事業單位應加強對檔案管理人員專業素質的培養，檔案管理人員應具備壹定的計算機、軟硬件技術知識，能夠對信息化後的檔案進行有效管理。
關於事業單位檔案管理信息化建設的思考——1論文摘要:
21世紀是壹個信息時代，傳統的檔案管理模式已經不能適應現代社會的快速發展。中國的檔案管理正面臨著壹場巨大的變革。計算機網絡技術的普及為我國檔案管理水平的提高提供了機遇，但也帶來了挑戰。目前，我國檔案管理過程中存在諸多問題，嚴重阻礙了單位檔案管理信息化建設。本文分析了我國檔案管理的現狀以及如何進壹步發展檔案管理。
關鍵詞:
公共機構；檔案管理；信息化建設
信息技術的快速發展給事業單位檔案管理帶來了機遇和挑戰。傳統的基於紙質和手工錄入的檔案管理已經不能滿足現代社會的要求。我國的檔案管理只有轉型，才能適應事業單位實際發展的需要，才能發揮更大的作用。在我國檔案界，很多人已經開始探索實現檔案管理信息化的有效途徑，真正實現這壹目標任重道遠。
壹、事業單位檔案管理現狀分析
隨著全球信息化的快速發展，大多數機構都開始了檔案管理信息化的建設，但效果並不明顯，在建設的道路上遇到了很多障礙。首先，事業單位的檔案管理沒有得到應有的重視。檔案管理在事業單位的運行中發揮著不可替代的作用。檔案的定期整理使事業單位的工作變得清晰，同時也提高了資源的享用性。然而，許多檔案的使用者或事業單位的領導對檔案管理沒有清晰的認識，忽視了本單位檔案管理的建設。資金投入太少，無法提高檔案管理的軟硬件水平，檔案管理人員的素質和能力太低。其次，我國檔案信息資源開發有限，有效供給嚴重不足，信息資源收集加工過程中重復勞動過多。目前，我國檔案開放比例很低，數據庫容量小，龐大的信息資源沒有得到有效利用。最後，缺乏符合事業單位檔案管理要求的系統，軟硬件設備無法滿足事業單位大量檔案信息的要求。
二、事業單位檔案管理信息化建設模式
目前，我國事業單位檔案管理存在諸多問題，這是正常的，但我們不應忽視問題的存在，而應具體問題具體分析，再加以解決。為了更好地適應信息社會的發展，事業單位檔案管理部門應及時找到問題的根源並加以解決，以滿足檔案信息用戶的要求。
1.建立有效和安全的文件管理系統
檔案的作用是為企事業單位提供方便、快捷、完善的信息資源，為檔案使用者提供最好的服務，很多檔案是本單位的秘密文件，因此要制定有效、安全的檔案管理制度，確保檔案安全，消除虛假信息隱患。檔案部門要加大內外網的檢測力度，嚴格控制網上的檔案。同時，檔案使用者應及時反饋其使用情況，檔案管理者也應借鑒檔案使用者的意見和建議，進壹步完善事業單位檔案管理。
2.加大檔案管理軟硬件設施建設。
傳統檔案多為紙質材料，給檔案的收集、保管和保護帶來了極大的不便。同時，信息技術的發展使得大量數據可以通過電子輸入的方式存儲，減少了文件存儲所需的空間，簡化了對文件排列和存儲環境的要求。這就要求機構要有壹整套功能全面、操作簡便的軟硬件設備。
3.加強事業單位檔案管理人員的職業素質培訓。
由於信息化對事業單位檔案管理的滲透，檔案管理的方式發生了很大的變化，管理的範圍也擴大了，因此對檔案管理人員的能力要求也有了壹定程度的提高。事業單位應加強對檔案管理人員專業素質的培養，檔案管理人員應具備壹定的計算機、軟硬件技術知識，能夠對信息化後的檔案進行有效管理。事業單位要註意提高檔案管理人員對工作的重視程度，同時考核檔案管理人員的專業能力。
三、事業單位檔案管理信息化建設的意義
1.文件管理變得簡單。
由於傳統的檔案主要是紙質材料，紙張容易變脆老化，材料的收集、整理、保管和保護的過程過於龐大。信息化以後，檔案大多是寫的。管理人員可以通過建立電子網絡平臺和電子輸入來收集和整理檔案，信息占用的空間變小，便於存儲和管理。同時文件管理變得簡單易行，只需要系統定期維護即可。
2.文件用戶使用起來更方便。
過去，文件的使用需要文件使用者從大量的數據中搜索，工作量巨大，很難找到自己需要的東西。檔案信息化後，檔案的使用者通過網絡輸入關鍵詞，就可以從大量的資料中找到自己要找的東西，同時用戶也不必親自去檔案館查找，提高了檔案信息的遠程傳輸，大大提高了管理和辦公的效率。
第四，總結
隨著信息技術的全面發展，傳統的檔案管理已經不能滿足社會對檔案管理的要求。只有改革檔案管理，改變檔案管理模式，才能形成高效便捷的檔案信息管理。然而，中國的檔案管理仍處於探索階段，與其他國家仍有很大差距，不能滿足公眾的需求。因此，需要機構加強對檔案管理的改進，同時需要計算機軟硬件公司設計和制作專業有效的檔案管理系統。
參考資料:
【1】朱慧紅。淺談事業單位檔案管理信息化的建設與發展[J].大科技. 2015。(4): 5-5,6.
[2]蘇·。提高事業單位檔案管理信息化建設的方法與策略[J].東方企業文化. 2013。(16): 128-128,129.
[3]博。事業單位檔案管理信息化建設策略研究[J].現代企業教育. 2014。(14): 71-71.
事業單位檔案管理信息化建設的思考2摘要
信息技術實現了事業單位檔案的數字化管理，為事業單位檔案管理提供了諸多便利。信息技術的應用也為事業單位檔案管理創造了新的環境，面臨新的問題。事業單位應結合檔案管理信息化的特點，總結信息技術帶來的影響，制定有針對性的對策，提高檔案管理信息化建設水平。
關鍵字
公共機構；檔案管理；信息化建設
介紹
隨著檔案管理工作量的不斷增加，傳統檔案管理的弊端不斷顯現，信息技術為事業單位檔案管理提供了技術支持。信息技術使事業單位的檔案管理由紙質向數字化轉變，提高了檔案管理的效率。然而，檔案管理的信息化是以信息技術為支撐的，檔案管理面臨著內外部的威脅。檔案管理也在朝著復雜化、多樣化和個性化的趨勢發展，事業單位的檔案管理也暴露出新的問題。
首先，分析了事業單位檔案管理信息化的現狀
隨著計算機技術的普及和信息技術的發展，事業單位檔案管理設施日趨完備，為檔案管理向規範化、科學化方向發展奠定了技術基礎。然而，我國事業單位檔案管理仍存在諸多問題。
投資不足
檔案管理信息化建設是壹項系統而長期的工程。檔案管理系統需要隨著信息技術的不斷更新而不斷完善。事業單位還需要保證長期的資金投入，及時更新信息系統的軟硬件設備，減少系統漏洞，保證檔案管理系統的安全。然而，許多機構對檔案管理的信息化建設缺乏科學的認識，不願意投入大量資金建設檔案信息系統，導致系統軟件和設備長期無法更新，信息設備和技術不完善，限制了信息技術在檔案管理中的作用。檔案管理系統面臨著許多威脅。
(2)人事問題
檔案管理信息化包括很多先進的技術，檔案管理也要有專門的技術人員來處理。但很多機構認為，檔案管理的信息化只是紙質檔案向電子檔案的轉化，管理人員只需要掌握基本的電腦操作技能即可。所以大部分機構的檔案管理人員，大多都是自顧不暇，對傳統檔案管理經驗豐富。這類管理者雖然具有優秀的檔案管理能力，但信息技術操作能力不足，不能滿足檔案信息管理的需要。如果運用信息技術管理檔案的能力不高，就會影響檔案的收集和保管，進而影響檔案的準確性，使信息技術在事業單位檔案管理中難以發展。另外，信息檔案管理系統需要日常維護，對管理人員的計算機能力要求較高。
(三)檔案信息化建設缺乏針對性
檔案管理信息化建設是壹項專業性很強的工作，需要根據事業單位的情況，保證檔案管理系統發揮作用。但是，壹些機構忽視了檔案管理信息化建設的特殊性，按照“拿來主義”的原則，將其他部門的檔案管理方法套用到自己的檔案管理信息化建設中，導致針對性不強，資源浪費。這對檔案管理的信息化建設產生了負面影響，影響了檔案管理信息系統的作用。
(四)檔案信息管理存在諸多漏洞。
由於檔案管理信息系統建設和維護中存在的問題，事業單位檔案管理信息化程度低，不熟悉檔案信息化操作的各種方法和流程，檔案管理操作容易出現差錯，導致檔案損毀和數據丟失。
二。加強事業單位檔案管理信息化建設的對策
(壹)轉變觀念
事業單位領導和工作人員需要正確認識檔案管理信息系統的地位和作用，重視信息系統的建設和投入，引進現代化管理設備，完善信息系統的軟硬件設施，確保檔案管理設備齊全、充足，滿足信息化管理檔案工作的要求。按照科學有序的原則，存放不同類別、不同載體的檔案，方便日常查找和使用，保證即使在緊急情況下搶救檔案。建立全文數據庫和多媒體數據庫，有條件的機構還應建立規範的電子檔案受理系統，便於各類檔案的數字化錄入和管理，也便於機構電子化查詢檔案全文信息，提供信息系統的服務效率和質量。
(二)提高管理者的專業素質
對於檔案管理的信息化建設來說，提高管理人員的業務素質對促進檔案管理的信息化建設具有重要作用。首先，著力提高管理人員的計算機水平、信息管理檔案的工作技能和綜合素質，培養符合實際工作需要的人才。事業單位也需要從思想上重視檔案管理，樹立信息化檔案管理的意識，讓全體員工重視信息化檔案管理以及信息化檔案管理的註意事項。最後，加強檔案管理人員的專業能力考核，建立科學的績效考核體系，激發工作人員的自我提升意識，積極提升技能，使個人能力滿足崗位要求和本單位檔案管理信息化建設的要求。
(三)加強檔案管理信息系統軟件的開發
對於檔案管理信息系統的盲目應用，需要開發和完善檔案管理所需的硬件設備，同時開發適合本機構檔案管理的應用軟件，相互配合。例如，如果制定符合本單位發展的檔案管理信息化總體規劃，結合本單位實際信息需求，構建符合本單位檔案管理需求的管理模式，將提高檔案管理系統的靈活性和可擴展性，使檔案管理信息系統能夠根據本單位檔案管理需求的變化進行調整。
(四)開發檔案信息管理系統。
檔案管理信息化建設不僅是資金和人才的投入，還需要建立壹套符合本單位的信息化管理制度和流程，按照流程對檔案管理進行規範和控制。如果各部門日常工作流程中涉及的信息和文件差異較大，機構可根據工作需要要求各部門建立不同的信息資源庫，以方便部門內文件和信息的快速共享和流通，工作人員可根據需要快速查詢獲取目標文件，提高檔案管理系統的針對性和實用性。科學有效的管理制度和操作流程，減少操作失誤，避免因文件損壞造成的文件丟失。
第三，結論
事業單位需要充分利用信息技術，抓住信息技術給檔案管理帶來的便利，積極推進檔案管理信息化建設。同時，事業單位也需要充分認識信息技術給檔案管理帶來的問題和信息技術應用於檔案管理產生的新問題，從軟硬件設備、人員、管理制度等方面分析檔案管理信息化建設存在的問題，結合本單位完善的檔案管理信息化建設，充分發揮信息技術在檔案管理中的作用。
參考
楊鑫。淺談事業單位檔案管理信息化的建設與發展[J].科技創新與應用，2013，03:290。
[2]蘇·。提高事業單位檔案管理信息化建設的方法與策略[J].東方企業文化，2013，16: 128-129。
[3]張曉唯。事業單位檔案管理信息化建設中的問題及對策[J].科技傳播，2015，21: 142-143。
；