1.在合同簽訂前,對合同實施分類管理。
在簽訂合同前,相關財務人員應積極配合合同管理部做好準備工作,謹慎對待,尤其是以下兩類合同:
經濟合同的簽訂策略。財務部門在起草經濟合同時,應事先對相關財務條款提出意見和建議,同時要嚴格把關合同審核流程,避免合同簽訂過程中帶來的壹系列財務風險。財務人員的合同審核重點是合同標的、價格、擔保、付款方式及合同付款條件、合同票據、關鍵節點、合同生效、合同變更等細節。比如簽訂合同時,要註意合同是否符合國家批準的經營範圍,是否符合單位的經濟利益。同時也要註意雙方部門是否有能力履行合同中簽訂的數據,比如加強對對方公司可靠性的調查,保證其真實性和可靠性。與設計的財務數據對比,要嚴格控制,保證其準確性,並主動提交合同管理部蓋章,保證其合法性。
工程合同的控制和管理。有必要加強對工程直接費用的管理。這種合同價格不菲,但格式相對規範。這時候財務人員要通過分析詳細的條款,建立壹個完整的審核表,並以合同的形式體現出來,方便以後核查。
需要確定工程項目間接合同的成本,包括壹系列融資合同和保險合同。這種合同前期需要做大量的工作,風險比較大。所以財務人員要及時跟進,及時關註合同項目的相關進展,同時最大程度的防範合同帶來的風險,節約成本。
2、財務管理人員的績效控制重點
加強合同披露和備案戰略。很多單位都很重視合同簽訂。壹旦簽訂合同,他們往往對合同分析和合同交底不夠重視,甚至忽視,為以後的合同糾紛埋下隱患。因此,企業應建立合同公開制度,合同管理部門應按制度要求及時將合同原件送財務管理部備案,按合同性質分類收集,並隨時更新目錄。同時,企業要搭建信息管理平臺,加強合同的信息化管理,讓各相關人員充分明確工作職責,主動掌握合同的具體內容。
財務人員應根據合同的具體要求加強財務結算。對不按合同協議條款履行,或不簽訂書面合同協議,或驗收不合格的業務,財務管理部有權拒付。財務人員要做好質量驗收,更加重視相關質量保證,配合各部門積極收取合同款。在結算時,應嚴格按照清晰的結構和準確的結論來變更資源,並有詳細的數據支持。
加強合同變更的控制和管理。財務人員要認識到,合同變更在履行過程中是正常的,項目實施是復雜的、長期的。必須強化變更意識,建立健全合同變更的管理制度、報告和書寫制度,使合同變更過程有審批程序,變更後的合同中的價格有章可循,減少和避免變更的隨意性。財務人員應掌握變更原則,分清合同變更的性質,重點關註工作量、工作性質、工作範圍的變化,確保合同更好的履行和項目目標的實現。
針對我方違約的控制和對方違約的控制,首先要加強對所有管理人員的合同管理和索賠宣傳教育,同時建立企業監督保障機制。在合同履行過程中,如果對方可能違約、不履行或拖延履行合同,或者企業自身可能不履行或拖延履行合同約定,企業各部門要深入協調監控,及時查找影響履行的原因,密切配合,及時采取應對措施,並向企業相關負責人報告。對方違約時,應當按照合同約定的條款收取違約金。違約金不足以彌補企業損失的,應當要求對方賠償損失,必要時采取相應的保全措施。企業自身違約時,合同協議的承辦部門應向企業有關負責人書面報告,經批準後履行相應的賠償責任。
面對合同糾紛,財務人員應按合同糾紛調解制度區別對待。合同協議履行過程中如發生爭議,應根據國家有關法律法規,在規定的期限內與對方協商解決,並向企業有關負責人報告。雙方協商達成的合同協議的爭議解決方式應簽訂書面協議,經雙方法定代表人或其授權人簽字蓋章後生效。對合同協議的爭議不能協商解決的,應向企業有關負責人報告,並按合同協議的約定選擇仲裁或訴訟。法律部應會同相關部門研究仲裁或訴訟方案,報企業相關負責人批準後實施。在爭端解決過程中,任何單位和個人不得擅自向對方作出實質性答復或承諾。
在當前市場經濟快速發展的情況下,企業要想在日益激烈的國際環境中健康持續地發展,就必須強化合同意識,不斷加強自身的管理水平。綜合分析,財務人員可以抓住財務管理的重要環節進行管理,不斷加強合同控制,嚴格按照合同的相關內容進行經濟核算,從而不斷提高經濟管理水平和控制能力,發揮財務管理在管理中的重要作用,迎接當前日益激烈的競爭環境,確保企業立於不敗之地。