1，標題
信函標題壹般由簽發機關、理由和語言組成，有時也可以只由理由和語言組成。
2.文本
開篇說明寫作的原因、背景和依據。
壹般來說，信函的開頭或說明是根據上級的有關指示精神，或簡要敘述本地區、本單位的實際需要、疑惑和困難。
在回信的開頭，會引用對方通信的標題和文號，有的回信還會簡要描述信件的主題，與回信的寫法基本壹致。然後，有的回復引出主題，即回復意見，形式為“現將有關問題回答如下”。
3.例如:
通知信
尊敬的:
感謝妳方3月10日的來信，因此我們強調了我方816號訂單交貨的重要性，並盡壹切努力在4月30日前交貨。
雖然貨物已經裝運，但我們沒有收到妳方的任何信息，所以我們別無選擇，只能取消這個訂單。因為我們的客戶堅持要交貨日期，這樣做真的很可惜。
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