改革開放以來，我國建築業發展迅速，同時也形成了大量的行業資料，即工程檔案。建設工程檔案是在建設活動中形成的具有保存價值的原始的、現實的記錄和真實的反映。記錄建築物、構築物地下管線鋪設等建設活動，是投資規劃、設計、施工、使用、維護、改建、擴建等建設項目管理活動中形成的檔案文件。在對建設項目的質量、總體成本和工期進行管理的同時，建設項目檔案管理作為建設項目管理的壹部分，直接關系到項目的質量，影響企業的經濟效益。如何有序地管理建設項目檔案，不僅是項目本身的需要，也是檔案部門的要求。
壹、建設工程檔案的內容
1.全面的文檔。主要包括上級的批準文件；計劃任務書；工程地質、水文、氣象、地震等文件；征地拆遷安置等文件；項目計劃和初步設計文件；規劃、消防、環保、衛生等政府部門的批準文件；工程施工、監理招標文件及相關合同、協議；工程竣工驗收和質量鑒定文件；工程竣工結算及其審計報告等文件；與工程相關的照片、視頻、錄音、光盤等。
2.土建工程及水、電、設備安裝工程施工文件。主要包括開/竣工報告；圖紙會審、設計變更、技術交底記錄和材料代用單等文件和資料；項目施工組織設計；監理規劃、監理細則、監理月報和工程會議紀要等。；原材料、零部件、半成品和成品的質量證明文件或檢驗數據；混凝土和砂漿的配合比和試驗報告；隱蔽工程驗收記錄；沈降、拉拔、變形觀測記錄；工程質量檢驗和評定文件及資料；記錄和處理工程質量事故的文件和資料；施工技術總結等。
3.竣工圖等。主要包括總平面竣工圖；室外管線竣工圖；建設工程竣工圖；裝飾工程竣工圖；結構工程竣工圖；給排水工程竣工圖；強電和弱電工程竣工圖；通風空調工程及其他特殊專業工程的竣工圖。
二、建設工程檔案的特點
1.單身獨立。即單個工程竣工文件的完整性。這是工程檔案最突出、最重要的特點。
2.真實性。項目檔案是項目實體的鏡子般的真實寫照。由於工程檔案材料是與工程建設同步形成的，是工程立項、施工、竣工過程的原始記錄，與工程實體完全壹致，所以工程質量標準可以單獨從檔案材料中總結出來，是建設工程質量監督部門竣工驗收的重要依據。
3.實用性。工程檔案是工程最原始的記錄，所以有很大的使用價值，也就是實用性。通過檔案，可以全面評估項目的建設工作，檢查項目是否符合設計要求。
3.1綜合單據。主要包括上級的批準文件；計劃任務書；工程地質、水文、氣象、地震等文件；征地拆遷安置等文件；項目計劃和初步設計文件；規劃、消防、環保、衛生等政府部門的批準文件；工程施工、監理招標文件及相關合同、協議；工程竣工驗收和質量鑒定文件；工程竣工結算及其審計報告等文件；與工程相關的照片、視頻、錄音、光盤等。
3.2土建工程及水、電、設備安裝工程施工文件。主要包括開/竣工報告；圖紙會審、設計變更、技術交底記錄和材料代用單等文件和資料；項目施工組織設計；監理規劃、監理細則、監理月報和工程會議紀要等。；原材料、零部件、半成品和成品的質量證明文件或檢驗數據；混凝土和砂漿的配合比和試驗報告；隱蔽工程驗收記錄；沈降、拉拔、變形觀測記錄；工程質量檢驗和評定文件及資料；記錄和處理工程質量事故的文件和資料；施工技術總結等。
3.3竣工圖等。主要包括總平面竣工圖；室外管線竣工圖；建設工程竣工圖；裝飾工程竣工圖；結構工程竣工圖；給排水工程竣工圖；強電和弱電工程竣工圖；通風空調工程及其他特殊專業工程的竣工圖。
三、建設工程檔案管理亟待解決的問題
1.檔案材料不全。檔案材料不全是建設工程檔案中存在的主要問題。工程項目備案率好的單位可以達到80%左右，差的單位情況不壹樣。很多工程竣工後，沒有檔案資料，或者只有主體工程檔案，沒有配套工程檔案，鍋爐房、地下管線、園林綠化等檔案資料很少。
2.缺乏統壹的管理模式。從檔案管理機構來看，部分單位設立了專門的檔案館，工程檔案管理較好。有些單位沒有。工程檔案由其他業務部門管理或由文件檔案員管理，產生各種檔案材料。
3.缺乏復合文件管理器。基層單位檔案管理人員業務素質較差，既缺乏檔案管理專業知識，又缺乏相關專業知識，難以滿足工作需要。
四。建設工程檔案有效管理的措施
1.從思想上重視工程檔案管理。在工程建設中，普遍缺乏對工程檔案管理的重視，直到工程竣工即將移交驗收時才開始處理整理，給檔案的整理帶來很大困難。主要原因是在工程建設管理過程中，企業在思想上對建設工程檔案不夠重視。由於資料整理的瑣碎，並不產生經濟效益，而且在施工過程中現場非常繁忙，大部分施工人員都集中在施工現場，他們在處理資料整理方面普遍比較被動。如果不認真進行監督檢查，最後行業很可能壹塌糊塗，更有甚者會出現大量的信息缺失。所以業內的信息要定期或不定期的檢查評估，這樣會引起各方的重視，避免大量的工作積累。必要時可采取強制措施與計量支付掛鉤，為做好檔案管理提供了保障。鑒於此，建築企業管理部門和檔案管理部門應進壹步加強建築行業檔案管理的法制教育。
2.建立健全檔案管理制度是搞好建設項目檔案管理的基礎。為加強項目建設各階段檔案的有序管理，確保歸檔資料和圖紙的準確、完整和規範，建設單位應根據國家檔案管理的有關規定，結合建築實際情況，在項目建設前期(從項目立項開始)制定相應的檔案管理制度和措施。同時，要明確建設單位、勘察設計單位、招標代理機構、施工單位、監理單位等項目管理人員和檔案人員在項目檔案形成過程中的各自職責，規範檔案的收集和整理，確保從項目立項開始項目跟蹤管理同步進行。完整的前期文件非常重要，在維護建設單位的合法權益方面具有重要的依據和憑證作用。
3.嚴格控制竣工驗收檔案的質量，使工程竣工驗收檔案充分發揮其憑證作用。工程竣工驗收時，建設單位檔案管理人員應會同項目管理人員，按照建設工程檔案歸檔範圍的要求，對工程建設中形成的全部文件材料進行全面檢查和審查，發現問題及時解決，確保竣工資料真實、完整、及時，歸檔範圍符合要求，認真執行《建設工程質量管理條例》和工程竣工驗收備案制度的有關規定。檢查竣工驗收，把竣工檔案的驗收移交作為整個工程驗收的重要環節和內容，使工程竣工驗收與檔案驗收同步進行。移交合格的工程檔案，建設單位發給《建設工程檔案合格證》。不按規定移交檔案或移交的檔案不符合要求的，不予出具建設工程檔案證明，建設單位不予結算尾款，以保證下壹步建設工程檔案的完整性、準確性和系統性。
4.加強工程檔案管理人員和相關技術人員的培訓。隨著改革開放的深入和建築業的不斷發展，建築檔案管理的特點也發生了變化，提高檔案幹部的管理水平顯得更加重要。檔案工作者的職業要求包括服務意識、服務質量和服務水平。檔案工作者應增強服務意識，認清檔案工作的意義和重要性。為了提高服務質量和服務水平，應利用現代科學技術和設備，采用科學的管理方法，更好地為建設項目檔案管理服務。檔案工作者要更新觀念，提高認識，變被動為主動，認真理解和掌握有關法律法規的內容和主管部門的有關規定，並在工作中靈活運用；我們要有強烈的責任感，嚴格控制工程檔案的質量。
5.加強建設管理和檔案資料的編纂。按標準編制工程檔案是施工單位最基本的業務條件。壹個施工隊如果不會編工程行業的資料，就沒有資格承包工程。工程檔案材料質量的關鍵在於編制和形成過程。建設單位要明確責任，加強工程檔案資料編制技術人員的培訓，不斷提高工程檔案資料編制的專業水平。開發公司要加強對施工的監督管理，檢查工程檔案的編制，按標準形成檔案，給後人留下寶貴的財富。
6.充分利用現代化手段，多角度、多層次開發建設工程檔案信息資源，做好檔案信息統計工作。在工程檔案中大力推廣使用縮微膠片檔案、磁介質檔案和電子檔案。目前，美國、德國和荷蘭對縮微膠片和多媒體電子文件的管理已趨於成熟，近年來在工程文件管理中也采用了C A D光盤技術。我們可以借鑒先進的管理方法，采用先進的技術，少走彎路。由於目前光盤刻錄技術相當普遍，國家制定了CAD電子文檔光盤存儲、歸檔和檔案管理的要求，使得在工程建設中使用光盤塔或光盤庫載體進行檔案管理成為可能，成為工程檔案管理的壹個發展方向。近年來，上海市水利投資建設公司還開始對照片檔案、影像檔案、紙質檔案進行多媒體和光盤錄制，在檔案管理的網絡化、信息化上做了有益的探索。
各部門還應有效利用計算機資源，建立自己的文件檢索系統。提高各部門(公司)的檔案管理水平，提高各部門檔案管理的協調能力，方便各部門(單位)利用檔案，提高工作效率。根據檔案的性質和種類，收集、整理部門檔案，並將內部文件和記錄按文件和記錄形成的部門和類別進行分類和編號；外來文件記錄和公司模板文件記錄按其來源和性質分類，並采用其自然(特定)編號。(如果工程資料管理系統規定了基建文件、監理文件和設計文件的分類方法和編號原則，公司不應另行規定。《公司管理手冊》中規定的公司模板文件的編號不得更改)。
7.及時記錄轉移和變更情況。在管理過程中，頻繁的傳遞和變更很容易改變檔案的完整性和有效性。只有當各部門對文件的增減和傳遞做了相關記錄(如傳遞記錄、變更記錄、修改記錄、失效記錄等。)及時他們才能有效了解文件的來龍去脈，防止丟失、損壞、失效。確保檔案的完整性和有效性，確保各部門獲得及時有效的檔案或信息。
當前，我國建築市場面臨著嚴峻的挑戰和激烈的競爭，管理體制將逐步改革，建設工程檔案管理將出現新的情況，但也有很大的發展機遇和空間。我們應積極借鑒國外建設工程檔案管理的先進經驗，充分發揮現有優勢，重視加強建設工程檔案人才培養和完善激勵機制，不斷總結建設工程檔案管理經驗，使建設工程檔案更好地為我國經濟建設和構建和諧社會服務。
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