1，立即回復:盡快回復客戶，說明妳認真對待客戶的反饋，盡最大努力通過溝通解決問題。
2.提供道歉和解決方案:向客戶道歉，主動解決問題。回復的時候可以用下面的話:“非常抱歉”、“我們會盡力解決問題”、“請告訴我細節，我會和妳壹起尋找最佳解決方案”。
3.禮貌:回復的時候要禮貌有禮貌，避免使用過於消極或負面的語言。
4.真誠的態度:真誠親切的態度，從而消除客戶的不滿和糾紛。
5.發感謝信:稍後請客戶確認，註意投訴是否處理解決。如果已經辦理，可以發感謝信讓客戶及時確認。