職工本人提供身份證、戶口本原件及復印件，向勞動保障部門申請檔案更換備案。員工所在單位或員工個人到員工原招聘部門、市檔案館、用人單位屬地檔案館或其他相關部門查找、復制以下員工檔案要素:工齡確認表、工資檢查卡、勞動合同、招聘手續等。上述材料的復印件必須加蓋歸檔單位的公章方為有效。
職工檔案要素不能齊全的，由同級勞動保障行政部門根據社會保障基礎信息中記載的信息出具證明。職工檔案更換實行勞動保障管理權限屬地化原則，即經同級勞動保障行政部門審核，材料齊全、內容真實的，由同級勞動保障行政部門出具勞動關系確認書。