辦公室接待方案和流程。在職場中，接待壹個重要的客戶時，妳需要制定壹個辦公室接待計劃和流程，這樣才能讓客戶感到愉快，接下來的談話也會更加順暢。接下來我帶大家了解壹下辦公室接待計劃和流程的相關內容。
辦公室接待方案及流程1客戶接待是我們商務活動的重要組成部分，是商務談判和客戶溝通的有效載體。壹次高質量的客戶接待活動，不僅可以充分展示我司業務人員的業務水平、綜合素質、談判技巧、組織能力、協調能力，還可以充分展示公司的品牌形象和綜合實力，可以促進雙方的順利合作和項目談判的順利開展。同時也可以促進新的合作項目的產生，將雙方的合作提升到戰略夥伴合作的層面。因此，全面周到的客戶接待活動對生產企業的銷售工作有著重要的推動作用。
壹、客戶拜訪的壹般目的:
在我們的業務人員和客戶的郵件溝通過程中，客戶很可能會提到要來我們公司參觀。同時，我們的業務人員會在適當的時候邀請客戶到我們公司參觀，加深雙方的溝通和了解，促進雙方的合作。那麽，我們首先要了解客戶來訪的目的，通常不外乎以下幾點:
1，考察工廠了解我公司的生產規模，生產能力，產品質量等基本運作，以及我們的生產體系，質量控制體系，研發體系。這些客戶往往是新客戶。他們只通過網站、展會、客戶介紹等方式了解我們公司。並且有很強的合作意向，但是對我們的經營實體不太了解。所以，實地考察無疑是最直接有效的了解方式。
2.進行項目談判。這類客戶往往與我們的相關業務人員有過幾次溝通，在相關展會上看過我們的產品和公司的整體形象展示。參觀者經常帶著訂單和項目準備而來。目的是討論現有項目的合作，包括對相關技術問題、價格問題、付款方式和交貨日期的實質性討論。這樣的客戶通常對我們來說是最重要的。因此，接待時不僅要有專業技術人員陪同，公司領導也會適時參與接待和洽談。
3、考察為主，順便了解公司發展。這類客戶通常已經開始與我們公司有訂單的合作基礎。參觀的主要目的是進壹步確認我們產品的質量和品質。與此同時，還有壹些新項目在手。如果談得愉快，有很大的可能性會產生新的項目。這類客戶往往會被我們的業務人員和相關領導忽略，因為之前有客戶拜訪過，大家正常合作，但是我們往往會忽略為客戶產生新的項目。
4、投訴，順便深入調查我們公司。這樣的客戶讓我們成為最想接待卻又最怕接待的客戶。是的，因為他真的是壹個好夥伴；我怕，因為之前對不起客戶，擔心談不好會傷害，可能會失去客戶。但是，這類客戶壹定要充分重視。
5.兩個公司基本的人際交往。這樣的客戶經常會順道過來，來之前可能不會預約。這樣的客戶和我們之間的關系已經很牢固了。我們就加強溝通，看看合作的訂單的運營情況吧。
二、客戶拜訪前的準備工作
壹旦確定客戶來訪，我們的業務人員必須認真細致地做好相關準備。對於客戶來訪的目的，我們必須根據公司的相關流程和制度進行有針對性的安排:
1.了解妳的顧客。
對於老客戶的拜訪，我們不需要對客戶有很深的了解。但是拜訪新客戶壹定要謹慎，壹定要詳細了解客戶的實際情況和拜訪的真實意圖。如果發現客戶公司實體不存在或者是與我們產品類似的制造企業，壹定要謹慎對待客戶拜訪。所以客戶調查很重要，業務人員壹定要通過網站查詢和客戶溝通認真填寫。
2.邀請函及相關出入境手續。
客戶確認拜訪後，業務人員必須與客戶進行詳細溝通，了解客戶是否需要我公司制作拜訪邀請函，以便客戶順利辦理VISA卡。有些國家還需要我們協助提供其他相關證明材料，比如:中國政府部門需要審核對方的信用狀況和身份，所以我們的業務人員要在客戶確認訪問之前協助辦理，讓客戶順利入境。
3.客戶的行程
確認客戶來訪後，業務人員要充分了解客戶來訪的行程。通常，客戶不會僅僅為了參觀我們的公司而進入中國。壹般是幾個供應商同時考察，或者展會結束。所以業務人員要提前和客戶溝通確認。如果客戶在訪問我們之後想要訪問中國的其他供應商，他們應該幫助他們做相關的聯系和對接工作。
4、航班、汽車、酒店、住宿等信息確認。
客戶確認來訪並辦好VISA卡後，壹般會告訴業務人員準確的航班信息。這時候我們的業務人員要主動聯系客戶，盡量不讓客戶直飛上海，可以通過香港轉機到南京，這樣可以節省我們接機的時間，也可以為我們公司節省壹些車資。
航班信息確定後，還要問客戶是否需要代訂酒店，以便安排住宿。酒店住宿費壹般都是客人自己出，但是我們的業務人員要主動詢問，幫助客戶訂酒店。
在客戶拜訪前，業務人員必須根據拜訪客戶的數量提前兩天填寫用車申請單並提交給行政部，以便盡早安排車輛接送客戶。
5、參與接待人員對接
根據之前的溝通，業務人員應該基本能了解客戶來訪的主要內容。為此，業務人員應提前壹天與相關技術人員和相關領導溝通，並要求相關技術人員在接待時給予協助和支持。同時，客戶的拜訪信息要提前向部門經理和外貿部副總匯報，以便準確把握客戶意圖，保證談判過程的順利進行，分析判斷可能出現的問題。更重要的是，客戶在拜訪前要根據客戶級別通知部門主管、總經理或副總經理，以確定參與談判的人員。如果董事長和其他高層領導需要出席，必須提前兩天書面通知總經理辦公室，確認董事長和其他高層領導是否可以出席。
6、資料準備
在客戶拜訪前，業務人員要認真整理好事先與客戶溝通的相關信息，如產品情況、價格情況、技術改進情況、開模情況等。以及與客戶交流的重要傳真、電子郵件、相關合同、報價等重要資料。產品的技術參數和說明書應事先與研究所或技術部門的有關人員聯系，確保正確無誤。並就這些信息提前與部門經理和外貿部副總溝通，以促進談判的順利進行。更重要的是，在洽談前，業務人員要充分了解要洽談合作的產品，以便洽談現場快速響應，隨時解答客戶的疑問。
7.為會談準備必要的物品
在客戶來訪的前壹天，業務人員必須提前通知行政部來訪人數，需要準備的礦泉水、咖啡、樣品、水果、紙杯、便簽、筆的數量，展廳的使用時間，多媒體教室的使用時間，會議室的使用時間，是否需要國旗、禮品、橫幅/歡迎卡等要求，以便行政部做好會議準備。行政部必須在客戶進入會議室前10分鐘打開會議室空調，將所有準備材料和用品準備到位。
8.儲備基金準備
為保證客戶拜訪期間資金的充分使用，業務人員應根據拜訪客戶的人數、到達時間等信息，提前向財務部借用部分備用金，用於招待客戶簡單用餐或其他特殊費用。
9.膳食準備
客戶拜訪前，他要根據客戶在我公司考察的時間合理安排用餐。如果客戶當天返回，中午要招待客戶，部門經理或外貿部副總要參加。如果客戶第二天或第三天離開，午餐要簡單，業務員自己陪客戶出去或在公司餐廳吃飯。部門經理或外貿部副總裁應出席晚宴或公司其他領導應參加為客戶舉辦的宴會。宴會酒店的位置應提前與外貿部副總溝通，以便外貿部副總安排後援部門提前預訂。
第三，會談的過程
客戶參觀的整個會議流程主要分為觀看視頻了解公司發展進程、參觀展廳、企業PPT介紹、項目合作洽談等部分。這些部分可以錯開或同時進行，但應註意以下幾點:
1.客戶入座後，所有接待人員入座後，主接待人員(客戶對應的業務人員，也是會議主持人)要起身先自我介紹，然後按職級依次向客戶介紹我們的接待人員，介紹完後再依次用中文向我們的領導介紹客戶代表。如果客戶只有1人，就沒必要介紹了。
2.介紹完人員後，接待人員要介紹並說明整個會議的主題。在主接待人員介紹講解過程中，接待人員(第二接待人員)應隨時提供翻譯協助，以便我司相關人員理解。
3.對於公司的介紹，如果沒有視頻介紹，主接待店員會根據已經核實確認的PPT材料向客戶進行演示和講解；講解過程中，認真傾聽客戶隨時提出的問題，並給予正確回答。如果不確定，請在場相關領導給予解答，同時做好翻譯協助工作。
4.新來訪客戶壹般是在主接待人員介紹完之後再介紹公司的相關信息，主接待人員要做好翻譯工作。
5.項目洽談可以在會議室進行，也可以在帶領客戶參觀展廳的同時進行交流溝通。在項目談判過程中，應以適當的方式建議公司相關高層領導回避，以確保公司領導的最終決策不會受到談判內容的影響。即使項目洽談已經在展廳談好了，最終的項目確認還是必須在會議室進行。
6.在整個會談過程中，第二接待業務員應隨時對會議和談判的所有內容進行詳細的記錄和整理。會談結束後，第二接待業務員應立即制作會談紀要，請客戶和主接待業務員審閱確認，雙方簽字後各保留壹份原件。會議紀要的英文模板如下:
7.在接待客戶的整個過程中，接待人員應協助提供茶水、咖啡、飲料、材料、輔助設備、輔助人員等。隨時，同時，對現場畫面進行拍攝和錄像。
四。會談的後續行動
1.會議結束後，接待人員應清理會議室，並將相關材料和設備歸還給相關部門。
2.主要接待人員應陪客戶吃午餐或晚餐。通常，如果客戶在我們公司吃飯，午餐應該是簡單的工作餐。在與客戶聚餐的情況下，相應部門的經理或副總裁都要參加，重要客戶要提前邀請公司的高層紐帶參加。並在飯前給顧客送禮物。如果客戶需要在午餐後離開，午餐應被視為晚餐，並按照相應的標準提供服務。
3.接待人員應隨時與行政部保持聯系，確保用車順暢，決不能因為我們工作人員的疏忽而讓客戶久等或無法正常用車。並及時安排送客戶到相應的火車站或機場。
動詞 （verb的縮寫）參觀後工作
1.客戶拜訪結束後的第二天，主接待人員應及時將雙方確認的會議紀要翻譯成中文，並在當天與相關生產、技術、R&D部門確認相關技術問題、交貨期等信息。如需下達《生產、改善、開模、R&D通知單》，應在兩個工作日內完成。
2.客戶來訪後第二天，應立即整理出65，438+0封內容詳細的感謝信及會議紀要附件，並抄送給客戶所有來訪人員及我公司外貿部參與接待的相關領導。同時將我方技術人員提供的有關改進、開模、研發的信息告知客戶，以便客戶及時掌握和了解我方的反饋信息，同時在談判中明確未完成事項的完成進度和重要事項。在郵件中，妳可以把客戶來訪時的相關照片發送給客戶。註意:為了防止郵件堵塞客戶郵箱，所有照片都要復制到WORD中，壓縮後作為文檔發送，整個郵件容量不能超過1MB。
不及物動詞有關註意事項
1.在客戶接待的整個過程中，從最初的聯系準備到接待結束，再到後續工作的推進，主接待文員要完成所有相關表格，並在後續工作正式推進的次日，交由外貿部副總裁備案留存。
2.了解客戶接待禮儀要求、用餐禮儀要求、商務談判禮儀要求等。都是在學校和之前的工作中涉及和了解的，這裏就不詳細解釋了。不清楚的可以上網查。如有必要，我們將在以後的培訓中進行專門講解。
辦公室接待方案及流程2辦公室接待工作程序
壹.目的
為確保公司接待工作能保質保量有序進行，體現公司企業文化水平，特對公司接待工作作如下規定:
第二，流程
1)任務確認:接到相關接待任務通知後，要仔細了解接待規模、規格、時間、具體要求等細節，確認壹些基本要素。
2)方案制定:在最短的時間內根據接待的具體內容制定相應的接待方案，報學院領導審核，並根據領導的意見進行相應的修改。對於壹些可能存在變數的地方，需要做壹些預案進行備份。
3)提前準備:接待方案經院領導批準後，在規定時間內做好各項準備工作，如航班查詢、機場接機牌制作、酒店房間預定、餐廳預定、車輛安排、場地安排、橫幅制作、座位卡制作、禮品購買、接待日程、任務及人員安排等。
4)接待執行:嚴格按照方案內容執行。如遇臨時變動或突發情況，應及時向學院領導請示。工作人員要儀表端正，親切大方，語言表達準確，親切，服務細致，周到完美。
5)總結:每次接待任務完成後，妳要根據實際情況進行總結，總結經驗，彌補不足，為以後更好的接待任務積累經驗，培養人員。
第三，質量控制
領導和具體接待負責同誌要加強對整個接待工作質量的監控，及時指出不足，確保接待任務的順利完成。
第四，其他
所有參加接待工作的人員都要根據各自的分工做好相應的準備工作，包括車輛維護、原始安排等。未經領導同意，不得擅自改變各自的任務。
預備準備
首先，拿起飛機
1，查詢確認客人的飛機航班和火車班次的到達時間；2.為陌生客人制作接送站牌；3.提前壹小時通知接送領導和接送車輛司機；4.提前10-20分鐘到達機場或火車站。
第二，入住酒店
1.確定客人到達時間和人員情況後，盡快預定酒店房間。原則上副廳級及以上和學院重要客人預留套房，其余預留標準間；2.重要客人入住前壹小時，酒店門前會懸掛歡迎橫幅，房間裏會擺放水果和鮮花；3.每天安排早餐由院領導陪同；4.離開酒店當天，辦公室負責接待人員及時完成退房手續。
第三，吃
1，確定用餐時間、人員、規格後，盡快預定餐廳包廂；2.用餐前四小時通知客人、陪同領導及工作人員；3.重要餐點前壹小時讓用餐人員入座，餐前壹小時點餐，堅持節約原則。大陸客人不供應海鮮，安排本地魚。4、飯前半小時，香煙、飲料到位。5、落實車輛，用餐前十分鐘，除客人外，所有人員到位(重要用餐安排拍照人員)；6、辦公室負責接待員工在用餐結束前十分鐘退房，並通知司機送客；7.辦公室負責接待人員的打包。
第四，旅遊業
1.提前兩天制定計劃，報領導批準；以及送客人、陪領導、接送工作人員和司機；2.長途旅行，提前兩小時準備好所需費用，如飲用水、飲料、水果、雨傘、相機等。3.提前2-4小時安排旅遊景點入住酒店和餐廳。
五、送機、送站
1.在離開阿富汗前壹天為客人購買機票，並提交給客人驗證；2.提前兩小時買禮物；3.在機場和車站交付前兩小時通知機場和車站的領導、工作人員和司機；4.提前半小時至壹小時到達機場或火車站；5.工作人員辦理相關打包托運手續，收回客人的電子客票(如機票由學院承擔)。
第六，點睛之筆
1，及時上報差旅費；2、不用的飲料、雨傘等。，接待人員應及時追回，並移交辦公室統壹保管；3.在客人離開前完成客人交辦的其他事項。