隨著全球化的深入，各大企業向全球擴張，本土企業分布在全國各地。電子郵件以其實時、可靠、快捷、方便的存檔方式，越來越成為企業中流行的溝通方式。電子郵件還承載著企業中的人際關系、職場政治和商業策略。
電子郵件如何以其獨特的溝通特點成為現代組織中的主要溝通方式，如何體現層級組織中人與組織的關系，組織中的個體應如何看待電子郵件帶來的新挑戰並適應這些挑戰？北大國際M BA2010班的同學就這些問題進行了圓桌討論和分析。
電子郵件也是展示企業政治和組織生態的大舞臺。通過企業組織生活的這壹重要行為，從組織行為學的角度，分析郵件文化所蘊含的企業組織生態。
踢球，推卸責任。
電子郵件似乎是所謂“郵件文化”的本質，是壹種推卸工作和責任的工具。
推卸責任的郵件戰有害無益，浪費資源。最好的辦法是大老板直接出面，指明負責這項工作的人，平息事態。如果遇到壹個喜歡以“我們”為主語來表現團隊精神的領導，事情大概就告壹段落了。
目前機構的目標是分工明確，責任明確，最大程度避免踢皮球。事實上，分工越明確，應急時的冗余度和靈活性就越低。此時，最常見的就是在郵件中炫耀各種鬥爭技巧。當它走得太遠時，回來的郵件串足以制作糖葫蘆。
但是，如果妳熟悉這種無知，反其道而行之也是有效的。比如這個“以客戶為導向”的實際案例:壹個經理被分配了壹個跨團隊的項目，他沒有直接的資源，沒有錢，沒有權，沒有人管，也沒有人可以隨意召集會議。管理者再以郵件為主要工作手段，積極制定工作日程，以群發郵件的形式發送各項任務，以群發郵件的形式檢查任務完成情況。當然，每封信都是相關人的直接主管，而壹旦有人單獨回復郵件推卸工作，就必須以群發郵件的形式回復，從而將大家的工作態度暴露在聚光燈下，讓對方無法抗拒，只能接受。
此外，郵件文化在外企盛行，國際化背景增加了電子郵件的復雜性。壹群來自五湖四海的人，不得不說各個層次的英語，試圖交流五鬥米。壹些企業欣賞簡短的郵件，而另壹些企業則養成了長篇大論的習慣。過分誇大溝通技巧而忘記溝通目的，過分重視技術手段，永遠是下策。
保持原樣，秋後算賬。
這是郵件文化中最臭名昭著的壹點:不管多小的事，不管是當面說的還是電話裏說的，總之壹定要通過郵件向妳確認，意思是“留著這張照片，秋後算賬。”這種行為有兩個目的:壹是進攻，二是防守。
攻擊的方式很簡單。假設A在郵件中承諾在某壹行之前提交報價文件，那麽如果晚了，B可能會利用承諾的郵件作為把柄攻擊A..假設C在郵件中犯了壹個錯誤，D可能會委婉但尖銳地指出“這種弱智的錯誤會影響公司的職業形象”或者“客戶不喜歡不註重細節的供應商”。當然，被抄襲的人是最重要的受眾。
壹邊收集證據，壹邊稱兄道弟——這種現象的流行，必然導致大家缺乏安全感。結果大家都花了很多額外的時間去註意措辭和細節，生怕留下什麽把柄。
防禦是電子郵件的主要用途之壹。既要有害人之心，又要有防人之心。電子郵件不僅“可存檔”，而且來源獨特，檢索方便。這些優勢是紙質、語音、視頻文件無法兼顧的。因此，電子郵件可以等同於商務合作中的簽字文件，具有法律效力。找工作時，郵件確認O ffer視為正式接受；回復供應商的預算郵件，視為接受價格；接受媒體的郵件采訪被視為同意公開發言，等等。
所以郵件壹定要謹慎，價格和供應商在電話裏約定好，壹定要郵件確認；壹項工作被取消，必須通過電子郵件確認原因和負責人。不然時過境遷，妳怎麽找到消失在空氣中的聲音？妳怎麽能不把自己牽扯進來呢？也是郵件“主動防禦”的戰略價值。
以下罪行是皇帝犯下的。
2006年，身經百戰的職場老將、EM C大中華區總裁陸純初，終於因“郵件門”事件與“史上最佳女秘書”分道揚鑣。很難想象，如果企業電子系統裏沒有包括高管在內的所有人的郵箱，為“下面的違法者”提供了方便的通道，壹個小小的秘書怎麽可能扳倒壹個大區總裁。
電子郵件有壹個獨特的特點:收件人的被動性。電話就不壹樣了，對方必須願意連接才能傳輸內容。而郵件的收件人只能被動接受，無法預測，也無法拒絕。所以用電子郵件來推廣內容被稱為“推送”，可以打破地域和等級的限制，讓每個人至少在技術上有可能發出自己的聲音。此外，電子郵件的即時性也會加強事件的影響。然而，壹枚硬幣有兩面，電子郵件的這壹特點也使得“沖動”行為不可逆轉。
簡而言之，通過電子郵件到達企業高層的成本非常低。商場鬥爭激烈，武器越方便越厲害。因為電子郵件，以前遠離實質權力鬥爭的中下層員工也可能被卷入其中，甚至占據重要地位。而這種行為更具有不可預見性和防範性，使得公司的鬥爭更加復雜。
此外，在組織管理技巧上獲得額外權力的壹種方式是所謂的“匯報”，而電子郵件的可訪問性、群發性、收件人的被動性等特點是其稱帝的利器。
然而，企業本身並不是被動的受害者。企業在使用電子郵件的同時註重防禦和反擊，電子郵件的安全已經成為每個企業領導者的重要課題。隨著“跟風進攻”等新情況的出現，企業也在不斷加強防線:
第壹，很多公司在技術上控制不同級別的人不能加入分發名單，沒有相應權限也不能設置轉發主。
第二，很有可能所有員工發的郵件，經過後臺處理後，會自動發送給相關管理人員。在壹些敏感行業，公司會采取這樣的防禦措施。
第三，國外的公司，尤其是上市公司，受薩班斯法案的約束，所以基本上所有通過服務器的郵件都會被存檔，所有郵件都會有據可查，郵件中的敏感詞也會被關註並相應鎖定。
轉發和秘密傳遞的神秘和陷阱
轉發，也稱為抄送，是電子郵件的壹項功能。很少有人會復印幾十份文件四處散發，電話錄音更不方便傳遞。但是，電子郵件可以很容易地將壹封郵件轉發給其他人，例如將供應商的郵件轉發給老板，將老板的郵件轉發給同事。但是轉發也可能是危險的:
某企業北京分公司的人力資源總監壹直在抱怨總部簽約的獵頭公司的服務，卻無法說服總部，只好組織開會討論整改方案。會後，他把會議紀要發給獵頭公司的幾個人，希望看到進展。至此，壹切正常。但是半個月後，主任收到了總部的郵件，而且是這壹封！情況很奇怪。經調查，該主任發現獵頭公司壹名員工在整改期間向該公司上海分公司求助，他直接轉發了原郵件，沒有刪除會議紀要和郵件正文。但是上海分公司的同事不擅長。他們想借此機會打擊北京分公司，在總部面前說實話，於是把郵件完整的轉發給總部，意思是:請看北京分公司的人無能，雇了這麽差的獵頭公司。上海分公司的人不知道是總部的人簽的獵頭公司。總部看到郵件，認為總監積極幫助獵頭公司整改的態度值得肯定。為了表示總部的友好態度，郵件被退回給了主管。這壹系列的轉發，默認夾在職場鬥爭中間。所以在轉發的時候，請把屏幕拖到最後，看看原來的那個是不是應該被對方看到。
密件抄送也叫密件抄送。這個功能的設定有腹黑之嫌，或者說已經穿透了人性的黑暗。密件抄送常用來設陷阱:A給B寫郵件，密件抄送給老板。b的回復也會被老板看到。而B並不知道老板在看，他郵件的內容肯定比知道更直接更坦誠。密件抄送還可以用在另壹種情況:老板想讓壹個員工了解壹個項目，但以他的級別不適合出現在抄送名單上。
因為每個人都可以隨意偷偷發送給任何人，也有可能被偷偷發送，所以在抄送或者密件抄送的時候，妳壹定要想清楚，妳寫的東西是否能在未來的某個時間被所有人看到，因為誰也不能保證收件人是否會把這封郵件發給所有人。
這兩個功能在讓電子郵件推動公司奮鬥的過程中發揮了重要作用。雖然用事件結果回推郵件在邏輯上是不正確的，但其他傳播方式的群殺效果不會那麽可觀。
溝通工具
目前，許多跨國公司采用“分布式辦公”,在世界各地都有分支機構，並以電子郵件為主要溝通方式。基於項目組建臨時團隊的“項目管理系統”的流行，使得人們不得不隨時做好與陌生人溝通合作的準備。沒有面對面的禮貌約束，人們通常更容易在電子郵件中表達自己的真實觀點。
正是電子郵件的便利性和易用性使其成為公司的主要溝通工具。如果企業組織復雜，溝通成本高，就需要通過郵件來降低溝通成本。
另外，現代企業對權限清晰的要求，需要隨時存檔。對於企業來說，每個人都會面臨審計，敏感部門的工作內容要存檔。電子郵件也降低了記錄和保存的成本。
電子郵件帶來的溝通成本的降低，促進了企業的全球化，方便了國際團隊的建立，保證了信息的及時享受。如果沒有電子郵件，壹個團隊中的美國人和中國人會在電話會議上度過多少個深夜或淩晨？
只是壹種手段。
但在國際化背景下，文化與價值觀的沖突，商業利益的交織，使得電子郵件成為內部政治鬥爭的載體，這幾乎是宿命。
電子郵件是企業政治的利器，但幾乎所有壹對多的溝通方式都會發生，比如內部即時通訊、內部論壇等。電子郵件之所以曝光率高，只是因為它是目前最常用的。即使沒有電子郵件，人們也會尋求其他途徑，在未來，隨著科技的進步，他們可能會選擇其他溝通渠道。
郵件文化的負面效應與企業文化缺乏信任和信仰有關。郵件只是壹個工具，類似於放大器。如果組織本身充滿勾心鬥角，那麽各種通訊工具上的政治鬥爭就會非常激烈，郵件必然成為鬥爭的有力工具。
信用承運人
郵件是信用的載體。現代商業社會強調信用體系，無論是職場高層還是職場新人，都必須在郵件這個載體上建立和維護自己的職場信用。
所謂“以人為本的技術”，技術永遠解決不了人與人之間的沖突，郵件文化的根源最終還是人與人之間的問題。減少辦公室政治的根本是增加人與人之間的信任，改善人與人之間的關系，而不是人與工具之間的關系。