1.收件人:正確填寫收件人的電子郵件地址,確保郵件能夠準確送達目標收件人。
2.主題:簡要概括郵件的主旨,以便收件人快速識別郵件內容,提高郵件處理效率。
3.內容有條理有禮貌:郵件正文要結構嚴謹,邏輯清晰,段落間過渡自然。開頭要有恰當的問候語,文字內容要客觀公正,措辭要有禮貌。
4.完整簽名:郵件正文後,註明發件人姓名、職務、聯系方式、日期,以便收件人了解郵件來源,及時反饋。
5.信息提煉:郵件正文要簡潔,避免冗長和不必要的描述,確保重要內容突出,通俗易懂。對於長的或者復雜的郵件,可以使用項目編號、標題等方法進行細分,提取核心信息。