系，避免承包商反復要求造成時間和進度的延誤。而且可以防止因為壹個同誌接觸不良而影響公文運轉。