在切入信息系統工程監理時,作為監理人員,必須清楚地知道監理人員的定位,定位的內涵涉及到監理人員的角色定位和職能定位。
信息系統工程項目是指利用信息技術手段,為大幅度提高某項特定業務的效率而建設信息系統的工程項目。信息系統工程監理是以信息系統工程項目為重點的工程監理。它不同於其他行業監管的所有特征,完全是由信息系統工程的獨特性決定的。
由於信息系統工程項目在整個實施過程中不斷進行自我調整和重新優化,項目各方的責、權、利需要進行調整和重新劃分。這也決定了監理在信息系統工程項目中更加鮮明的角色定位,同時也註定了信息系統工程監理必須承擔壹般監理職責範圍之外的工作。
為了有效地開展監理工作,作為監理人員,我們必須清楚地知道監理人員的定位,而定位的內涵涉及到監理人員的角色定位和職能定位。認清監理的角色是為了明確監理在項目監理機制中的地位;明確監理的職能定位,就是要讓監理知道按照信息系統工程的監理標準,自己應該做什麽工作。
1.監督機制中各方的關系
信息系統工程監理通常直接面對甲方和承包商,並在二者之間形成系統的工作關系。雖然主管與上遊供應商的關系在法律上是間接的,但有時需要直接面對,成為工作關系的壹部分。
對於政府信息化工程來說,由於覆蓋面廣,單個政府部門的能力有限,尤其是技術管理能力不足。甲方往往是業務或信息技術的主管部門,有時甚至信息技術的主管部門直接扮演項目指揮者或協調者的角色。乙方,即項目的施工方,可能組織結構比較復雜,尤其是壹些大型的政府信息化項目,往往會涉及到分包商。此時丙方即監管方將在業務主管部門或信息主管部門的指揮協調下開展監管工作。
2.主管的角色
2.1工作職責
監理的職責是監督承包商在預算內按時保質的滿足業主的要求,其職責重點是監督、匯報和建議。承包商的工作職責是根據業主的業務需求提出並實施解決方案,其職責側重於設計、開發和實施。
2.2工作成果的體現
主管工作的提升主要可以通過規範的文件機制來體現。各級文件包括:
1)監理工作計劃
2)項目定期報告(周報和月報)
3)項目專題報告(建議和評估意見)
4)監理通知
5)監督指令
6)工程付款簽核單
7)項目備忘錄
8)項目結束總結報告
9)其他(會議紀要、工作規範、說明文件)等等。
3.監督的對象內容
就組織對象而言,監管對象自然主要是信息系統建設的承包方和參與方。當監督者受政府信息部門委托時,項目的使用者也屬於監督對象。
就內容而言,監理不僅要涵蓋技術開發層面,還要以項目管理為目標。兩方面相輔相成,缺壹不可。通常,監理方傾向於關註施工中的技術發展,而忽略了對項目管理的監督和管理。經驗表明,如果項目管理不匹配,監理對承包商技術開發領域的建議和要求就無法保證實現,從而無法實現項目控制。主管可以提前否決壹個方案,但是否決之後怎麽辦?可以看出,監理應該把技術開發和項目管理放在同等重要的位置。當然,監理不能代替甲乙雙方進行項目管理。
3.1與甲方的關系
因為邀請監理公司做監理的是甲方(往往是業主),是監理公司的上帝。監理公司要時刻牢記自己是在為甲方提供監理服務,壹切工作的出發點都應該是甲方的利益和項目的成功。
與甲方的關系必須密切友好,這是監理工作能夠正常開展的前提。但同時也要註意,甲方某壹個或某幾個業務人員的觀點不壹定代表甲方的利益,這就是“明智的甲方高層領導會要求主管監督甲方行為”的原因。所以主管和甲方的關系,尤其是私人關系,壹定要超脫。在遇到具體問題時,監督者必須保證公正公平,有自己的看法和原則。
3.2處理與乙方即承包商的關系
信息系統工程監理的本質是壹種管理工作。管理對象的合作是壹切管理工作成功的基本要素。沒有承包商的配合,監理工作將難以開展。
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