檔案管理體制的改革、檔案管理模式的變革和檔案服務機制的創新對檔案信息化建設提出了新的要求。
壹、電子文件歸檔的業務需求
隨著計算機在人們管理、生產和生活中的廣泛應用，利用計算機創建和處理文件已經成為壹種必然趨勢和普遍現象，大量電子文件的歸檔也成為壹種現實需求。國家檔案局6號令已明確要求電子檔案歸檔。《電子簽名法》規定了電子簽名的法律效力；國家還將制定相應的法律，明確電子文件的憑證和法律功能，電子文件將成為新的“歷史的真實記憶”，電子文件的歸檔將成為檔案管理和檔案工作者新的工作內容和任務。
二、數字檔案收集的業務需求
傳統的載體檔案主要是紙質檔案，以物理存儲的形式存在，其唯壹性保證了檔案的憑證功能。但是，由於紙張等檔案載體在不同時代、不同保存條件下的不同質量以及檔案保護技術的有限性，特別是隨著時間的推移和重復使用，勢必會對館藏檔案造成損失，也必然會限制館藏檔案的利用。圖書館檔案的數字化處理可以解決實體檔案的有效保護和檔案信息的充分利用問題。同時，對於那些分散在檔案機構中，傳統保護技術無法永久保存的實物檔案、媒體檔案、破損嚴重的歷史檔案，只能利用現代信息技術進行處理，至少可以保留其信息內容。
第三，檔案信息資源開發利用的需求
檔案的真正價值在於檔案信息的利用，信息社會對檔案信息的依賴將更加明顯。檔案信息是信息社會的核心資源，其廣泛而深入的開發利用將在信息社會的發展中發揮不可替代的作用，信息資源將改變產業結構和經濟增長方式。利用計算機網絡技術管理檔案信息，可以實現檔案信息的開發、享用、知識管理和社會化，檔案的價值將得到更充分的體現。
第四，檔案工作現代化管理的需要
檔案工作現代化具有重大而深遠的意義，它可以大大提高檔案工作的效率和質量，促進檔案信息資源的開發和利用，推動我國檔案事業的快速發展。檔案工作實行現代化管理的原因是:
(1)社會發展的需求。當今世界已經進入信息社會，知識和信息已經成為比實物資產和傳統能源越來越重要的資源，在生產力發展和社會進步中發揮著越來越重要的作用。
為此，社會需要專門的信息部門，以較高的信息存儲、處理和控制能力，為社會提供高質量的信息服務。檔案部門作為掌握信息資源的重要機構，必須采用各種先進的技術和設備來實現檔案工作的現代化。
(2)經濟發展的需求。檔案是壹種寶貴的信息資源，在各行各業中發揮著特殊的作用，是社會進壹步發展的重要基礎資源。當今社會，人們對獲取信息資源的基本要求是快速、準確。計算機網絡等現代技術在檔案工作中的應用，將大大提高檔案部門處理信息的能力，從而為檔案用戶提供高速、及時、準確、全面的服務。
(3)檔案事業發展的需要。隨著社會的發展，檔案工作的科學性和文化性越來越突出，社會服務效應對檔案工作的存在和發展產生越來越深刻的影響。如果檔案事業長期處於落後狀態，不能有效地為社會服務，檔案事業在未來信息產業的競爭中將處於不利地位。更重要的是，檔案信息資源的開發將受到嚴重影響。因此，只有用現代化的管理方法和手段提高檔案工作的效率和質量，檔案事業才能獲得應有的地位，才能在社會發展中發揮應有的作用，檔案事業本身才會有美好的未來。
(4)檔案工作發展的需求。隨著科學技術的不斷發展和深入，檔案工作也發生了翻天覆地的變化:壹是檔案數量急劇增加；第二，新的信息媒介和記錄不斷湧現。同時，隨著時間的推移和檔案的快速增長，人為和自然因素的影響以及保管條件的缺乏和不當，檔案的損壞越來越嚴重。因此，檔案工作的現代化成為適應上述發展變化的必然。