1、科技檔案保存工作
科技檔案保管是科技檔案的壹項業務工作,是為科技檔案的保管創造適宜的條件和環境,妥善保護科技檔案,建立和維護良好的科技檔案保管秩序。
2、科技檔案保存工作的內容
3、科技檔案的保管條件和保護措施
4、科技檔案的保管方法和要求
①底圖文件的保存
底圖具有復制的功能,並且使用了特殊的原材料和工藝措施,不利於底圖的耐久性。底圖的存放要求嚴禁折疊,應存放在專用的底圖櫃中。
存儲方法:
壹種是平展式,即將底圖按照整理順序平放在多層抽屜的底圖櫃中,這是壹種比較好的收納方式。
二是卷制,即將底圖用套筒或卷卷成筒狀放在底圖櫃中,取放不方便,會增加底圖的磨損。最好是卷超大幅面的底圖。
總之,要盡可能保證底圖不被撕破、折疊、擠壓、磨損。
②藍圖和復印件的保存。
藍圖等影印件采用機械強度較好的材料制作,尤其是大小不壹的藍圖,應采用折疊、卷制等方式保存。
藍圖以手風琴樣式折疊成A4繪圖格式。折疊時要顯示右下角的標題,方便參考。如果需要裝訂,裝訂行應該留空。折疊後,保存在文件盒中。
③感光材料的儲存
科技檔案中的感光材料主要有底片(膠片)和照片,其中底片的保存更為重要,因為底片是母片,壹旦損壞就無法制作照片。
具體方法:
1,密封保存,置於隔熱、密封容器中。
2.負平面應該垂直於水平面。
3.底片應分門別類存放,如母片和復制品、永久保存和非永久保存。
4、每壹到兩年進行壹次檢查,發現異常應進行處理。
5、儲存條件,溫度13 ~ 15℃,溫度35%-45%,色澤應在2℃以下。
④磁性材料的保存
磁性材料主要指錄像帶、錄音帶和機讀文件。
主要的存儲方法有:
1,防磁,把膠帶放在金屬櫃裏,遠離磁場,周圍不能有變壓器、電機、電視等電器設備。?
2、膠帶要平,不要重疊太多。
3、定期檢查,磁帶倒帶每6-12個月壹次,發現問題要及時轉錄,機讀文件每3-5年拷貝壹次。
4.長期不用的磁帶用隔磁材料纏繞,防止磁帶相互磁化。
⑤科技檔案庫房的管理
倉庫是保存科技檔案的地方。為了合理利用倉庫面積,方便科技檔案的保管和查找,提高科技檔案工作的效率,應加強倉庫管理。
位置管理:
存放科技檔案的空間位置稱為倉庫位置。庫房定位管理的任務是規劃庫房的使用面積和架數,合理布局庫房,以實施科技檔案的定位管理。
擱板布置:
櫃架是倉庫中存放文件的設備和配件。應遵守以下要求:
1,各種櫃子要分類集中。
2.排架應與窗戶垂直,與墻壁保持壹定距離,防止陽光直射,避免外界溫濕度對檔案的直接影響。
3.櫃間通道應保持0.9m-1.2m寬,便於管理和通行,充分利用倉庫面積。?
4.每個書架的隔板或抽屜應標明科技檔案的類別和檔案號。
5、對於密集機架設備的使用,應充分考慮倉庫建築的荷載。
文件擱置:
按照預定的排架方式,將科技檔案上架、出入庫,進行定位管理。
擱置方法有:
(1)水擱置法,分為大水擱置和小水擱置(分類水擱置)。大的水是混合的,按照儲存的順序排列,不考慮類型和類別。小型水排架(分類水排架)要分門別類實施,如產品檔案、設備檔案、科研檔案、基建檔案等。,然後按收到的順序擱置,或者按年份分開,然後在年內實施。
(2)分類排架法是在科技檔案分類的基礎上,再按科技檔案的類別、項目和項目內的文件進行排列。
按照預定的排架方式,將科技檔案上架、出入庫,進行定位管理。
貨架要求:
(1)從下到下,從左到右以便於管理。?
(2)保持適當的飽和度,過度擁擠增加了文件的摩擦力,結構影響了位置的利用率。
倉儲管理:
科技檔案的清查總是處於流動和變化的狀態,要及時了解科技檔案的借閱數量、借出情況、拆除情況、封存情況、銷毀情況等。
二、科技檔案保管制度
科技檔案保管制度是完成科技檔案保管任務的基礎和控制手段,是檔案管理制度的組成部分。主要包括: