該系統支持協同工作和移動辦公，采用先進的技術和設計，將整個組織的內部數據放入系統進行處理，並與互聯網完美結合，使整個系統突破內部網絡，延伸到世界的每個角落。系統實現了集中管理，系統管理員可以通過系統配置模塊方便有效地對整個系統進行設置和管理，每個用戶可以通過個人助理模塊與他人進行信息交流。每個辦公室，每個用戶，根據各自的功能和權限，有不同的權限來操作各個模塊。每個用戶都有自己的賬號，賬號中存儲了用戶的姓名、辦公地點和自定義密碼，所以用戶使用任何機器上網的界面都是壹樣的。
該系統實現了項目內部的無紙化辦公，用戶為項目辦公室、設計單位、監理單位、施工單位的管理人員，使各部門在封閉的網絡環境下進行信息交流。
1.主頁
該系統使用重要部分、滾動屏幕和業務信息選項卡，方便用戶瀏覽和查詢最新信息。
包括公文管理、固定資產、檔案管理、辦公應用、企業社區、行政辦公、信息中心、公共信息、個人空間、人事管理、電子郵件、IM即時在線系統。目的是為了更好的提高辦公效率，降低辦公費用，體現協同辦公的優勢，如圖2-53所示。
圖2-53辦公自動化主頁
(1)通知公告。
在主頁上發布項目相關部門的通知和公告，以便相關人員通過網絡實時查看相關通知和公告的信息。
(2)政府信息。
在主頁上公布與項目相關的政府信息。
2.森林管理局
在首頁公示項目相關部門和單位在某壹階段的工作重點。
在日常行政辦公中提供個人辦公輔助工具，包括電子郵件、待辦事項、日程安排、IM實時在線、密碼修改等模塊。
(1)電子郵件。用戶可以與其他用戶甚至互聯網用戶交換電子郵件。交換的信息不僅限於文本字符，還包括圖形、動畫等多媒體信息，以及各種文件和程序，如word文檔、Excel表格等。
(2)待辦事項。新建入庫當天或近期要處理的相關工作任務，方便隨時查詢。
(3)日程安排。用戶可以為自己或下屬安排發布計劃。在這裏建立了與日常待辦事項和會議安排的聯系。通過填寫日程表，可以有計劃地安排日常工作事項，也便於協調會議和活動的時間安排。還可以在自己的日歷上設置各種提醒信息，可以是周計劃、年度紀念日或者每天下班前的總結，並且有鬧鐘設置，在特定時間提醒用戶。
(4)修改密碼。為用戶提供修改登錄密碼的地方。
3.公共信息
公共信息是辦公服務系統的輔助模塊，包括大事記、項目新聞簡報、項目規章制度、公告欄等信息。
(1)大事記記錄了管理單位的壹些重要信息；
(2)新聞簡報是發布管理單位的最新簡報信息；
(3)公告牌是項目辦的重要公共信息和單位的公告，通知是單位對某些公共活動的通知。員工可以通過公告欄了解單位的最新信息和單位的最新動態；
(4)規章制度是管理單位和項目辦公室發布的各種規章制度，員工可以通過這些信息了解管理單位和項目辦公室的各種管理規範。
4.信息中心
信息中心主要用於發布建設項目的工程信息，也是系統管理員篩選、處理和發布相關信息的重要模塊。
(1)工程信息:旨在快速了解工程進度及工程相關事宜，主要包括工程簡報、工程進度、勞動競賽等信息。通過該模塊，總部各職能部門的員工可以了解項目的進展情況，同時領導部門可以及時協調各職能部門的工作。
(2)信息篩選:系統管理員確認並實時發布相關信息的處理中心。
5.資料管理
公文管理是辦公系統的重要組成部分，主要包括兩個子模塊:來文管理和發文管理。通過該模塊，用戶可以完成網上公文的起草、審核、審批、下發等業務流程，同時可以查看每條發文的發文流程。
(1)收據管理。
收文管理是處理本單位或其他單位公文的管理過程，包括登記、計劃、審批、辦理、審核、簽發、傳閱、歸檔等任務。收文的基本流程是:收文登記→收文計劃→領導閱文→部門閱文傳閱→編號歸檔。
在該模塊中，文件接收負責人在接收到發送到本單位或其他單位的文件後，將文件的相關要素錄入到收文管理數據庫中，並形成收文登記表(文件登記簿)和收文標簽，填寫序號、文件分類等內容。可以為文件登記簿打印壹張文件處理卡，辦公室內具有文件閱批權的相關人員可以通過該應用系統快速閱批文件，實現企業內部文件的自動流轉。屬性項(來話、主題詞、序號等。)具有固定的格式或壹定的規律性，應該是可選的或自動生成的。
涉密文件的處理功能:對於“絕密”、“機密”、“秘密”等有權限設置的涉密文件，系統中只能存儲收文登記記錄，不能存儲文件的具體內容。註冊記錄只能由具有相應權限的人員查看，所有未經授權的越權查看行為都會被系統記錄下來以供參考。
應具備按分類、來信編號、主題詞、來文時間、序號、文件標題、文件詞進行查詢的功能，通過該查詢系統可以快速找到所需的文件。
監督提醒:系統會自動查找即將過期、過期、過期的文件，形成人工提醒或發送頁面/郵件進行自動提醒。當用戶登錄時，系統會提示他需要處理哪些文件。
以上是對壹般收據管理流程的簡單描述。在具體實施過程中，可按類別進壹步細化為黨中央、國務院、國家部委、政府機構、下屬事業單位和地方政府的來文；下屬機構主要包括合作單位的文件。在辦理過程中，可以根據實際情況選擇流轉方向，支持多流程流轉，並為每個回單管理流程提供相應的回單查詢。
(2)崗位管理。
發行管理用於實現企業內部文件的全過程計算機自動控制，從而實現發行的計算機化。該應用可用於文件輸入、部門領導審核、相關處室會簽、辦公室文稿審核、領導簽發、辦公室編號、打印等操作。該應用可以實現內部文件的自動流轉、快速審批和分發。同時，記錄所有相關審核人、會簽人、核稿人和簽發人對文件的修改、指示和接收情況。具有領導簽字、標記的作用。
文件簽發的應用是用來實現企業內部文件簽發的全過程的計算機自動控制，從文件的起草、批閱、簽發到文件的最終整理、歸檔，從而實現文件簽發的自動化。
在該應用中，企業內各部門負責起草文件的起草人將文件輸入發文數據庫，文件由各部門領導審核、相關部門會簽、辦公室審核、企業領導簽發、打印辦公室編號。通過該應用可以實現文件的快速閱批，從而實現文件在組織內部的自動流轉、快速閱批和分發流轉。
此應用程序可以記錄相關文稿的修改、會簽、審核和簽發人；具有領導簽名和公章的功能:領導的手寫簽名可以通過掃描的方式預存在系統中，並進行加密，以保證這個簽名的唯壹性和安全性。領導下發文件時，將此信息附在文件上。
機密文件的處理功能:(同收文管理)。
此應用程序具有根據審批狀態、文件狀態、文件標題、文件編號和文件類別(如信件和通知)查詢任意文件的功能，並提供全文檢索功能，快速找到需要審批和分發的文件。
6.工作面
工作計劃是為了便於個人和部門工作的合理化和科學化而設計的，主要包括個人工作計劃、部門月度工作計劃和部門年度工作計劃。該模塊可以提高各部門的工作效率。
7.工商業界
企業社區主要包括企業文化建設和組織活動管理兩個方面。
該模塊主要突出企業文化建設的過程和意義，如企業的對外宣傳和展示，企業內部各種組織活動的策劃、安排和實施，企業取得的成果等。
組織活動管理主要是對企業內部相關的黨組織活動、團組織活動、工會活動進行通知和查詢。
8.人事管理
主要包括人事檔案、薪酬管理、出差管理、人員外出四個部分。
其中人事檔案主要是對項目人員的管理，分為在職人員和待崗人員兩部分。出差管理模塊可以登記出差員工的出差時間、目的地和出差天數。薪資管理是記錄項目員工的薪資。人員外出主要是登記員工外出。對於這些信息，授權用戶可以按部門、按姓名、按時間進行查詢。
9.住址名冊
主要包括公共通訊錄和個人通訊錄兩部分。項目指揮部工作人員的聯系方式可以按部門、姓名、單位、地點進行登記。
10.固定資產管理
主要包括三個部分:單位資產登記、資產交付和報廢資產登記。
11.辦公室批準比率
辦公審批主要是企業內部各職能部門對辦公用品的上線使用進行申請、審核、審批的過程。審批完成後，由辦公室統壹處理壹段時間內不同部門的辦公需求，可以增強辦公管理的計劃性和執行力。
12.檔案管理
項目檔案管理人員可以通過該模塊對項目檔案進行電子化管理，包括個人電子檔案、企業文檔管理、機械設備電子文檔等信息管理。電子檔案管理也是檔案室的標簽管理模式之壹。
在系統中，按照江西省檔案局的要求，對項目建設前、中、後期產生的各類檔案進行電子化管理。
主要體現在:按類型對檔案進行分類，對檔案的內容和信息進行維護，對檔案進行編目、歸檔、統計和查詢，以及其他日常維護，包括對各種聲像檔案資料的管理。
(1)檔案編目及編碼維護:建立檔案編目，根據用戶需求增加、修改、刪除檔案編目。用戶還可以根據需要對檔案編目信息進行細分。
(2)檔案模板維護:建立和維護常用檔案的模板。為用戶提供方便，減少文件錄入工作。
(3)檔案分類:用戶可以根據自己的實際需求自行維護檔案的分類，並根據實際需要進行適當的添加、刪除和修改。
(4)檔案的編制:提供自動將所有文獻編制成全引文目錄、專題目錄、案卷目錄、文獻目錄的功能。
(5)檔案內容信息的整理與錄入:對檔案進行整理，完成目錄編制，對部分圖紙、文件原件進行掃描保存等。，按照檔案的種類對各類檔案進行分類，並根據分類結果制作相應的試卷。
(6)歸檔:根據用戶的設置，歸檔分為手動歸檔和自動歸檔兩種方式。前者是登記原始信息，填寫並制作各種信息報表，填寫日誌，打印報表和信息；後者是系統根據設定的時間段和歸檔內容自動生成歸檔文件內容目錄。
(7)檔案查詢:提供便捷的檔案查詢功能，根據用戶設置的條件進行模糊查詢，並提供便捷的打印功能，可方便檢索檔案、文件。提供全文檢索功能。查詢方式多樣，快捷，沒有距離限制。
(8)檔案數據訪問:主要用於用戶訪問和利用相關數據，並對訪問進行登記。
本模塊中竣工資料的整理指導建設單位、設計單位、監理單位、施工單位等相關人員在項目進行過程中收集、整理、編制相關資料，避免項目後期浪費大量的時間、人力、物力、財力去收集相關資料完成工作。主要包括工程建設過程中所有表格和資料的電子化管理和及時歸檔(按省檔案局要求)；完整、準確、完整地管理已完成的文檔；提供信息檢索、復雜檢索、模糊檢索、綜合檢索等強大的數據檢索功能。
竣工資料整理主要是編制以下文件和資料:
(1)可行性研究報告、初步設計、概算或調整概算、設計變更、開工報告等批準文件；
(2)歷年年度基本建設投資計劃；
(三)經審計的歷年基本建設年度財務決算；
(4)編制施工圖預算、合同、工程結算等相關資料；
(5)歷年財產物資、統計、財務會計、勞動工資、審計、環保等相關資料；
(6)工程質量鑒定、檢驗等相關文件，工程監理相關資料；
(7)施工企業交接報告及其他有關技術經濟資料；
(八)建設項目附屬產品、簡單調試、試運行、重負荷調試等生產性基本建設的財務資料；
(9)征地拆遷資料(協議)及土地使用權書面證明；
(10)其他相關重要文件等
13.會議管理
會議管理是行政管理的重要組成部分。通過使用會議管理，您可以發布和查詢各種會議的時間、主題、會議紀要和相關主持人。其中，查詢會議時可以查看所有會議內容，也可以按會議部門、會議主持人、會議類型進行查詢。
14.辦公自動化管理的特點
(1)為項目辦、設計單位、監理單位、施工單位搭建了壹個信息交流平臺，可以交流施工方法、施工技術、施工經驗。
(2)實現無紙化辦公，提高工作效率，降低辦公成本。承包商之間的各種通知、文件、信函、信件通過OA辦公自動化進行發布和傳遞，實現了承包商之間的無紙化辦公。不需要施工單位、監理單位奔波幾十公裏，甚至壹兩百公裏，到項目辦領取或提交文件，提高了工作效率，節省了交通費、打印費等辦公費用，節省了時間。
(3)保留公文修改的痕跡。在公文起草和審核過程中，系統保留了公文修改的痕跡，記錄了修改人、修改時間、修改前的內容和修改後的內容。
(4)支持電子簽名、電子簽名、文檔紅。該系統集成了電子印章、電子簽名、文檔復制等功能。文件下發後，可由辦公廳紅筆完成，並加蓋電子印章。
電子印章就是將各單位的公章掃描形成圖片，存儲在服務器的某個目錄下。每個公章可以單獨設置管理員，訪問密碼可以由繼任者設置。每次想蓋章，都可以通過名字自動在服務器上獲得相應的公章。拿到的時候需要輸入管理密碼，才能加蓋電子印章。蓋章後可以設置電子印章不可移動、不可更改，將自己的相關信息存儲在公章的證件信息中，防止他人編輯。