1，了解客人的基本情況，以及到達的日期和地點；
2、根據客戶的具體情況確定接待規格；
3、根據客戶的意向和實際情況，制定接待日程；
4.為特定接待人員安排住宿、接待車輛和用餐；
5.安排相關領導或接待員到車站、機場迎接客戶；
6、明確商務會議的基本情況；
7.現場安排相關人員處理接待過程中的突發事件。
商務接待禮儀
接待人員應得體、大方、口齒伶俐，具有壹定的文化素養，並接受過禮儀、形體、語言、服裝等方面的專門培訓。
接待人員的著裝要整潔、端莊、得體、優雅；女性應避免佩戴過於誇張或妨礙工作的配飾，化妝時盡量不動聲色。
如果來訪者是事先約定的重要客人，則應根據來訪者的地位和身份確定相應的接待規格和程序。在辦公室接待普通訪客時，要註意少說多聽。最好不要和桌子對面的人說話。對來訪者反映的問題應做簡要記錄。