項目實施策略是企業信息系統實施項目的神經中樞。尤其對於壹個集團企業來說,沒有戰略的實施會造成恐慌局面,無法保證系統的整合和系統建設目標的實現。企業實施戰略主要包括以下幾個方面:
1)對整個項目進行整體系統需求分析;
2)為整個項目確定合理的系統實施目標和範圍;
3)為整體項目制定科學的實施計劃大綱;
4)為整個項目建立合理的實施組織團隊;
5)為整個項目確定合理的項目階段目標;
6)對整個項目進行資源預算和風險評估;
7)建立整個項目的文件控制和管理職責。
2.業務需求分析
業務需求分析是指在充分了解客戶的情況後,與客戶討論系統的具體需求,包括客戶的生產/財務管理流程,主要針對其當前系統的不足和目前需要的信息,制定壹套用戶對系統的需求。很多用戶並不完全了解自己的需求,至少不是很清楚。此時,作為用戶,咨詢師也要主動了解客戶的情況,結合對各種系統功能的熟悉程度,為用戶提供有價值的提示,幫助客戶明確自己的需求,並以此為基礎選擇軟件。需求分析完全基於客戶的需求和實際情況,因此為客戶合理選擇系統提供了基本保證。需求分析是自上而下、由大到小、由粗到細進行的,可分為三步:
(1)確定客戶的行業性質和行業背景。
客戶導向的意義在於不同的行業,其經營管理特點也大相徑庭。找到客戶類型,也就是制定出壹些標準要求(行業要求),也就是我們所說的初始定位。
(2)對客戶的特點和業務流程進行詳細分析。
在這個過程中,可以根據每個流程、當前業務量和當前使用的信息系統管理進行分析,如生產流程、財務流程、銷售流程、采購流程和庫存管理流程、人事/薪酬管理流程等流程。此外,除了定義整個流程的具體要求,我們還將討論壹些客戶在其他特定領域的要求,例如遠程訪問和與電子銷售系統的連接。
(3)軟件功能與客戶需求的匹配程度分析。
軟件公司或咨詢機構在對企業現有業務進行調研後,對企業進行產品功能培訓,尋求產品功能與業務需求的匹配程度,從而確定功能開發和數據轉換的需求,以及各層次的硬件/軟件需求結構。
3.業務流程優化
為了幫助企業提高組織的市場競爭力,在分析業務需求後,在管理咨詢公司或軟件公司的幫助下,可以對流程進行改進和優化。具體做法如下:
(1)調整流程本身。
1)整合:將分工理論指導下形成的復雜流程進行合並,簡化復雜流程。
2)去中心化:將壹項專業職能下放到相關專業,取消原有的專業活動。
3)刪除:不創造價值或投入產出比過小的事項盡量簡化。
4)調整:利用並行工程將串行事件關系變為並行事件。
通過以上四項具體措施,提高流程的運行效率。因為流程的分析和調整本身是壹項非常基礎的工作,它不僅是組織創新的起點,而且有利於提高企業的基礎管理。
(2)擴展業務流程
在傳統組織中,流程被人為地分離。特別是忽視了與外部利益相關者的聯系(如與供應商、銷售商、顧客的聯系)。事實上,它們也是價值鏈的有機組成部分。流程調整或優化後,組織碎片化的狀態被打破。如果我們在實施流程調整和優化後,將供應商、商家和客戶納入企業的核心流程,企業的業務流程延伸到供應商、銷售商和客戶,企業就可以從供應商、經銷商和客戶那裏獲得有用的信息,如市場需求和
材料供應等等。
(3)業務流程的信息化
信息系統為業務流程的改進和提升提供了強有力的手段。信息技術和業務流程之間存在互動關系,兩者的有機結合必然產生最佳效果。
(4)改善組織結構的過程。
這是指兩個企業之間的流程再造,通常有供應商和合作制造商。通過組織之間的流程再造,企業和供應商或合作夥伴將像壹個公司壹樣運作,簡化工作流程,實現與供應商的良好信息交互,並確保及時交貨率。
(5)調整部門和崗位的職能。
在傳統組織中,職能部門更多地扮演著指導和監督的角色。借助IT系統改進流程後,明確了各部門在價值創造中的地位和作用,確立了“客戶”的指導思想,各部門的職能將主要是提供服務。
(6)創新績效考核激勵機制。
流程調整後,組織中的部門、崗位及其職能職責發生了變化,相應的績效考核和激勵方式也需要創新。這種績效考核激勵機制應該能夠調動各個部門、崗位和個人的積極性,既要有助於提高單個業務流程的效率和效益,又要有助於保證整體流程的平穩運行。績效考核的重點應該是流程的KPI而不是組織的KPI,從而促進流程的持續改進,使企業獲得或創造更多的價值。
4.有針對性的客戶培訓
信息化工程建設是壹個企業管理理念、管理模式、管理手段和管理方法的“再造”過程,具體來說就是組織內成員從理念到行為的“再造”過程。要使這種“自我改造”成功,人員的教育和培訓是成功的基石。如果企業組織分散,人員水平參差不齊,會給培訓的組織和實施帶來困難。因此,有必要研究切實可行的培訓方案,建立專門的培訓制度和計劃,以確保培訓質量。
除了傳統的培訓方式之外,針對不同的客戶群體和培訓對象,設計專門的培訓課程,制作多媒體自學光盤和培訓教材,讓企業的相關人員隨時隨地得到全過程、持續的培訓,將是非常有效的手段。
在系統實施過程中,借助經驗豐富的供應商,公司將組建自己的“準”專業實施顧問團隊,培養壹批“自上而下”的應用骨幹,以保證公司後續業務的功能拓展和系統的運維。
5.數據準備和測試
在ERy實施過程中,前期基礎數據的準備是保證系統正確運行的關鍵。經驗豐富的服務提供商或顧問將指導企業做好數據準確性所必需的基礎工作,例如:
1)數據(信息)的編碼方案;
2)數據標準化的技術方案;
3)數據(信息)檢查和糾正措施;
4)數據維護和管理程序等。
在系統正式運行的準備階段,對系統進行模擬測試,驗證對目標問題的解決程度;模擬OA系統,將企業真實的運營數據導入系統,檢查系統的真實響應和適用性;開展教育和培訓,確保企業內所有用戶都能正確使用本系統;建立有效的預防性維護系統,確保信息系統處於良好狀態;工作小組制定實施策略,設計初步檢查程序和系統切換計劃;組建系統實施服務團隊,隨時解決信息系統實施過程中的各種具體問題。
6.在線和技術支持
在項目的這個階段,壹般來說,項目團隊會迎來收獲的季節。主要工作包括:系統的正確交接,數據的切換,保證系統的正常運行,為用戶提供支持,保證業務流程的正確性,系統的日常維護和項目評審。壹個管理信息系統的項目,會隨著系統的正常上線和大量咨詢人員的退出而結束,但是對於壹個企業來說,管理信息系統的成功上線並不意味著工作的結束,確切的說是開啟了企業經營管理的新篇章。通過壹個項目,企業收獲了什麽,項目組成員收獲了什麽,如何在以後的工作中更好的發揮信息系統的作用,都需要很好的總結。只有回顧過去才能認識新的,務實的總結才會是企業的財富。
7.逐步優化完善
企業IT系統的建設是壹個循序漸進的過程。相對於傳統的耗時長、耗錢多、力求壹步到位的實施策略(包括業務流程再造),我們應該倡導企業根據自身的實際業務需求和現狀,以壹開始就簡單為原則,在保證實施質量的前提下,著力提高實施效率、成功率和加快實施速度,從而大大降低企業費用。通過系統在企業中的運行,讓企業盡快獲得效益。壹方面堅定了企業對IT建設和管理信息系統的信心,另壹方面隨著對系統的進壹步了解和掌握,可以不斷利用現有系統,以企業自身人員為中心,結合外部資源的支持,改善企業管理,優化組織結構,從而實現企業的可持續發展。這就是逐步優化的目的。