數字檔案管理的優勢
(壹)加強備案制度的實施。1983年4月，中央辦公廳、國務院辦公廳發布《政府機關工作規定》:“政府機關工作中形成的具有保存價值的壹切文件材料，由文件部門或業務部門立卷，定期向檔案部門歸檔。”從上述規定可以看出，由文書處理部門整理(歸檔)是我國的壹項基本制度。在傳統的檔案管理中，歸檔是檔案管理的重要步驟，現代檔案管理也要求所有的檔案都要歸檔。但時至今日，在檔案管理工作中，部門備案的執行程度仍有待考量。很多單位的檔案還沒有建立健全部門歸檔制度，或者制度形同虛設，沒有得到很好的執行。個別部門只是將零散的材料壹年幾次送到相應的檔案負責人處代替部門歸檔。而檔案管理人員的知識結構和業務領域有限，每天都有大量的工作要完成。他們可能對各個部門的工作內容並不了解透徹，所以難免無法保證提交的材料。但檔案數字化後，結合網絡管理，檔案工作者將各部門已錄入電腦的檔案材料統壹起來，可以提高檔案歸檔質量。
(2)可以縮短歸檔資料的工作時間。傳統的檔案管理工作大多是在固定的時間、固定的人員、固定的地點進行的，檔案的鑒定、整理、歸檔的過程需要花費大量的時間來完成，有時會事倍功半。數字化檔案管理突破了原有辦公管理的局限性，計算機已經成為現代辦公的主要方式。管理人員可以通過編碼和解碼完成電子文件的存儲，可以對不同載體的文件進行復制和存儲。相關部門只需將需要歸檔的數據輸入電腦終端，通過後臺傳輸到檔案管理終端，管理人員就可以使用電腦中已經設置好的管理系統對數據進行歸檔，從而縮短了工作時間，使操作變得簡單，提高了工作質量。
(3)提高了查詢效率。在社會經濟快速發展的背景下，產生了大量的檔案資源。手工查詢檔案資源既費時又繁瑣。實現數字化檔案管理後，查詢者只需在指定頁面搜索關鍵詞即可獲得所需信息，提高了查詢效率。工作人員也將有很多時間從事檔案資源的整理和分類等基本工作。(4)加強紙質原始檔案保護。紙質檔案數字化後，原件可以得到妥善保存，工作中對檔案的使用完全可以通過數字化副本代替原件來實現，可以避免或減少對原始檔案的破壞，從而有效延長原始檔案的保存時間；尤其是那些歷史悠久的珍貴檔案資料，經過數字化處理後，無疑會得到更好的保存。
第二，缺乏數字化檔案管理
(壹)檔案數字化管理存在壹定風險。在信息技術普及的今天，網絡信息安全問題變得越來越突出。計算機病毒和黑客的非法入侵對計算機系統中的文件信息造成了極大的威脅，增加了文件安全管理的難度。此外，當壹些文件轉換為電子文件時，電子編碼技術主要用於文件編輯。電子編碼技術在應用中有壹定的缺點。如果原始憑證內容被修改，不會留下任何痕跡，相關管理人員也很難及時發現。因此，我們應該警惕違反檔案法的行為。
(2)電子文件和檔案的存儲受到載體的強烈限制。電子檔案對軟硬件設備有很強的依賴性。電腦存儲設備雖然容量很大，但面對幾何級數的電子文件，有時也會疲憊不堪，電腦應用軟件更新也相當快。許多早期形成的檔案在新的軟硬件環境下無法讀取，甚至同壹時期的電子檔案也可能存在軟件不兼容問題，不利於電子檔案的安全、長期甚至永久管理。
(3)數字文件的法律效力。檔案是原始記憶，具有憑證功能和法律效力。但是，數字檔案有其特殊性，因為其內容容易被修改，內容和載體容易分離，真實性存在“信任危機”。所以數字檔案如此尷尬，在法律面前很難成為合法有力的證據。
(D)工作人員的專業素質需要提高。因為檔案的數字化和數字檔案信息管理必然要運用計算機軟硬件、掃描、存儲、數字圖像處理等現代技術來提升檔案管理的專業水平，不是只有懂得現代計算機技術的人才能勝任和完成工作，只有多面手、多面手才能勝任。因此，我們應該重視檔案的數字化和數字檔案管理者的培養。總之，在21世紀，隨著計算機網絡技術的不斷發展，檔案的數字化管理是檔案發展的必然趨勢。現代信息技術必將實現從手工檔案管理向自動化管理的轉變，從而提高管理效率，降低勞動強度，加快檔案傳輸速度。作為檔案管理者，應正確權衡數字化檔案管理的利弊，與時俱進，探索科學檔案管理的新思路和新方法，規範檔案信息管理，充分發揮檔案信息數據資源的利用價值，以凸顯檔案工作的服務效能。