(四川省國土資源檔案館)
以四川省國家圖書館開發建設的地質資料管理信息系統為基礎，根據圖書館的實際情況，完善了系統的功能設置，優化了符合四川省要求的地質資料接收、核對和在線瀏覽、提供利用服務等具體功能。
關鍵詞:四川省地質資料管理信息系統優化
隨著地質資料采集系統的不斷升級和地質資料數字化的不斷發展，為了更加方便地監督管理地質資料采集和網上瀏覽，四川省博物館對國家博物館開發的地質資料管理信息系統的基礎設置進行了優化，建立了適合檔案館具體情況的管理信息系統。該系統主要針對地質資料的管理，具體體現在地質資料的接收、驗收、傳遞和借閱利用服務。
四川省博物館地質資料管理概況1
在地質資料管理信息系統建立之前，四川省博物館對地質資料的管理主要體現在資料的驗收、移交和服務利用上。
1)地質資料應被接受。四川省博物館有幾個員工負責地質資料的驗收(圖1)。在這個過程中，由不同的工作人員負責材料的登記、受理、合格審核和移交，所有記錄都保存在紙質介質中，導致分工不清、職責不清、無法實現有效的信息監督管理等問題。
圖1四川省歷次地質資料收集流程圖。
2)地質數據服務的利用。四川省圖書館借閱室過去使用目錄錄入子系統中的信息目錄查詢功能，但沒有地質資料圖文電子信息的在線瀏覽功能。用戶只能在電腦上查看服務器上的地質資料目錄內容，填寫借閱申請。審查結束後，工作人員將從館藏中提取紙質資料，供用戶查閱。在用戶確定要使用的材料後，他們將再次填寫加工申請。審查結束後，省博物館將安排人員對電子信息進行記錄或復制紙質內容。在信息服務的使用中，流程繁瑣，紙質館藏資料的多次入庫入庫給工作人員造成了很大的工作量，不利於珍貴舊資料的保存，更不方便用戶借閱使用。
3)部門業務合作。多年來，四川省圖書館地質資料的接收和館藏地質資料的服務與利用由不同部門負責。平時基本都是各幹各的，各管各的，部門之間業務合作時間短，聯系不緊密，不利於四川省圖書館地質資料管理壹體化的要求。
為規範地質資料驗收流程，實現地質資料在接收、驗收、移交、服務利用各階段的監管功能，進壹步提高省級圖書館地質資料服務利用水平，四川省圖書館專門建立了地質資料管理信息系統。
2系統優化的具體工作
國家館開發的地質資料管理信息系統在基本功能上與四川省館地質資料管理的實際情況不同，不能完全應用於四川省館的地質資料管理。因此，四川省館對系統的基本功能進行了優化，使其更加符合四川省館的數據管理要求，主要開展了以下工作:
1)明確責任、分工到人，根據省級圖書館數據采集的實際情況，規範數據接收驗收流程，提出系統流程改造要求。
2)將地質資料的數字化信息進行處理並上傳到服務器，建立局域網，實現數據和圖形信息的在線瀏覽功能。
3)整合地質數據管理功能，實現數據管理壹體化。根據省圖書館的實際業務流程，系統的設計分為采集、監控和借閱四個子系統，主要滿足省圖書館在地質資料接收和接受、館藏地質資料的數據存儲和服務利用方面的管理需求，在系統中，地質資料信息可以在四個子系統中傳輸，如圖2所示。
圖2地質數據的數據信息傳遞圖
4)多次測試，確保系統正常運行。經過反復運行測試，及時發現系統存在的各種問題，並提出修改要求，完善和優化系統功能:
3系統功能優化內容
根據四川省博物館地質資料管理信息系統四個子系統的要求，在原地質資料管理信息系統上進行了以下幾個方面的優化:
1)優化了表單管理模塊。在原系統中，壹些表格中的信息和數據列很少，數據內容無法手工輸入。現在增加了多種表格字段信息和內容的手工錄入方式，完善了數據信息。
2)優化的數據接收功能。原系統不能導入DBF數據文件，現增加了原“數據記錄系統”中DBF電子數據的導入方式，實現了與記錄系統的數據對接。
3)優化的數據更新和統計查詢功能。原系統導入地質數據信息後不能再次更新。優化後，修改後的上報數據電子文件可在系統驗收結果中更新。根據實際情況，還增加了地質資料登記導入數、下達任務數、受理數、合格數、入庫數等統計功能。
4)優化了文件編號的生成功能。原系統設置為地質資料初審後生成省文件號。現在根據省館要求，設置為地質資料驗收通過管理員審核後，自動或手動生成省檔案號。
5)優化地質資料驗收流程功能。原系統中地質資料的驗收分為成果、原始、實物三部分，而新系統將地質資料的驗收流程設置為通用流程(圖3)，大大簡化了地質資料的驗收流程，提高了工作效率。
6)優化了數據傳輸和存儲功能。在原系統設置中，補充了紙質/電子數據移交回執的內容，支持地質資料的入庫和入庫信息的錄入編輯，也支持將地質資料的目錄信息同步導入借閱系統。
7)優化了地質資料的數字化在線瀏覽功能。增加了機密內容的水印處理功能。
8)優化了價格設置功能。原來的系統價格設置需要設置單個報價，現在修改為直接在借用單上填寫價格，取消單個報價。
圖3地質資料收集和驗收流程圖
4系統使用效果
優化後的系統不僅滿足了省級圖書館對地質資料的管理要求，也給省級圖書館的地質資料管理帶來了很大的變化，主要表現在以下三個方面。
1)管理理念的改變。系統的用戶操作完全在Web服務器上實現，地質數據信息的接收、移交、存儲、服務壹體化，讓管理員在局域網內掌握各部門的業務開展和完成情況，創造了實時監督、全面監督的管理理念。
2)管理方式的改變。地質資料收集和服務利用的管理壹直以紙質介質為基礎，各環節領導簽批流程也較為繁瑣。該系統的建設和優化可以實現地質資料電子數據信息的填報、報送和審核。管理員通過局域網對信息進行審核和審批，減少了用戶的審核過程，徹底改變了省級圖書館對地質資料的管理模式。
3)服務方式的改變。以往地質資料的服務利用是用戶在省圖書館網站或借閱室局域網上查詢資料目錄，提交借閱需求，管理員審批後提取紙質館藏資料給用戶。現在，用戶可以通過審批在線瀏覽全文電子信息，大大簡化了借閱流程，徹底改變了數據服務模式。紙質資料出入庫次數的減少，不僅減輕了借閱窗口工作人員的工作量，方便了用戶對資料的借閱和利用，也非常有利於館藏紙質資料的長期保存。
5.下壹步的想法。
目前，四川省博物館地質資料信息管理系統已正常運行。下壹步要對各類地質資料進行梳理和完善，加強系統平臺的建設和維護，不斷補充、修改和完善系統功能，隨時豐富和更新數據的圖形信息，確保數據服務水平與時俱進，滿足用戶要求。
6結論
隨著地質資料數字化的進壹步發展，地質資料管理和服務體系發生了很大的變化。目前該系統主要功能模塊已投入使用，實現了四川省圖書館地質資料信息接收、移交、存儲和服務利用的壹體化功能，適應了新形勢，改變了省圖書館的服務理念，促進了各部門和業務的協同，提高了員工的工作效率，從而提高了省圖書館的地質資料服務和管理水平。