通常用某種貨幣單位(如美元、歐元、日元等)進行成本估算,但有時也可采用其他計量單位,如人時數或人天數,以消除通貨膨脹的影響,便於成本比較。
在項目過程中,應該隨著更詳細信息的呈現和假設條件的驗證,對成本估算進行審查和優化。在項目生命周期中,項目估算的準確性亦將隨著項目的進展而逐步提高。例如,在啟動階段可得出 項目的粗略量級估算(Rough Order of Magnitude,ROM),其區間為 ?25% 到 +75%;之後,隨著信息越來越詳細,確定性估算的區間可縮小至 ?5% 到 +10%。某些組織已經制定出相應的指南,規定何時進行優化,以及每次優化所要達到的置信度或準確度。
進行成本估算,應該考慮將向項目收費的全部資源,包括(但不限於)人工、材料、設備、服務、設施,以及壹些特殊的成本種類,如通貨膨脹補貼、融資成本或應急成本。成本估算可在活動層級呈現,也可以匯總形式呈現。