1.單位與員工簽訂勞動合同；
2.單位將勞動合同送勞動局鑒證，加蓋勞動局“鑒證專用章”；
3.單位應向社會保險機構提供職工身份證和經認證的勞動合同復印件，辦理參保手續。
公司招聘員工時，應先提取並審核檔案，然後簽訂勞動合同，檔案由公司保管；非正規員工檔案根本不理會。雙方就招聘/應聘條件達成壹致的，可以簽訂勞動合同，單位不保留檔案。
辦理社會保險，只需要提交員工的身份證復印件和勞動合同，不需要提供員工的人事檔案。
江蘇實行的是就業證制度，上海實行的是勞動手冊制度，各地政策會有所不同。建議您撥打當地社保電話“12333”進行咨詢，這樣更符合實際情況。